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LIBROS
LIBRO III
DISPOSICIONES FINALES
LIBRO II
REGIMEN REGLAMENTARIO DEL SECTOR JUSTICIA Y DEL DERECHO
PARTE 2 REGLAMENTACIONES
TÍTULO 7 EJERCICIO DE LA PROFESIÓN DE ABOGADO
TITULO 6 NOTARIADO Y REGISTRO
CAPÍTULO 16 APERTURA DE MATRÍCULA INMOBILIARIA DE BIENES RAÍCES
CAPÍTULO 15 DE LOS TRÁMITES NOTARIALES DE QUE TRATAN LOS ARTÍCULOS 487 PARÁGRAFO Y 617 DE LA LEY 1564 DE 2012
SECCIÓN 2 TRAMITES NOTARIALES
SUBSECCIÓN 11 DE LA PARTICIÓN DEL PATRIMONIO EN VIDA
SUBSECCIÓN 10 DE LA CANCELACIÓN Y DE LA SUSTITUCIÓN VOLUNTARIA DEL PATRIMONIO DE FAMILIA INEMBARGABLE
SUBSECCIÓN 9 DE LAS CORRECCIONES DE ERRORES EN LOS REGISTROS CIVILES
SUBSECCIÓN 8 DE LA SOLICITUD DE COPIA SUSTITUTIVA DE LA PRIMERA QUE PRESTA MÉRITO JURÍDCO
SUBSECCIÓN 7 DE LA CANCELACIÓN DE HIPOTECA EN MAYOR EXTENSIÓN, EN LOS CASOS DE SUBROGACIÓN
SUBSECCIÓN 6 DE LA DECLARACIÓN DE BIENES DE LA SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO NO DECLARADA, NI LIQUIDADA QUE INGRESAN A LA SOCIEDAD CONYUGAL
SUBSECCIÓN 5 DE LAS DECLARACIONES DE CONSTITUCIÓN, DISOLUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE LA SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO Y DE LA EXISTENCIA Y CESACIÓN DE EFECTOS CIVILES DE LA UNIÓN MARITAL DE HECHO ENTRE COMPAÑEROS PERMANENTES, DE COMÚN ACUERDO.
SUBSECCIÓN 4 DE LA CUSTODIA DEL HIJO MENOR O DEL MAYOR DISCAPACITADO Y LA REGULACIÓN DE VISITAS, DE COMÚN ACUERDO.
SUBSECCIÓN 3 DEL INVENTARIO SOLEMNE DE BIENES PROPIOS DE MENORES BAJO PATRIA POTESTAD O MAYORES DISCAPACITADOS, EN LOS DE MATRIMONIO, DECLARACIÓN DE UNIÓN MARITAL DE HECHO O DE SOCIEDAD PATRIMONIAL DE HECHO DE UNO DE LOS PADRES, ASÍ COMO LA DECLARACIÓN DE INEXISTENCIA DE BIENES PROPIOS DEL MENOR O DEL MAYOR DISCAPACITADO CUANDO FUERE EL CASO, DE CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN LOS ARTÍCULOS 169 Y 170 DEL CÓDIGO CIBIL
SUBSECCIÓN 2 DE LA DECLARACIÓN DE MERA AUSENCIA DEL DESAPARECIDO Y DEL NOMBRAMIENTO DE SU ADMINISTRADOR MIENTRAS DURE LA AUSENCIA
SUBSECCIÓN 1 DE LAS AUTORIZACIÓN NOTARIAL PARA ENAJENAR BIENES DE LOS INCAPACES, SEAN ESTOS MAYORES O MENORES DE EDAD.
SECCIÓN 1 DISPOSICIONES GENERALES
OPOSICIÓN Y REMISIÓN AL JUEZ COMPETENTE
Cuando en los asuntos reglamentados en el presente decreto surjan controversias o existan oposiciones, el trámite se remitirá al juez competente.La oposición deberá ser presentada por escrito y debidamente sustentada con las pruebas pertinentes.Los trámites adelantados ante el notario serán convalidados por el juez, en la medida enque se ajusten al debido proceso.
TERMINACIÓN ANORMAL DEL TRÁMITE
Habrá lugar a la terminación anormal del trámite en los mismos supuestos de desistimiento expreso o tácito el cual se entenderá transcurridos dos (2) meses contados a partir de la fecha en que debe dar cumplimiento a una carga o a un acto que corresponda realizar una de las partes.
En los anteriores casos, el notario extenderá un acta que no generará derecho notarial alguno, en la cual expresará tales circunstancias y dispondrá la devolución de la solicitud y sus anexos a los interesados.
NOTIFICACIONES
Los actos que se profieran en el curso de alguno de los trámites reglamentados en el presente Decreto se notificarán a través de los mismos mecanismos dispuestos en el Código General del Proceso para los procesos jurisdiccionales.Cuando la carga de realizar la notificación corresponda al solicitante, el notario o un funcionario de la notaría podrán realizarla directamente cuando en el lugar no haya empresa de servicio postal autorizado, o para efectos de agilizar o viabilizar el trámite de la notificación. En tal caso, el costo de la notificación será sufragado por el interesado al momento de cancelar los derechos notariales, los cuales deben ser los costos de las empresas de mensajería
AUXILIARES DE LA JUSTICIA
Cuando en el curso del trámite haya de designarse curadores, u otros sujetos que tengan la condición de auxiliares de la justicia, el notario podrá designar a quienes aparezcan relacionados en la lista de auxiliares de la justicia del Consejo Superior de la Judicatura.
DERECHO DE POSTULACIÓN
Las personas que hayan de comparecer a los trámites reglamentados por el presente Decreto podrán hacerlo por sí mismas, por medio de sus representantes legales, o por conducto de apoderado o abogado legalmente autorizado. De igual manera, podrán comparecer todos los herederos reconocidos, cónyuge o compañero sobreviviente.
CAPÍTULO 14 CONSERVACIÓN DE LA CALIDAD DE ACREEDOR HIPOTECARIO EN EL MARCO DE OPERACIONES DE TITULARIZACIÓN
CAPITULO 13 TARIFAS POR CONCEPTO DEL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
DISPOSICIONES VARIAS
SUBSECCIÓN 5 DE LOS FUTUROS INCREMENTOS
SUBSECCIÓN 4 INTERPRETACIÓN, PUBLICIDAD Y VIGENCIA
SUBSECCIÓN 3 NORMAS GENERALES
SUBSECCIÓN 2 RECAUDOS. DISTRIBUCIÓN. EXENCIONES
SUBSECCIÓN 1 APORTES
SUBSECCIÓN 12 FUNCIÓN NOTARIAL EN EL EXTERIOR CONSULES
SUBSECCIÓN 11 ACTUACIONES NOTARIALES EN EL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS. CAMBIO DE NOMBRE. EXPEDICIÓN DE COPIAS Y CERTIFICADOS. ACTUACIONES FUERA DE LA NOTARÍA.
SUBSECCIÓN 10 PARTICULARES Y ENTIDADES EXENTAS. PARTICULARES Y ENTIDADES NO EXENTAS. LÍMITE DE LA REMUNERACIÓN NOTARIAL
SUBSECCIÓN 9 ACTOS EXENTOS
SUBSECCIÓN 8 ACTOS SIN CUANTÍA
SUBSECCIÓN 7 TARIFAS ESPECIALES
VIVIENDA INTERÉS SOCIAL
FUNCIÓN FUERA DE LA NOTARÍA
SUBSECCIÓN 6 CONSTITUCIÓN DE GARANTÍAS HIPOTECAS-CONSTITUCIÓN-CANCELACIÓN
SUBSECCIÓN 5 LEASING
SUBSECCIÓN 4 NEGOCIO FIDUCIARIIO
SUBSECCIÓN 3 SOCIEDADES Y ACTOS MERCANTILES
SUBSECCIÓN 2 ASUNTOS DE FAMILIA
SUBSECCIÓN 1 ACTUACIONES NOTARIALES
DEL PAPEL DE SEGURIDAD
CAPÍTULO 12 DEL REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
CORRECCIÓN DEL COMPONENTE SEXO
TARIFA
Para efectos de la expedición de la Escritura Pública a que hace referencia la presente sección, causará el derecho a favor de la Notaría referente a la “corrección de errores u omisiones en el Registro del Estado Civil”, en virtud del inciso segundo del artículo 2.2.6.13.2.11.1.”.
REGLAS DE LA CORRECCIÓN
Para efectos de la corrección del componente sexo en el Registro Civil de Nacimiento, se observarán las siguientes reglas:
La persona que solicite la corrección del componente sexo en el Registro del Estado Civil deberá presentar una petición ante notario. La solicitud deberá ir acompañada de los documentos descritos en el artículo 2.2.6.12.4.5., de la presente sección. Una vez radicada la petición con la documentación completa, el Notario deberá expedir la Escritura Pública a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la presentación de la solicitud.La corrección se hará por escritura pública en la que se protocolizarán los documentos que la fundamenten. Una vez autorizada la escritura, se procederá a la sustitución del folio correspondiente. En el nuevo folio se consignarán los datos ya corregidos y en los dos se colocarán notas de referencia recíproca, según lo dispuesto en el artículo 91 del Decreto Ley 1260 de 1970, modificado por el artículo 4 del Decreto Ley 999 de 1988. La Registraduría Nacional del Estado Civil realizará lo correspondiente a la corrección del Registro Civil de Nacimiento, en el marco de su competencia. En desarrollo de lo anterior, deberá prever la expedición de copia del Registro Civil sustituido a la persona que haya realizado la corrección del componente sexo, en el que estarán los datos del inscrito que fueron objeto de modificación.Parágrafo. Si la escritura pública se otorgare en una notaría u oficina diferente de aquella en la cual reposa el registro civil objeto de la corrección, el notario respectivo procederá a remitir copia de la escritura, a costa del interesado, con destino al funcionario competente del registro civil, para que se haga la correspondiente sustitución de folio. Lo anterior deberá realizarse a más tardar dentro de los tres (3) días siguientes a la expedición de la escritura pública.
LIMITES A LA CORRECCIÓN DEL COMPONENTE SEXO EN EL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL
La persona que haya ajustado el componente sexo en el Registro Civil de Nacimiento no podrá solicitar una corrección dentro de los diez (10) años siguientes a la expedición de la Escritura Pública por parte del Notario. Solo podrá corregirse el componente sexo hasta en dos ocasiones.
DOCUMENTACIÓN NECESARIA
Para corregir el componente sexo en el Registro del Estado Civil, además de la solicitud del artículo anterior, se deberá presentar ante Notario la siguiente documentación:
1. Copia simple del Registro Civil de Nacimiento.
2. Copia simple de la cédula de ciudadanía.
3. Declaración realizada bajo la gravedad de juramento. En esta declaración, la persona deberá indicar su voluntad de realizar la corrección de la casilla del componente sexo en el Registro del Estado Civil de Nacimiento.
Parágrafo 1. La declaración hará referencia a la construcción sociocultural que tenga la persona de su identidad sexual.
Parágrafo 2. No se podrá exigir ninguna documentación o prueba adicional a las enunciadas en el presente artículo.
REQUISITOS DE LA SOLICITUD
La solicitud deberá presentarse porescrito y contendrá: 1. La designación del notario a quien se dirija. 2. Nombre y cédula de ciudadanía de la persona solicitante.
ALCANCE DE LA CORRECCIÓN
LO QUE NO SE PUEDE CAMBIAR
El Número Único de Identificación Personal (NUIP) no se modificará con la corrección del componente sexo en el Registro Civil. En el caso de las cédulas otorgadas con anterioridad a marzo del año 2000, se realizará la cancelación del cupo numérico a fin de que sea asignado un Número Único de Identificación Personal (NUIP) de diez (10) dígitos.
LO QUE SE PUEDE CAMBIAR
La corrección del componente sexo en el Registro Civil de Nacimiento podrá consistir en la inscripción del sexo masculino (M) o femenino (F).
ÁMBITO DE APLICACIÓN
Las disposiciones de esta sección se aplicarán a las personas que busquen corregir el componente sexo de su Registro Civil de Nacimiento. También se aplicarán a los notarios y autoridades administrativas que tengan competencias relacionadas con el Registro del Estado Civil.
OBJETO
La presente sección reglamenta el trámite previsto en los artículos 91 y 95 del Decreto Ley 1260 de 1970, cuando una persona quiere corregir el componente sexo en el Registro del Estado Civil.
PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEA DE NACIMIENTO EN EL REGISTRO CIVIL.
FORMATO ÚNICO DE REGISTRO CIVIL Y PAPEL DE SEGURIDAD
CORRECCIÓN, MODIFICACIÓN O ALTERACIÓN DEL REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO
DUDA RAZONABLE
INSCRIPCIÓN DE REGISTRO CIVIL POR CORREO
REMISIÓN DE ESCRITURA DE CORRECCIÓN
CONSTANCIA DE INEXISTENCIA DE REGISTRO ANTERIOR
EXPÓSITO
RECONOCIMIENTO Y FIRMA DE LA SOLICITUD
Previamente al reconocimiento del contenido y firma de la solicitud y la toma de huellas, el funcionario respectivo calificará el contenido de aquella y el documento aportado como antecedente de la inscripción y si los encuentra correctos procederá a extender la respectiva diligencia y a la toma de huellas. Seguidamente entregará al solicitante tanto el original como la copia de la solicitud junto con el documento allegado para acreditar el hecho del nacimiento, documentos que serán remitidos por el interesado al funcionario encargado de llegar el registro civil del lugar de ocurrencia del nacimiento, debiendo sufragar el valor de las copias del registro que solicite y el del porte de correo por los respectivos envíos.
Con la solicitud de inscripción de nacimiento por correo, diligenciada en original y copia deben comparecer a la Notaría, Registraduría Municipal del Estado Civil, al Consulado de Colombia en el Exterior de su domicilio, el denunciante para que reconozca el contenido y firma de la solicitud y la persona cuyo nacimiento se solicita inscribir, a efecto de que se le tomen las huellas dactilares, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 2.2.6.12.1.2., inciso 2o. de este capítulo. Dichas huellas se imprimirán al dorso de la solicitud de inscripción, tanto en suoriginal como en la copia.
SOLICITUD DE INSCRIPCIÓN POR CORREO (IXC)
Para acreditar el hecho de nacimiento, a la solicitud de inscripción se acompañará uno de los documentos señalados en el artículo 50 del Decreto 1260 de 1970 modificado por el artículo 1 de la Ley 999 de 1988.
Quien actúe como denunciante debe consignar en la solicitud de inscripción el número y lugar de expedición del documento de identificación pertinente, así como los prenombres y los apellidos que le correspondan al inscrito, según lo preceptuado por el artículo 53 del Decreto-Ley 1260 de 1970 modificado por el artículo 1 de la Ley 54 de 1989 y en lo posible los demás datos exigidos por el artículo 52 del citado Decreto.
La solicitud de inscripción de nacimiento por correo debe formularse por los representantes legales, los parientes mayores más próximos, por las personas mayores de edad que hubieren presenciado el nacimiento o tenido noticia directa y fidedigna del hecho, o por el propio interesado mayor de edad, todos debidamente identificados.
LEGITIMADO PARA FORMULAR LA IXC
POR EL PROPIO INTERESADO MAYOR DE EDAD
PERSONAS MAYORES DE EDAD
QUE HUBIEREN TENIDO NOTICIA DIRECTA DEL HECHO
QUE HUBIEREN PRESENCIADO EL NACIMIENTO
PARIENTES MAYORES MÁS PRÓXIMOS
REPRESENTANTES LEGALES
INSCRIPCIÓN DE NACIMIENTO POR CORREO
Para inscribir extemporáneamente en el registro civil de nacimiento ocurrido en el territorio nacional de personas residentes en el exterior o en lugares apartados del territorio patrio o cuando por motivos justificados sea inconveniente la comparecencia de aquellas se puede recurrir a la inscripción de nacimiento por correo, previa calificación de la solicitud y del documento acompañado como antecedente por parte del Notario o del Registrador Municipal del Estado Civil, dentro del territorio nacional y en el exterior del Cónsul Colombiano de la vecindad del interesado, en la forma prevista en los artículos subsiguientes.
INSCRIPCIÓN EXTEMPORÁNEA
CALIFICACIÓN PREVIA
FUNCIONARIOS
FUERA TERRITORIO NACIONAL
EL CÓNSUL COLOMBIANO DE LA VECINDAD DEL INTERESADO
DENTRO TERRITORIO NACIONAL
NOTARIOS
REGISTRADOR MUNICIPAL DEL ESTADO CIVIL
DOCUMENTO ACOMPAÑADO COMO ANTECEDENTE
SOLICITUD
CASOS
CUANDO POR MOTIVOS JUSTIFICADOS SEA INCONVENIENTE LA COMPARECENCIA DE AQUELLAS
LUGARES APARTADOS DEL TERRITORIO PATRIO
PERSONAS RESIDENTES EN EL EXTERIOR
ASPECTOS GENERALES
CONTENIDO DE LOS FORMATOS DE TARJETAS DE REGISTRO CIVIL
Los formatos de las tarjetas de registro de nacimiento de que trata el artículo 18 del Decreto 1260 de 1970, deberán contener debidamente singularizados, los espacios y casillas necesarias no solo para la inscripción de los datos que componen el registro propiamente dicho, sino para la consignación voluntaria de los hechos y actos a que se refieren los artículos 10, 11 y 22 del Decreto 1260, modificados por el artículo 14 del Decreto 2158 del mismo año, de tal forma de facilitar que el registro de estos hechos y actos se cumpla de manera uniforme en todas las Notarías y Oficinas del registro Civil.
CAPACITACIÓN DEL PERSONAL
El personal subalterno que en la actualidad cumple las funciones de registro civil en la Notarías y demás oficinas encargadas de la prestación de dicho servicio, será instruido en las características del nuevo sistema por los Notarios y demás funcionarios encargados, quienes pueden solicitar al efecto la colaboración de la Superintendencia de Notariado y Registro o del Servicio Nacional de Inscripción.
REMISIÓN DE INFORMACIÓN A LA SNR
El Servicio Nacional de Inscripción enviará a las Superintendencia de Notariado y Registro, con la misma frecuencia con que se actualice el archivo de formas computables, y al menos una vez por mes, un listado de las inscripciones realizadas sobre nacimientos, con los siguientes datos: Notaría, número serial del folio, número de identificación y nombre del inscrito.El Superintendente de Notariado y la Dirección Nacional de Registro Civil podrán acordar distinta periodicidad, volumen y calidad de la información a que se refiere este artículo.
INSPECCIÓN
Los archivos del Servicio Nacional de Inscripciones relativos al registro de nacimientos, pueden ser inspeccionados por la Superintendencia de Notariado y Registro con las mismas facultades que tiene en la actualidad para la vigilancia del registro civil y de los funcionarios encargados de llevarlo.
VIGILANCIA DE LAS INSCRIPCIONES
La vigilancia de las inscripciones sobre el registro civil de nacimientos y sobre los funcionarios encargados de llevarlo, se seguirá ejerciendo por la Superintendencia de Notariado y Registro de acuerdo con los ordenamientos de los Decretos-Leyes 1260 y 2158 de 1970, y de conformidad con las instrucciones que prescriba el Superintendente en uso de sus atribuciones.
INFORMACIÓN POR PARTE DE OTRAS AUTORIDADES
Además de los datos mencionados en el artículo 52 del Decreto Ley número 1260 de 1970, los interesados en eL registro civil de nacimientos estarán en la obligación de suministrar a los encargados de la inscripción, los datos de carácter estadístico que señale el Departamento Administrativo Nacional de Estadística en el duplicado del registro de nacimientos que deben remitirse al Servicio nacional de Inscripción. Quienes resultaren responsables de la omisión de lopreceptuado en este artículo serán sancionados por la autoridad competente.
OBLIGACIONES DE JUECES Y FUNCIONARIOS ADMINISTRATIVOS
Los Jueces y funcionarios administrativos que dicten una providencia sobre alguno de los asuntos a que se refieren los artículos 5º, 22 y 72 del Decreto Ley 1260 de 1970, deban ordenar la inscripción de dichas providencias en el correspondiente registro civil para efecto de los dispuesto en los artículos 6º, 106 y 107 de la misma norma.
DL.1260/1970 (107)
Por regla general ningún hecho, acto o providencia relativos al estado civil o la capacidad de las personas y sujeto a registro, surtirá efecto respecto de terceros, sino desde la fecha del registro o inscripción.
DL.1260/1970 (106)
Ninguno de los hechos, actos y providencias relativos al estado civil y la capacidad de las personas, sujetos a registro, hace fe en proceso ni ante ninguna autoridad, empleado a funcionario público, si no ha sido inscrito o registrado en la respectiva oficina, conforme a lo dispuesto en la presente ordenación, salvo en cuanto a los hechos para cuya demostración no se requiera legalmente la formalidad del registro.
DL.1260/1970 (6)
La inscripción de las providencias judiciales y administrativas que afecten el estado civil o la capacidad de las personas, se hará en el competente registro del estado civil.
ASUNTOS
DL.1260/1970 (72)
En el folio de registro de matrimonios se inscribirán las providencias que declaren la nulidad del matrimonio o del divorcio, o decreten la separación de cuerpos o la de bienes entre los cónyuges, en vista de copia auténtica de ellas, que se conservará en el archivo de la oficina.
El funcionario del registro del estado civil que inscriba una de tales providencias enviará, de oficio, o a solicitud de parte, sendas copias de la inscripción a la oficina central y a aquéllas que tengan el folio del registro del nacimiento de los cónyuges.
DL.1260/1970 (22)
Los hechos, actos y providencias judiciales o administrativas relacionadas con el estado civil y la capacidad de las personas, distintos de los nacimientos, los matrimonios y las defunciones, deberán inscribirse: los atinentes al matrimonio y sus efectos personales y patrimoniales, tanto el folio del registro de matrimonios, como en el del registro de nacimiento de los cónyuges; y los restantes, en el folio del registro de nacimiento de la persona o personas afectadas.
El Notario que otorgue la escritura contentiva del acto, y el funcionario o corporación judicial que dicte la providencia, advertirán a los interesados la necesidad del registro.
HECHOS, ACTOS Y PROVIDENCIAS JUDICIALES
CAPACIDAD DE LAS PERSONAS
ESTADO CIVIL
DL.1260/1970 (5)
Los hechos y los actos relativos al estado civil de las personas, deben ser inscritos en el competente registro civil, especialmente los nacimientos, reconocimientos de hijos naturales, legitimaciones, adopciones, alteraciones de la patria potestad, emancipaciones, habilitaciones de edad, matrimonio, capitulaciones matrimoniales, interdicciones judiciales, discernimientos de guarda, rehabilitaciones nulidades de matrimonio, divorcios, separaciones de cuerpos y de bienes, cambios de nombre, declaraciones de seudónimos, manifestaciones de avencidamiento, declaraciones de ausencia, defunciones y declaraciones de presunción de muerte, así como los hijos inscritos, con indicación del folio y el lugar del respectivo registro.
HIJOS INSCRITOS
DECLARACIONES DE PRESUNCIÓN DE MUERTE
DEFUNCIONES
DECLARACIONES DE AUSENCIA
MANIFESTACIONES DE AVENCIDAMIENTO
DECLARACIONES DE SEUDONIMOS
CAMBIOS DE NOMBRE
SEPARACIONES
DE BIENES
DE CUERPOS
DIVORCIOS
NULIDADES DE MATRIMONIO
REHABILITACIONES
DISCERNIMIENTOS DE GUARDA
INTERDICCIONES JUDICIALES
CAPITULACIONES MATRIMONIALES
MATRIMONIO
HABILITACIONES DE EDAD
EMANCIPACIONES
ALTERACIONES DE LA PATRIA POTESTAD
ADOPCIONES
LEGITIMACIONES
RECONOCIMIENTOS DE HIJOS NATURALES
NACIMIENTOS
OBLIGACIÓN DE REMITIR INFORMACIÓN
De conformidad con lo dispuesto en el parágrafo del artículo 14 del Decreto Ley 2158 de 1970, que modifica los artículos 25, 64, 66, 71 y 72 del Decreto Ley 1260 del mismo año, los Notarios y demás funcionarios encargados del registro civil de las personas, solo estarán obligados a enviar informaciones y duplicados de las inscripciones que efectúen en sus folios o registros, al Servicio Nacional de Estadística.
UNIFICACIÓN DE LOS ACTOS Y HECHOS RELATIVOS AL REGISTRO CIVIL
La unificación de que trata este artículo será obligatoria para los nacidos a partir del 12 deoctubre de 1971, y voluntaria para los demás, quienes para obtenerla deberán presentar al Servicio Nacional de Inscripción los documentos necesarios expedidos por los funcionarios competentes.
La unificación de todos los hechos y actos relativos al estado civil y a la capacidad de las personas, sujetas a registro en los folios de que tratan los artículos 5o, 10, 11, 22 y 72, del Decreto Ley 1260 de 1970, se llevará a efecto por intermedio del Servicio Nacional de Inscripción, el que recibirá y procesará todos los documentos e informaciones previstos con tal fin.
MODELOS DE CERTIFICADO
Las certificaciones sobre el registro de nacimiento y demás inscripciones relativas al estado civil se expedirán en modelos especiales diseñados al efecto, que serán autorizados por la Superintendencia de Notariado y Registro y deberán obligatoriamente adoptarse, tanto por los Notarios y demás encargados del registro civil, como por el Servicio nacional de Inscripción.
CERTIFICADO DE REGISTRO CIVIL
La Superintendencia de Notariado y Registro aplicará de oficio o a solicitud de parte las sanciones disciplinarias en que incurran los funcionarios sometidos a su vigilancia administrativa por atentados al derecho a la intimidad.
SNR: SANCIONES DISCIPLINARIAS
En las mismas sanciones señaladas en el inciso anterior incurrirá el funcionario o empleado público, o el particular que, como gerente, director, rector y, en general, como propietario, administrador, jefe, o subalterno con autoridad para ello, de empresa o establecimiento privado, exija a trabajadores o educandos, o simplemente establezca como requisito de admisión, certificado en que consten los referidos datos específicos, en los casos en que no sea indispensable probar el parentesco de conformidad con la Ley.
EXTENSIÓN DE LA PROTECCIÓN AL DERECHO A LA INTIMIDAD
La expedición sin el lleno de los requisitos señalados en el inciso anterior de copias o certificados de folios de registro de nacimiento con la expresión de los datos específicos a que se refiere el inciso segundo del artículo 115 del Decreto-Ley 1260 de 1970, o en desobedecimiento a lo establecido en el artículo 55 ibídem, así como su detención injustificada, la divulgación de su contenido sin motivo legítimo o su aceptación por un funcionario o empleado público para fines distintos a los de la solicitud, se considerarán atentados contra el derecho a la intimidad y serán sancionados de conformidad con la normatividad vigente.
DERECHO A LA INTIMIDAD
Sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 55 del Decreto Ley 1260 de 1970, las copias y los certificados que consignen el nombre de los progenitores y la calidad de la filiación,solamente podrán expedirse en los casos en que sea necesario demostrar el parentesco y con esa sola finalidad, previa indicación del propósito y bajo recibo, con indicación del interesado. Al final del certificado o al pie de la copia se expresará que el documento solo es válido para el fin señalado en la solicitud de expedición.
CERTIFICADOS ESPECIALES
CALIDAD DE LA FILIACIÓN
NOMBRE PROGENITORES
Las copias y los certificados de las actas, partidas y folios del registro de nacimiento se reducirán a la expresión del nombre, el sexo y el lugar y la fecha del nacimiento.
CONTENIDO DE LAS COPIAS Y CERTIFICADOS
FECHA DE NACIMIENTO
LUGAR DE NACIMIENTO
SEXO
NOMBRE
TRÁMITE
Si el inscrito ya lo hubiere sido previamente, el Servicio Nacional de Inscripción no lo clasificará y dará aviso escrito a la Superintendencia de Notariado y Registro, para que esta entidad adopte las medidas tendientes a decretar la cancelación del registro civil y a investigar y sancionar a quienes resultaren responsables.
CASO INSCRIPCIÓN PREVIA
INFORMACIÓN A SNR
ADOPCIÓN MEDIDAS
INVESTIGAR/SANCIONAR RESPONSABLE
DECRETA CANCELACIÓN REGISTRO CIVIL
NO CLASIFICACIÓN
Tan pronto como reciba el duplicado del folio de registro de nacimiento, el Servicio Nacional de Inscripción comprobará que el inscrito no se halla previamente registrado, y le asignará la parte complementaria del número de identificación que le corresponda en el orden de sucesión nacional. Acto seguido se comunicará al funcionario del registro civil para que lo anote en el folio que reposa en su poder.
PARTE COMPLEMENTARIA DEL NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN
COMUNICACIÓN
ASIGNACIÓN
CONTROL INSCRIPCIÓN PREVIA
FORMAS DE ENVÍO
El Director Nacional de Registro Civil, podrá determinar que los envíos a que hace referencia el artículo anterior, se efectúen por vía diferente a la del correo, o con periodicidad distinta, en casos especiales y con miras a obtener la mejor prestación del servicio.
REMISIÓN DE INFORMACIÓN
Igualmente, dentro de los cinco (5) primeros días de cada mes, se enviará la relación de hojas adicionales del registro de los hijos naturales, ocurridos en el mes inmediatamente anterior.
Si el número de inscripciones llegare en un día a ser superior a 30, se hará un solo envío en tal día. Si el número de registros durante un mes calendario fuere inferior a 30, estos se enviarán el último día del mismo mes.
Por regla general los encargados del registro del estado civil de las personas deberán enviar al Servicio Nacional de Inscripción, por correo, en los sobres especiales que se les suministrarán, los duplicados de las inscripciones en el día y hora en que hayan acumulado treinta (30) consecutivas.
DEBERES DE LA SNR
La Superintendencia de Notariado y Registro gestionará la destinación de locales adecuadosen clínicas y hospitales para la prestación del servicio de registro de que trata este capítulo
PUESTOS PARA EL REGISTRO
NORMAS
3.
c) La inscripción en el registro civil es gratuito;
b) La prestación descentralizada del servicio se establecerá preferencialmente en centros de registro civil, ubicados dentro o cerca de aquellas instituciones hospitalarias populares la que señalará, así mismo, las notarías que deban atender estos centros, el horario y demás modalidades de prestación del servicio;En dichos centros podrá también atenderse a quienes, no habiendo nacido en la institución hospitalaria de que se trata, corresponda sí registrarse en el mismo circuito notarial;
a) La inscripción puede ser tomada directamente por el Notario o por sus dependientes subalternos, bajo su directa supervisión y responsabilidad;
Los encargados del registro civil podrán establecer puestos en centros hospitalarios, o acudir al domicilio de los interesados, con el fin de adelantar las diligencias de registro de nacimientos, con arreglo a las siguientes normas:
DOMICILIO DE LOS INTERESADOS
CENTROS HOSPITALARIOS
PRESENTACIÓN DE LA PERSONA A INSCRIBIR
Las huellas digitales se tomarán a todos los registrados exceptuando los menores de un mes nacidos que presenten dificultades técnicas para dicha toma. Mientras se proceden los elementos y sistemas adecuados para la implantación generalizada de las huellas plantares, éstas se tomarán feliz mente para los registrados menores de un año de edad.
1.
Los encargados del registro del estado civil de las personas solo pueden efectuar los registros de nacimiento cuando sea presentada, por los interesados, la persona de cuya inscripción se trata, a fin de que pueda darse cumplimiento al requisito de toma de huellas para plena identificación.
FORMA DE EJERCER EL REGISTRO
El registro de nacimiento se efectuará en la forma siguiente:
5. ASIGNACIÓN COMPLEMENTO IDENTIFICACIÓN
SITUACIÓN ESPECIAL
No obstante lo prescrito en el inciso anterior, en casos especiales a juicio del encargado de registro civil y con sujeción a los establecido en los artículos 55 y 115 del Decreto Ley 1260 de 1970 y disposiciones que los reglamentan, podrán expedirse certificados provisionales, de los cuales se podrá hacer uso para los fines que los motivaron dentro de los seis meses siguientes a la fecha de la inscripción. En el texto mismo del certificado, el funcionario del registro civil que lo expida dejará constancia de la fecha en que termina su validez.La violación por el encargado de registro civil, de lo dispuesto en este parágrafo será causal de mala conducta que sancionará la Superintendencia de Notariado y Registro de oficio o por solicitud del Servicio Nacional de Inscripción.
SITUACIÓN ORDINARIA
Posteriormente, cuando el Servicio Nacional de Inscripción asigne la parte complementaria de la identificación se adicionará con tal dato el folio de registro, requisito este último sin el lleno del cual no podrá expedirse por el Notario o encargado del registro civil, ninguna certificación o copia relativa al folio respectivo.
4. DISTRIBUCIÓN DE EJEMPLARES
Ejecutado lo anterior, el funcionario separará los dos ejemplares del folio, archivará el primero con arreglo al número de Identificación y enviará el duplicado al Servicio Nacional de Inscripción.
3. IDENTIFICACIÓN DEL REGISTRO
Inmediatamente, según lo dispuesto por el Decreto 1695 de 1971 o las normas que los sustituyan, compilen, modifiquen o adicionen, el funcionario asignará la parte básica del número de Identificación del registro, anotándolo en los dos ejemplares del folio y en la boleta o recibo que entregará al interesado.
2. FIRMAS
Solo cuando se obtengan las condiciones previstas en los incisos anteriores y se hayan diligenciado adecuadamente, tanto el folio de registro como las hojas adicionales, según el caso, podrá el encargado permitir la firma de los consparientes, y estampar la suya en el documento original y en el duplicado.
1. TOMA DE HUELLAS
HUELLAS BORROSAS
Cuando quiera que las huellas o el duplicado del folio de registro aparezcan corridas o borrosas, será necesario repartir la operación hasta lograr un resultado satisfactorio.
HUELLAS PERFECTAS
Presente la persona que va a ser inscrita ante el funcionario encargado del registro,procederá éste en primer lugar a imprimir las huellas que ordenan tomar la Ley y los reglamentos. Luego de que el funcionario se cerciore de que las huellas han quedado claramente impresas, procederá a diligenciar el folio de registro, tomando especial cuidado en que el duplicado sea perfectamente legible.
CAPITULO 11 DEBER DE INFORMACIÓN DE LOS NOTARIOS
CAPÍTULO 10 INVENTARIO DE BIENES DE MENORES
CAPÍTULO 9 CONSTITUCIÓN DEL PATRIMONIO DE FAMILIA INEMBARGABLE
CAPÍTULO 8 EL DIVORCIO ANTE NOTARIO, O LA CESACIÓN DE LOS EFECTOS CIVILES DE LOS MATRIMONIOS RELIGIOSOS
CAPÍTULO 7 CERTIFICADO DE EXENCIÓN DE DERECHOS NOTARIALES Y DE REGISTRO
CAPÍTULO 6 DE LA SOLICITUD DE LA DECLARACIÓN REGULAR DE POSESIÓN ANTE NOTARIO
CAPÍTULO 5 PARÁMETROS Y PROCEDIMIENTOS DENTRO DE LOS CUALES SE DESARROLLA EL CONCURSO PÚBLICO Y ABIERTO PARA EL NOMBRAMIENTO DE LOS NOTARIOS EN PROPIEDAD.
CAPITULO 4 ELECCIÓN DE LOS MIEMBROS DEL CONSEJO SUPERIOR DE LA CARRERA NOTARIAL
CAPITULO 3 DERECHO DE PREFERENCIA
SECCIÓN 4
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
SECCIÓN 3
SOLICITUD Y TRÁMITE
SECCIÓN 2
DISPOSICIONES GENERALES
SECCIÓN 1
OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN
CAPÍTULO 2 NOTARIO INTERINO
PERIODO DE PRUEBA DEL N.I.
Entiéndese por respectivo período de los notarios interinos el que está cursando mientras desempeñan el cargo de Notario. En consecuencia, los notarios interinos continuarán en el desempeño de sus funciones notariales mientras no se convoque a concurso abierto y se realice la designación correspondiente producto del mismo, sin perjuicio de su desvinculación por retiro forzoso o por faltas cometidas en el desempeño de sus funciones de conformidad con las disposiciones vigentes.
REMISIÓN DE DOCUMENTOS
Para los efectos establecidos en el artículo 5o. del Decreto Ley 2163 de 1970, una vez efectuado el nombramiento y antes de proceder a la confirmación, el nominador enviará a la Superintendencia de Notariado y Registro copia del respectivo acto, acompañado de los documentos que lo soportan, a fin de que esta entidad conceptúe previamente, en lo de su conocimiento sobre la inexistencia de circunstancias que impidan el ejercicio de la función notarial.
CONCEPTO PREVIO
Para el nombramiento de notarios en interinidad, el nominador deberá contar con el concepto previo de la Superintendencia de Notariado y Registro sobre las notarías respecto de las cuales es viable efectuar designaciones con ese carácter, en el correspondiente departamento o a nivel nacional, según el caso.
CAPITULO 1 DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
SECCIÓN 9 DISPOSICIONES FINALES
SECCIÓN 8 DEL REPARTO
ACTOS SUJETOS A REPARTO
EXCEPCIÓN A LA REGLA
Se exceptúan los establecimientos bancarios oficiales o semioficiales cuando no tengan por objeto principal de sus actividades desarrollar planes de vivienda y negocios de finca raíz.
REGLA GENERAL
Art. 15.- Los actos de la Nación, los departamentos, intendencias, comisarías y municipios, y, en general de todos sus organismos administrativos, institutos, empresas industriales y comerciales y sociedades de economía mixta, que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. La Superintendencia de Notariado y Registro reglamentará el procedimiento del reparto, de modo que la administración no establezca privilegios en favor de ningún notario.
Los actos de las entidades de que trata el artículo 15 de la Ley 29 de 1973 que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán entre las que existan.
SECCIÓN 7 DEL ARANCEL
NO AUTORIZACIÓN POR FALTA DE PAGO
Salvo las excepciones legales,los notarios podrán abstenerse de autorizar las escrituras o actuaciones en que hayan intervenido o de expedir copias de los documentos, hasta cuando reciban la totalidad delos derechos que les corresponden por la prestación de sus servicios.
DE LA OBLIGATORIEDAD DEL PAGO
Las normas referentes al pago de derechos notariales consagradas en el Decreto-Ley 0960 de 1970, se aplicarán a falta de estipulación diferente de los interesados.En los actos en que concurran los particulares con la Nación, los departamentos, y los municipios, aquellos pagarán la totalidad de los derechos y no valdrá estipulación en contrario, salvo disposición legal.
ENTRE PARTICULARES/NACIÓN
En los actos en que concurran los particulares con la Nación, los departamentos, y los municipios, aquellos pagarán la totalidad de los derechos y no valdrá estipulación en contrario, salvo disposición legal.
ENTRE PARTICULARES
Las normas referentes al pago de derechos notariales consagradas en el Decreto-Ley 0960 de 1970, se aplicarán a falta de estipulación diferente de los interesados.
SECCIÓN 6 DE LA RESPONSABILIDAD DE LOS NOTARIOS
DE LA VIGILANCIA NOTARIAL
EJERCICIO DE LA VIGILANCIA
En desarrollo de lo dispuesto en el capítulo 4, título 4, del Decreto-Ley 0960 de 1970, la vigilancia notarial se ejerce principalmente por medio de visitas generales o especiales. De cada visita se levantará un acta de lo observado, suscrita por el visitador y el notario. Cuando éste se niegue a firmarla el visitador dejará la respectiva constancia en el acta y la firmará con un testigo del hecho de la negativa.En el acta de visita general se dejará constancia detallada de los hechos que permitan establecer la forma como el notario cumple cada una de sus funciones y obligaciones y en la de visita especial la relación precisa de los hechos objeto de ella.El notario podrá dejar las constancias que estime pertinentes y al acta se acompañarán los documentos que se consideren necesarios para la mejor comprensión de los hechos relatados
FORMA DE REALIZACIÓN DE LA VIGILANCIA NOTARIAL
ACTAS
DE VISITA ESPECIAL
Relación precisa de los hechos objeto de ella.
DE VISITA GENERAL
Se dejará constancia detallada de los hechos que permitan establecer la forma como el notario cumple cada una de sus funciones y obligaciones
SE ACOMPAÑARAN LOS DOCUMENTOS NECESARIOS, PARA LA MEJOR COMPRENSIÓN DE LOS HECHOS
CONSTANCIAS
EL NOTARIO PUEDE DEJAR CONSTANCIAS EN EL ACTA
SUSCRIPCIÓN
ANORMAL
TESTIGO DEL HECHO DE LA NEGATIVA
DEJA CONSTANCIA QUE NOTARIO SE REHÚSA FIRMAR
VISITADOR
VISITAS
ESPECIALES
GENERALES
DE LAS FALTAS
RENUENCIA DEL NOTARIO
Se considera renuencia a cumplir las orientaciones de la vigilancia notarial el hecho de que el notario desatienda las instrucciones, circulares y resoluciones emitidas por la Superintendencia de Notariado y Registro, dentro de su ámbito legal.
CIERRE DE LA NOTARÍA
Constituye falta disciplinaria del notario cerrar la oficina sin motivo legal o fuerza mayor, según lo previsto en el artículo 198 del Decreto Ley 0960 de 1970.
REQUISITO SUSTANCIAL
Para efectos del artículo 198, ordinal 8º, del Decreto-Ley 0960 de 1970, entiéndase por requisito sustancial aquel cuya omisión acarrea nulidad, invalidez o ineficacia del acto o afecta en materia grave el ejercicio de la función notarial.
No podrá el notario ofrecer sus servicios, cobrar derechos mayores ni menores de los autorizados en el arancel vigente, hacer cualquier clase de propaganda o dar incentivos a los usuarios distintos del cumplido desempeño de sus funciones.En ningún caso, se podrá insertar propaganda de índole comercial en las carátulas de las escrituras.
RESPONSABILIDAD DEL NOTARIO
El notario ejercerá su función con la cumplida dignidad de quien sirve un encargo público. En consecuencia, responderá de todas las conductas que atentan contra el cumplimiento de la función y la calidad del servicio.
DE LA RESPONSABILIDAD EN EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓN
SUBSIDIO
No se pagará el subsidio al notario que no dé cumplimiento oportuno a sus obligaciones para con la Superintendencia de Notariado y Registro y el Fondo Cuenta Especial del Notariado, según el caso, en lo relacionado con aportes, recaudos en informes de escrituración.
INFORME SOBRE NUMERO DE ESCRITURAS AUTORIZADAS
El notario enviará mensualmente a la Superintendencia de Notariado y Registro y al Fondo Cuenta Especial del Notariado informe sobre el número de escrituras autorizadas por él en el mes inmediatamente anterior. Además, a la superintendencia las cuentas de ingresos y egresos dentro del mismo término
PAGO DE RECAUDOS, APORTES Y CUOTAS
Dentro de los primeros quince días de cada mes el notario deberá pagar a la Superintendencia de Notariado y Registro, al Fondo Cuenta Especial del Notariado y a las entidades de seguridad o previsión social, los recaudos, aportes y cuotas según el caso, correspondientes al mes inmediatamente anterior.Parágrafo. El notario con derecho a subsidio podrá autorizar al Fondo Cuenta Especial del Notariado para que de aquél se descuenten los aportes y recaudos a que haya lugar.
RESPONSABILIDAD EN EL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES
ADICIONALES
De conformidad con las normas legales, el incumplimiento de estas obligaciones constituye falta disciplinaria sin perjuicio de las acciones civiles, laborales o penales a que haya lugar.
5
e) Por no adherir ni anular el timbre correspondiente en la oportunidad legal.
TIMBRE
ANULACIÓN
ADHESIÓN
4
d) Por los depósitos en dinero, títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos que los otorgantes constituyan en su poder para la seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos contenidos en escrituras otorgadas ante él,
DEPOSITOS que los otorgantes constituyan en su poder para la seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos contenidos en escrituras otorgadas ante él,
DOCUMENTOS
VALORES
EFECTOS NEGOCIABLES
EN TÍTULOS DE CRÉDITOS
EN DINERO
3
c) Por los depósitos en dinero que los otorgantes constituyan en su poder para el pago de impuestos o contribuciones;
DEPÓSITOS DE LOS USUARIOS PARA PAGO
CONTRIBUCIONES
IMPUESTOS
2
b) Por las cuotas y los aportes que por ley deba pagar por él y por sus empleados a las instituciones de seguridad social y demás entidades oficiales;
CUOTAS/APORTES NOTARIO/EMPLEADOS
DEMÁS ENTIDADES OFICIALES
INSTITUCIONES SEGURIDAD SOCIAL
a) Por las sumas que deba recaudar y aportar con destino a la Superintendencia de Notariado y Registro, al fondo cuenta especial del notariado y demás entidades oficiales por la prestación de los servicios notariales, según el caso;
SUMAS QUE DEBA RECAUDAR APORTAR
Demás entidades oficiales
SNR-Fondo Cuenta Especial del Notariado
ACCIÓN DE REPETICIÓN
En los casos en que la Nación sea condenada por falla en la prestación del servicio notarial, podrá ejercitar la acción de repetición correspondiente.
CUOTAS PARTES DE CARÁCTER PATRONAL
Las cuotas o aportes de carácter patronal sólo se causan cuando el notario tenga por lo menos un empleado.
CREACIÓN DE EMPLEOS
Bajo su responsabilidad el notario podrá crear los empleos que requiera el eficaz funcionamiento de la oficina a su cargo, tendrá especial cuidado en la selección de los empleados, velará por su capacitación y por el buen desempeño de sus funciones y cumplirá las obligaciones que para con sus subalternos les señalan las normas legales.
RESPONSABILIDAD DISCIPLINARIA
Independientemente de la responsabilidad civil o penal que le pueda corresponder, el notario responde disciplinariamente de cualquier irregularidad en la prestación del servicio aunque no se produzca perjuicio.
AUTONOMÍA EN EL EJERCICIO DEL CARGO
La autonomía del notario en el ejercicio de su función implica que dentro del marco de sus atribuciones interpreta la ley de acuerdo con las reglas establecidas en el Código Civil y no depende de un superior jerárquico que le revise sus actuaciones para reformarlas, confirmarlas o revocarlas, sino que actúa bajo su personal responsabilidad.
SECCIÓN 5 DE LA ORGANIZACIÓN DEL NOTARIADO
DE LAS SITUACIONES ADMINISTRATIVAS
DE LA CARRERA NOTARIAL
DEL CONSEJO SUPERIOR PARA LA CARRERA NOTARIAL
SUBSECCIÓN 3
DE LA PROVISIÓN, PERMANENCIA Y PERIODO DE LOS NOTARIOS
DE LOS CIRCULOS NOTARIALES
SECCIÓN 4 DE LOS ARCHIVOS
DE LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS ARCHIVOS
DE LA GUARDA Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS.
SECCIÓN 3 DEL SANEAMIENTO Y CORRECCIÓN DE LOS ACTOS NOTARIALES
DE LA CORRECCIÓN DE ERRORES
DE LOS INSTRUMENTOS NO AUTORIZADOS
SECCIÓN 2 DEL EJERCICIO DE LAS FUNCIONES DEL NOTARIO
SUBSECCIÓN 11
IDENTIFICACIÓN DE INMUEBLES
SUBSECCIÓN 10
Subtopic
SUBSECCIÓN 9
DE LOS TESTIMONIOS ESPECIALES
SUBSECCIÓN 8
DE LAS NOTAS DE REFERENCIA
SUBSECCIÓN 7
DE LOS CERTIFICADOS
SUBSECCIÓN 6
DE LAS COPIAS
SUBSECCIÓN 5
DE LAS AUTENTICACIONES
SUBSECCIÓN 4
DEL RECONOCIMIENTO DE DOCUMENTOS PRIVADOS
SUBSECCION 3
DE LA GUARDA Y PUBLICACIÓN DE TESTAMENTO CERRADO
SUBSECCIÓN 2
DE LAS CANCELACIONES
SUBSECCIÓN 1
DEL OTORGAMIENTO Y DE LA AUTORIZACIÓN
DE LOS COMPROBANTES FISCALES
DE LAS ESTIPULACIONES
DE LAS ESCRITURAS PÚBLICAS
SECCIÓN 1 ASPECTOS GENERALES
DEPENDENCIAS DE LA NOTARÍA
Dependencias de la notaría. Las diversas dependencias de la notaría funcionarán conservando su unidad locativa salvo lo previsto en el artículo 2.2.6.12.1.3., de este título y tendrán las mejores condiciones posibles de presentación y comodidad. La vigilancia notarial velará por el estricto cumplimiento de esta disposición
EJERCICIO DE LA ACADEMÍA
Ejercicio de la academia. El notario podrá ejercer cargos docentes, académicos o de beneficencia en establecimientos públicos o privados, hasta un límite de ocho horas semanales.
PERTENENCIA A JUNTAS DIRECTIVAS
Pertenencia a juntas directivas. Con las limitaciones establecidas en la ley, el notario podrá ser miembro de juntas o consejos directivos de entidades oficiales siempre y cuando no interfiera el ejercicio de su función.
GESTIÓN DE NEGOCIOS AJENOS
Gestión de negocios ajenos. Entiéndase por gestión de negocios ajenos todo acto de representación, disposición o administración que ejecute un notario en nombre de otra persona, salvo los atinentes al ejercicio de la patria potestad.
NO AUTORIZACIÓN DE ACTOS
No autorización de actos. El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido en la ley. De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento.
RESERVA NOTARIAL
Vicios que no constituyen nulidad absoluta
Constancia escrita en el instrumento
Advertencia verbal a comparecientes
NO AUTORIZACIÓN
Por estar clara y expresamente prohibido por la Ley
Por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes.
EJERCICIO DE FUNCIONES
Ejercicio de funciones. El notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado para el reparto.
Reglas de Radicación
Regla Exceptiva
Estipulaciones para el Reparto
Los interesados tienen la facultad de elegir libremente el Notario.
Principio de Rogación
El Notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados.
SERVICIO PÚBLICO NOTARIAL
Servicio público notarial. El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.
Otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas por el Notario
En los casos y con los requisitos que la Ley establece
Respecto de los hechos percibidos por este en ejercicio de sus funciones
Otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el Notario
Implica el ejercicio de la Fe Notarial
Es un Servicio Público
TITULO 5 JUSTICIA TRANSICIONAL
TITULO 4 MÉTODOS ALTERNATIVOS DE SOLUCIÓN DE CONFLICTOS
TITULO 3 PROMOCIÓN DE LA JUSTICIA
TITULO 2 POLÍTICA CRIMINAL
TITULO 1 RÉGIMEN CARCELARIO Y PENITENCIARIO
PARTE 1. DISPOSICIONES GENERALES
TITULO 2. DEFINICIONES
Notaria
Notaría: Para efectos de conocer de los procedimientos de negociación de deudas y convalidación de acuerdos privados de los que trata el Título 4 de la Sección 3 del Libro 3 del Código General del Proceso se entiende por notaria la institución integrada por el notario y los conciliadores inscritos en la lista que conforme para el efecto, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 533 del Código General del Proceso.
TITULO 1. OBJETO Y AMBITO DE APLICACIÓN
LIBRO I
ESTRUCTURA DEL SECTOR JUSTICIA
PARTE II SECTOR DESCENTRALIZADO
TITULO I ENTIDADES ADSCRITAS
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
La Superintendencia de Notariado y Registro tendrá como objetivo la orientación, inspección, vigilancia y control de los servicios públicos que prestan los Notarios y los Registradores de Instrumentos Públicos, la organización, administración, sostenimiento, vigilancia y control de las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos, con el fin de garantizar la guarda de la fe pública , la seguridad jurídica y administración del servicio público registral inmobiliario, para que estos servicios se desarrollen conforme a la ley y bajo los principios de eficiencia, eficacia yefectividad
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURIDICA DEL ESTADO
UNIDAD DE SERVICIOS PENITENCIARIOS Y CARCELARIOS
INSTITUTO NACIONAL PENITENCIARIO Y CARCELARIO
PARTE I SECTOR CENTRAL
TITULO III ORGANOS DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN
2. ORGANOS SECTORIALES DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN
NOTARIADO Y REGISTRO
CONSEJO SUPERIOR DE LA CARRERA NOTARIAL
CONSEJO SUPERIOR DE LA CARRERA REGISTRAL
CONSEJO DIRECTIVO DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
PROMOCIÓN DE JUSTICIA
POLITICA CRIMINAL Y JUSTICIA RESTAURATIVA
1. ORGANOS INTERNOS DE ASESORÍA Y COORDINACIÓN
TITULO II FONDOS ESPECIALES
TITULO I CABEZA DEL SECTOR
SUBSISTEMA RESTITUCIÓN DE TIERRAS
LEY 1579 DE 2012
LEY 1564 DE 2012
LEY 1395 DE 2010
LEY 979 DE 2005
LEY 962 DE 2005
LEY 902 DE 2005
LEY 854 DE 2003
LEY 734 DE 2002
LEY 640 DE 2001
LEY 258 DE 1996
LEY 33 DE 1992
LEY 54 DE 1990
LEY 29 DE 1970
ASPECTO FUNCIONAL
GESTIÓN PROCEDIMENTAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
NO TRADICIONALES
REGISTRO DE DECLARACIONES
REGISTRO DE ACTAS DE CONCILIACIÓN
REGISTRO DEL ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS
TRADICIONALES
INSTRUMENTOS NOTARIALES
DOCUMENTOS EXTRAPROTOCOLARES
Estas actas de testimonio notarial también son conocidas como certificaciones, y Gattari (ya citado) las define como "...el documento extraprotocolar en que el notario logra la adveración jurídica de hechos ocurridos a su presencia mediante su evidencia funcional. La finalidad es que el instrumento tenga todos los caracteres que le atribuye la fe pública..."
El acta en la cual el notario testimonia sobre la autenticidad de fotografías de personas
El acta en la cual el notario testimonia sobre hechos relacionados con el ejercicio de sus funciones ocurridos en su presencia
El acta en la cual el notario testimonia sobre la autenticidad de firmas y huellas dactilares puestas en su presencia
El acta en la cual el notario testimonia sobre la identidad de un documento con su copia
El acta en la cual el notario testimonia sobre la autenticidad de firmas puestas en documentos, previa confrontación de su total correspondencia con la registrada en la Notaría
DOCUMENTOS PROTOCOLARES
NO ESCRITURALES
ACTAS ORDINARIAS
Actas de Reconocimiento Notarial o Certificaciones.
Acta de depósito de dineros, títulos de crédito, efectos negociables, valores o documentos que los otorgantes quieran constituir en poder del notario para seguridad, garantía o cumplimiento de las obligaciones surgidas de los actos o contratos por escrituras otorgadas ante él
(artículos 18 y 19 de la ley 29 de 1973, articulo 46 del decreto 2148 de 1983)
Acta de reconstrucción de tomo de protocolo
art 105 estatuto notarial
Acta de reconocimiento de contenido de documento privado
art 68 estatuto notarial
Acta de posesión de alcalde
art. 94, ley 136 de 1994
Acta de posesión de notario encargado
art. 113 del decreto 2148 de 1983
Actas de admisión o devolución en trámites sucesorales
art 3, decreto 1729 de 1989
Acta de comparecencia
art 45 decreto 2148 de 1983
Actas de apertura y publicación del testamento cerrado
(Art 64 estatuto notarial, y art 33 decreto 2148 de 1983)
DE DECLARACIÓN DE LA CONDICIÓN DE MADRE CABEZA DE FAMILIA
ley 82 de 1993
DE DECLARACIÓN PARA FINES EXTRAPROCESALES
Art 1 del decreto 1557 de 1989
ACTAS DE CONCILIACIÓN
Art. 1o Ley 640 de 2001
ESCRITURALES
DOCUMENTOS PROTOCOLARES COMPLEMENTARIOS
CANCELACIONES
NOTAS DE REFERENCIA
DOCUMENTOS PROTOCOLARES PRINCIPALES
PROTOCOLIZACION
DOCUMENTOS QUE DEBEN PROTOCOLIZARSE
SOBRE DEL TESTAMENTO CERRADO
PLANOS
ENGLOBE DE PREDIOS
DESENGLOBE DE PREDIOS
PROPIEDADES HORIZONTALES
DE ORIGEN JUDICIAL
PROVIDENCIA DE APROBACIÓN DEL REMATE
SUCESIÓN
PROVIDENCIA APROBATORIA DE LA ADJUDICACIÓN
EXPEDIENTE JUDICIAL
LIQUIDACIÓN JUDICIAL DE SOCIEDAD
LIQUIDACIÓN DE GRANDES COMUNIDADES
LIQUIDACIÓN JUDICIAL DE LA SOCIEDAD CONYUGAL
ACTAS DE MATRIMONIO CELEBRADO ANTE JUEZ
EFECTOS
LA PROTOCOLIZACIÓN NO ADICIONA FUERZA O FIRMEZA A LA QUE ORIGINALMENTE TIENE EL DOCUMENTO O EXPEDIENTE PROTOCOLIZADO
LOS EFECTOS JURÍDICOS DEL DOCUMENTO PROTOCOLIZADO SON LOS MISMOS QUE TENÍAN ANTES DE SER PROTOCOLIZADOS.
CARACTERISTICAS
NO ESTÁN SUJETOS A LAS ETAPAS DE FORMACIÓN
NO ESTÁN SUJETOS AL CONTROL DE LEGALIDAD
NO TIENEN CONTENIDO DISPOSITIVO
ESCRITURACIÓN
CATEGORÍAS DE ACTOS DE ESCRITURACIÓN
OTROS
Poderes generales para toda clase de proceso, y para varios procesos (art. 65 Código de Procedimiento Civil)
ACTOS COMERCIALES Y DE SOCIEDADES
ACTOS SOCIETARIOS
MERCANTILES
Cesión de cuotas en sociedades de responsabilidad limitada (artículo 366 del Código de Comercio)
Cesión de cuotas o partes de interés en sociedades de comandita simple (art. 338 Código de Comercio)
Disolución y liquidación de sociedades
Fusión de sociedades (artículo 177 del Código de Comercio)
Transformación de sociedades
Reforma del contrato de sociedad (art.158 Código de Comercio)
Acuerdo de escisión de sociedad comercial (artículo 8 de la ley 222 de 1995)
Constitución de sociedades comerciales8 (art.110 Código de Comercio)
CIVILES
Constitución de entidades de naturaleza cooperativa, fondos de empleados y asociaciones mutuales, y de sus organismos de integración y las instituciones auxiliares del cooperativismo,
Constitución de organizaciones civiles, corporaciones, fundaciones, juntas de acción comunal y de las demás entidades privadas sin ánimo de lucro (Decreto 2150 de 1995, art. 40)
BIENES Y CONTRATOS MERCANTILES
Fiducia mercantil (artículo 1228 del Código de Comercio)
ENAJENACIÓN DERECHOS DE AUTOR
Acto de enajenación de derecho de autor (artículo 183 de la ley 23 de 1982). El titular de los derechos de autor y derechos conexos, puede transmitir estos derechos a terceros, mediante escritura pública que debe inscribirse en la oficina de registro de derechos de autor.
Los actos o contratos que afecten el dominio o que tengan por objeto la constitución de derechos reales sobre naves mayores o sobre aeronaves (art. 1427 Código de Comercio)
ACTOS RELATIVOS AL DERECHO DE FAMILIA
PROTECCION AL PATRIMONIO FAMILIAR
Levantamiento de afectación a vivienda familiar (ley 258 de 1996, art. 4)
Afectación a vivienda familiar para viviendas adquiridas antes del 18 de enero de 1996 (ley 258 de 1996, art. 2)
RÉGIMEN MATRIMONIAL Y SIMILARES
La cesación de los efectos civiles de todo matrimonio religioso y el divorcio del matrimonio civil (art. 34 ley 962 de 2005)
Matrimonio civil (decreto 2668 de 1988, art. 1)
Liquidación de sociedad conyugal (decreto 902 de 1988)
Capitulaciones matrimoniales (art. 1772 código civil)
Autorización de salida de menores del país, cuando el menor viaja con sólo uno de los padres o con una persona distinta a los representantes legales (decreto 2150 de 1995 artículo 9, código del menor artículo 338)
SUCESIONES Y DONACIONES
Donaciones a título universal
Donaciones por causa onerosa o a título de dote (art. 1461, art. 1847 código civil)
Donación de inmuebles (art. 1457 Código Civil)
Insinuación de donaciones por valor superior a 50 salarios mínimos legales mensuales vigentes (decreto 1712 de 1989)
Liquidación de herencia (decreto 902 de 1988)
ESTADO CIVIL DE LAS PERSONAS
Corrección de errores en la inscripción en el registro del estado civil (Art. 407 código civil, art. 4 decreto 999 de 1988)
LEGITIMACIÓN DE HIJO
Legitimación de hijo (art. 239, 408 del Código Civil) que se da cuando los padres, en dicha escritura, conceden al hijo preexistente la categoría de legítimo o matrimonial, categoría que debe ser aceptada por él o por sus descendientes legítimos si el hijo ha muerto
Cambio de nombre (decreto 999 de 1988)
ACTOS SOBRE INMUEBLES
ACTOS Y NEGOCIOS JURÍDICOS DE CONSTITUCIÓN Y CANCELACIÓN DE LIMITACIONES Y AFECTACIONES
AFECTACIÓN AL RÉGIMEN DE PROPIEDAD HORIZONTAL
Extinción del régimen de propiedad horizontal (artículo 10 ley 675 de 2001)
Desafectación de bienes comunes no esenciales en inmuebles sometidos al régimen de propiedad horizontal (artículo 21 de la ley 675 de 2001)
Reformas al reglamento de propiedad horizontal (ley 675 de 2001)
Constitución de régimen de propiedad horizontal (Artículo 4 ley 675 de 2001).
Con esta escritura se debe protocolizar la licencia de construcción o el documento que haga sus veces, así como los planos aprobados por la autoridad competente que muestren la localización, linderos, nomenclatura u área de cada una de las unidades independientes que serán objeto de propiedad exclusiva o particular y el señalamiento general de las áreas y bienes de uso común.
ACTOS Y NEGOCIOS JURÍDICOS DE CONSTITUCIÓN Y CANCELACIÓN DE GRAVÁMENES Y GARANTIAS
Fiducia Mercantil de Garantía
Cancelación de hipoteca (art. 2457 código civil)
Hipoteca (art. 2434 código civil) y la hipoteca de naves (art. 1570-1571 código de comercio) y de naves aéreas (art. 1904 código comercio)
ACTOS Y NEGOCIOS JURÍDICOS DE TRANSFERENCIA
SIN CARGO DE RESTITUCIÓN
Aporte en Sociedad
Dación en Pago
TRADICION DEL DERECHO DE SERVIDUMBRE (ART. 960 C.C.)
Permuta de bienes raíces (art. 1956 código civil)
Venta de bienes raíces (art. 1857 código civil)
CON CARGO DE RESTITUCIÓN
Contrato de Arrendamiento por Escritura Pública
Contrato de Leasing sin Opción de Compra
Contrato de renta vitalicia (art. 2292 código civil)
MÉRITO PROBATORIO
REPRESENTACIÓN NOTARIAL
AGENTE OFICIOSO
POR DISPOSICIÓN CONVENCIONAL
NEGOCIO JURIDICO
MANDATO O PODER
POR DISPOSICIÓN JUDICIAL
PERSONAS EN SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD
POR DISPOSICIÓN LEGAL
PERSONAS JURIDICAS
CERTIFICADO
REPRESENTACIÓN
EXISTENCIA
PATRIA POTESTAD
TARJETA DE IDENTIDAD
REGISTRO CIVIL
REQUISITOS FORMALES
DOCUMENTOS FISCALES
EL IDIOMA
LA GRAFIA
LA MATERIA
CONTENIDO
LA HUELLA DIGITAL
LA FIRMA DE
NOTARIO
EL JUICIO AFIRMATIVO
LA AFIRMACIÓN DE UN HECHO
IDENTIFICACIÓN DEL INSTRUMENTO
CONCEPTO
ASPECTO DINÁMICO
PROTOCOLIZACIÓN
ENCUADERNACIÓN
TOMOS
CUSTODIA
SEGURIDAD
ANOTACION
LIBRO DE RELACIÓN
CONSECUTIVIDAD
ANUALIZADA
NUMEROS
LETRAS
ASCENDENTE
RADICACIÓN
REPÚBLICA
DEPARTAMENTO
MUNICIPIO
AUTORIZACIÓN
EFECTO
CONTROL DE LEGALIDAD EFECTUAD
FE PÚBLICA
DECLARACIONES AUTÉNTICAS
REQUISITOS CUMPLIDOS
OTORGAMIENTO
SUSCRIPCIÓN O FIRMA
HUELLA DACTILAR
DE PERSONAS IMPEDIDAS
FIRMA DE PERSONAS IMPEDIDAS.
Si se tratare de personas invidentes, el Notario leerá de viva voz el documento, y si fuere consentido por el declarante, anotará esta circunstancia. Si entre los comparecientes hubiere sordos, ellos mismos leerán el documento y expresarán su conformidad, y si no supieren leer manifestarán al Notario su intención para que establezca su concordancia con lo escrito y se cerciore del asentimiento de ellos tanto para obligarse en los términos del documento como para reconocer su contenido y rogar su firma. De otra manera, el Notario no podrá practicar la diligencia. (ver artículo 70 Decreto-Ley 960/1970).
A RUEGO
FIRMA A RUEGO
Cuando se trate de personas que no sepan o no puedan firmar, en la diligencia de reconocimiento se leerá de viva voz el documento, de todo lo cual dejará constancia en el acta, que será suscrita por un testigo rogado por el compareciente, quien, además imprimirá su huella dactilar, circunstancia que también se consignará en la diligencia indicando cuál fue la impresa. (ver artículo 69 Decreto-Ley 960/1970).
DIRECTA
SOLUCIÓN DE CONTINUIDAD
CON SDC
OTROS NEGOCIOS JURIDICOS
SIN SDC
TESTAMENTO
LECTURA
TESTAMENTOS
SORDOS/SORDOCIEGOS
POR INTERPRETE
POR EL MISMO OTORGANTE
NORMAL
POR EL TESTIGO
POR EL NOTARIO
SITUACIÓN DE DISCAPACIDAD
SOLO POR EL NOTARIO
SIN INTERPRETE
CON INTERPRETE
SORDOCIEGOS
SORDOS
ORDINARIA
POR NO NOTARIO
NO FUNCIONARIO NOTARIAL
DESIGNADO POR OTORGANTES
OTORGANTES
FUNCIONARIO NOTARIAL
POR NOTARIO
COMPARECENCIA
IDENTIFICACION
ESPECIAL
TÉCNICO
FE DE CONOCIMIENTO
GENERAL
EXTRANJEROS
DE TRÁNSITO
PASAPORTE
RESIDENTES
CÉDULA DE EXTRANJERÍA
NACIONALES
MENORES DE EDAD
MAYORES DE 7 AÑOS
MENORES DE 7 AÑOS
MAYORES DE EDAD
CÉDULA DE CIUDADANIA
EXTENSIÓN
ASPECTOS FORMALES
REQUISICIONES
CANTIDADES
EN LETRAS
EN NUMEROS
PROHIBICIONES
NO ABREVIATURAS
NO ESPACIOS EN BLANCO
PAPEL DE SEGURIDAD
ASPECTOS CONCEPTUALES
JURIDICOS
ELEMENTOS DEL NEGOCIO
ACCIDENTALES
ESENCIALES
NATURALES
DESIGNACIÓN DEL NEGOCIO
FORMALES
REDACCIÓN
SENCILLA
PRECISA
CLARA
IDIOMA
CASTELLANO
RECEPCION
POR ESCRITO
DE VIVA VOZ
ASPECTO ESTÁTICO
INCORPORACIÓN AL PROTOCOLO
REQUISITOS LEGALES
CONTENIDO DISPOSITIVO
INSTRUMENTO
ASPECTO ESTRUCTURAL
RÉGIMEN DEL NOTARIO
CONCURSO
CARRERA NOTARIAL (CN)
OBLIGACIONES POR PERTENENCIA A LA CN
Derecho de Prevalencia
Prelación en los programas de bienestar social general y en los de becas y cursos de capacitación y adiestramiento.
Derecho de Preferencia
Preferencia para ocupar, a solicitud propia y dentro de la misma circunscripción político - administrativa, otra Notaría de la misma categoría que se encuentre vacante.
Derecho a participar en concursos de ascenso
Derecho a Permanecer
VACANTES
Dentro de los cinco días siguientes al en que ocurra la necesidad de proveer un cargo en propiedad, el Gobernador, Intendente o Comisario y el Tribunal avisarán la ocurrencia de la vacante al Consejo, para que este envíe actualizada la lista de los candidatos aprobados en concurso.
COBERTURA
PARA ASCENSO DENTRO DE LA CARRERA
Los concursos para ascenso dentro de la carrera tienen por objeto la selección de candidatos para cargos no desempeñados en propiedad por Notarios pertenecientes a ella.
PARA INGRESO A LA CARRERA
ACEPTACIÓN A CONCURSO
CALIFICACIÓN
El Consejo calificará a los concursantes de conformidad con la norma precedente, el Reglamento y las bases que haya sentado para cada ocasión.
INADMISIÓN
No serán aceptados a concurso quienes no acrediten en tiempo los requisitos para su postulación.
D.960/970 (166 i.1)
PLANEACIÓN
FIJA LAS BASES DEL CONCURSO
DIVULGACION
SISTEMA DE CALIFICACIONES
FACTORES
ACREDITACIÓN
FIJACIÓN
LUGARES
DE REALIZACIÓN
DE INSCRIPCIÓN
CALENDARIO
REQUISITOS DE ADMISION
SEÑALAMIENTO DE SUS FINALIDADES
ADMINISTRACIÓN
CONSEJO SUPERIOR DE LA CARRERA NOTARIAL
ELEMENTOS DEL CONCURSO
En toda clase de concursos habrá análisis y evaluación de experiencia, rendimiento en las actividades y capacidad demostrada en ellas con relación al servicio notarial; de los estudios de postgrado o de capacitación y adiestramiento, especialmente los relacionados con el notariado, la judicatura y el foro; del ejercicio de la cátedra, preferentemente la universitaria y en particular en materias relacionadas con el Notariado y la Administración de Justicia; de las obras de investigación y de divulgación publicadas y en laos mismos sentidos; y se concederá valor propio a la antigüedad y permanencia en el servicio notarial, y a los resultados obtenidos en todos los anteriores concursos en que se haya participado.
Los concursos incluirán, además, entrevistas personales, y según las circunstancias, exámenes orales o escritos o combinados, sobre conocimientos generales de derecho y de técnica notarial, y cursos de capacitación o adiestramiento.
CONCURSOS
RESULTADOS EN CONCURSOS ANTERIORES
CURSOS
ENTREVISTAS
EXAMENES
CONTENIDOS
CONOCIMIENTOS DE TÉCNICA NOTARIAL
CONOCIMIENTOS GENERALES DE DERECHO
FORMAS
COMBINADOS
ORALES
ESCRITOS
ACADEMIA
PUBLICACIÓN
INVESTIGACIÓN
DOCENCIA
TEMAS PREFERENTES
ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA
NIVEL PREFERENTE
UNIVERSITARIA
ESTUDIOS
AREAS
FORO
JUDICATURA
NIVEL
CAPACITACIÓN Y ADIESTRAMIENTO
POSGRADO
SERVICIO NOTARIAL
ANTIGÜEDAD Y PERMANENCIA
CAPACIDAD DEMOSTRADA
RENDIMIENTO EN LAS ACTIVIDADES
EXPERIENCIA
EVALUACIÓN
ANALISIS
INSCRIPCIÓN
Quienes aspiren a ser designados Notarios deberán inscribirse en la oportunidad, lugar y oficina que señale el Consejo Superior para el respectivo concurso, y comprobar los factores de calificación que para entonces se fijen.
COMPROBACIÓN DE LOS FACTORES DE CALIFICACIÓN QUE SE FIJEN
INSCRIPCIÓN DE ASPIRANTES
OFICINA
LUGAR
OPORTUNIDAD
NOMBRAMIENTO Y ACREDITACIÓN DE REQUISITOS
La comprobación de que se reúnen los requisitos exigidos para el cargo se surtirá ante la autoridad que hizo el respectivo nombramiento, la cual lo confirmará una vez acreditados.
CONFIRMACIÓN
NOMINADOR
Categorías 2/3: Gobernadores
Categoría 1: Gobierno Nacional
ORGANIZACIÓN DEL NOTARIADO
DE LOS NOTARIOS
CONTEXTO ADJETIVO
HORARIO
HORAS ORDINARIAS Y EXTRAORDINARIAS
Las funciones notariales serán ejercidas dentro de las horas y días hábiles, pero en casos de urgencia inaplazable, a requerimiento de personas que se hallen imposibilitadas para concurrir a la oficina, el servicio se prestará en horas extraordinarias o en días festivos. Fuera de estos casos, los Notarios no están obligados a prestar su ministerio, pero podrán hacerlo voluntariamente.
HORAS DE DESPACHO AL PÚBLICO
Los Notarios tendrán las horas de despacho público que sean necesarias para el buen servicio y que señale la vigilancia notarial.
RESIDENCIA Y LOCALIZACIÓN
UBICACIÓN DE OFICINAS
Las oficinas de las Notarías estarán ubicadas en sitios de los más públicos del lugar de la sede notarial y tendrán las mejores condiciones posibles de presentación y comodidad para los usuarios del servicio.
LOCALIZACIÓN
La Superintendencia de Notariado y Registro determinará la localización de las notarías en los círculos de primera y segunda categoría, de modo que a los usuarios del mismo les sea posible utilizarlo en la forma más fácil y conveniente de acuerdo con la extensión y características especiales de cada ciudad.
RESIDENCIA
Los notarios están obligados a residir en la cabecera de su círculo de Notaría, de la cual no podrán ausentarse sino por diligencia en ejercicio de sus funciones o con licencia de la autoridad respectiva.
CONFLICTO DE INTERESES
Los Notarios no podrán autorizar sus propios actos o contratos ni aquellos en que tengan interés directo o en que figuren como otorgantes su cónyuge o sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.
No autoriza
En que figuren como otorgantes
Sus parientes
1 civil
Su cónyuge
Aquellos en los que tenga interés directo
Sus propios actos o contratos
CONTEXTO SUSTANTIVO
EN CÍRCULO DE TERCERA CATEGORÍA (En forma alternativa)
No siendo abogado, haber sido Notario por tiempo no inferior a dos años, o haber completado la enseñanza secundaria o normalista y tenido práctica judicial, notarial o registral por espacio de tres años, o tener experiencia judicial, notarial o registral por término no menor de cinco años.
Solo experiencia
Completado enseñanza secundaria o normalista
haber tenido práctica
Judicial
Requisito suficiente
EN CÍRCULO DE SEGUNDA CATEGORÍA (En forma alternativa)
No siendo abogado, haber ejercido el cargo en Círculo de igual o superior categoría durante seis años, o en uno de inferior categoría por un término no menor de nueve años.
9 años
Notario en Círculo
Inferior
Notario en Circulo
Superior
Igual
Ser abogado titulado (AT) y haber sido Notario durante dos años, o ejercido la judicatura, o el profesorado universitario en derecho, al menos por tres años, o la profesión con buen crédito por término no menor de cinco años, o haber tenido práctica notarial o registral por espacio de cuatro años
5 años
Ejercicio de la Profesión
4 años
Práctica
Registral
Notarial
3 años
Profesorado Universitario en Derecho
Ejercido la Judicatura
2 años
EN CÍRCULO DE PRIMERA CATEGORÍA (En forma alternativa)
SI NO ES ABOGADO
No siendo abogado, haber desempeñado con eficiencia el cargo de Notario o el de Registrador en un Círculo de dicha categoría, por tiempo no menor de ocho años, o en uno de inferior categoría siquiera por doce años.
12 años
Categorías 2 o 3
8 años
Categoría 1
SI ES ABOGADO
Ser abogado titulado (AT) y haber ejercido el cargo de Notario o el de Registrador de Instrumentos Públicos por un término no menor de cuatro años, o la judicatura o el profesorado universitario en derecho, siquiera por seis años, o la profesión por diez años a lo menos.
10 años
AT
6 años
Subtema
Judicatura
+ 4 años
AT +
Registrador de IIPP
Notario
CATEGORIZACIÓN
Notarios por Encargo
DURACIÓN
El encargo no podrá durar más de noventa días y recaerá, de ser ello posible, en la persona que el Notario indique, bajo su entera responsabilidad.
Cuando falte el Notario, la primera autoridad política del lugar podrá designar un encargado de las funciones, mientras se provee el cargo en interinidad o en propiedad según el caso.
Notarios en Interinidad
PERMANENCIA
El Notario no podrá separarse del desempeño de sus funciones mientras no se haya hecho cargo de ellas quien deba remplazarlo.
ESTABILIDAD Y REMOCIÓN
Dentro del respectivo periodo los interinos que reúnan los requisitos legales exigidos para el cargo, tienen derecho de permanencia mientras subsista la causa de la interinidad y no se provea el cargo en propiedad; los demás podrán ser removidos libremente.
D.960/1970 (148)
LIBRE REMOCIÓN
ESTABILIDAD PRECARIA
...los interinos que reúnan los requisitos legales exigidos para el cargo, tienen derecho de permanencia mientras subsista la causa de la interinidad y no se provea el cargo en propiedad.
DESIGNACIÓN
PROLONGACIÓN DE ENCARGO
Cuando las causa que motive el encargo se prolongue más de tres meses, mientras ella subsista o se hace la designación en propiedad.
CONCURSO DESIERTO
Cuando el concurso sea declarado desierto, mientras se hace el nombramiento en propiedad.
Notarios en Propiedad
Para ser Notario en propiedad, se requiere el lleno de los requisitos legales exigidos para la correspondiente categoría, y además, haber sido seleccionado mediante concurso. conforme a los artículos 172 y 174.
La designación en propiedad da derecho al titular a no ser suspendido ni destituido sino en los casos y con las formalidades que determina el presente estatuto.
ESTABILIDAD
La estabilidad en el cargo ejercido en propiedad podrá extenderse hasta el retiro forzoso, dentro de las condiciones de la carrera, para quienes pertenezcan a ella
SER SELECCIONADO POR CONCURSO
LLENAR LOS REQUISITOS LEGALES
VINCULACIÓN Y DESVINCULACIÓN
DESVINCULACIÓN
CAUSALES PARA LA PÉRDIDA DEL CARGO
Destitución
Por destitución decretada en providencia firme.
Licencia
Por no presentarse el Notario a desempeñarlo, vencido el término de la licencia que se le haya concedido.
Cargo Público
Regla Excepcional
No pierde el cargo
Cargos en
Oficina de Registro
Notaría
Ministerio Público
Rama Jurisdiccional
Si es designado
o por encargo
Interinamente
Si es Notario en propiedad
Pierde el cargo: por ejercer otro cargo público.
Por aceptación de la renuncia
IMPRESCRIPTIBILIDAD DE LA SEPARACIÖN
Sin perjuicio de la investigación penal a que hubiere lugar, el funcionario que haya hecho la designación podrá en cualquier tiempo, de oficio o a solicitud del Ministerio Público, de la Vigilancia Notarial o de cualquiera persona, separar del cargo, de plano, hasta que se pronuncie la decisión disciplinaria, a quien haya entrado a ejercerlo con fundamento en certificación o declaración manifiestamente apócrifa.
VINCULACIÓN
ABOGACÍA
PRUEBA DE LA EXPERIENCIA
El ejercicio de la abogacía se podrá acreditar con el desempeño habitual de cualesquiera actividades jurídicas, tanto independientes, como subordinadas, en cargo público o privado.
PRUEBA DE LA CALIDAD
La calidad de abogado se probará con copia del acta de grado o del título y certificación sobre su reconocimiento oficial, o con la tarjeta de inscripción profesional.
O TARJETA DE INSCRIPCIÓN PROFESIONAL
COPIA DEL ACTA DE GRADO O DEL TÍTULO Y CERTIFICACIÓN SOBRE SU RECONOCIMIENTO OFICIAL
VALIDEZ DE ACTUACIONES
Las funciones del cargo se asumen por la designación seguida de la posesión, pero las anomalías que se hayan presentado en el nombramiento, confirmación o posesión de quien esté ejerciendo el cargo, no afectan la validez de la actuación oficial de él.
D.960/1970 (142)
INSUBSISTENCIA DE LA DESIGNACIÓN
DEMORA EN TOMAR POSESIÓN
Por la demora de diez días en tomar posesión del cargo, contados desde la fecha en que se recibe la confirmación del nombramiento, si ya está corriendo el periodo legal, salvo caso fortuito debidamente comprobado o prórroga hasta de treinta días, concedida justificadamente por quien hizo la designación.
FALTA DE CONFIRMACIÓN
Por la falta de confirmación del nombramiento en los casos en que ella se exige.
NO ACEPTACIÓN
Por la no aceptación
CONFIRMACIÓN DE CARGO Y POSESIÓN
Para la confirmación de cargo y para la posesión cuando no haya lugar a aquella, deberán acreditarse los correspondientes requisitos legales con certificación de autoridades competentes y presentar certificación sobre conducta y antecedentes (carné judicial), en la que deberá constar la situación o definición de los procesos penales en que el designado hubiere sido sindicado, enjuiciado o condenado, y declaración juramentada de ausencia de todo impedimento. Sin el cumplimiento de tales formalidades no podrá procederse a la posesión, salvo el caso de encargo.
Copia del acta de posesión será enviada junto con los documentos originales al Consejo Superior.
D.960/1970 (141)
ACEPTACIÓN O RECHAZO
Los cargos pueden ser libremente aceptados o rehusados.
Quien reciba el nombramiento en propiedad, deberá comprobar ante quien lo hizo, que reúne los requisitos exigidos para el cargo, para los fines de la confirmación.
Sin esta no podrá tomar posesión, ni ejercer el cargo.
El término que tiene el nombrado para presentar su documentación es de un mes contado desde el día en que reciba el nombramiento, si reside en el país, y de tres meses si está en el extranjero.
D.960/1970 (139)
COMPROBACIÓN
Término para hacerla
El término que tiene el nombrado para presentar su documentación es de un mes contado desde el día en que reciba el nombramiento, si reside en el país, y de tres meses si está en el extranjero.
3 meses: en el extranjero
1 mes: en el país
Necesidad de hacerla
Quien reciba el nombramiento en propiedad, deberá comprobar ante quien lo hizo, que reúne los requisitos exigidos para el cargo, para los fines de la confirmación. Sin esta no podrá tomar posesión, ni ejercer el cargo.
CONTEXTO PREVIO
IMPEDIMENTOS
POR CONDICIONES PERSONALES
EDAD
No podrán ser designados Notarios en propiedad quienes se hallen en condiciones de retiro forzoso, sea en el Notariado, sea en la Administración Pública, sea en la de Justicia o en el Ministerio Público, y quienes estén devengando pensión de jubilación.
PARENTALES
CASO CÍRCULOS
No podrán ser designados para un mismo Círculo Notarial personas que sean entre sí cónyuges o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil.
Cónyuges entre si
CASO FUNCIONARIOS
En ninguna designación de Notario podrá postularse o designarse a persona que sea cónyuge o pariente dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, de alguno de los funcionarios que intervienen en la postulación o nombramiento, o de los que hayan participado en la elección o nombramiento de ellos.
1 grado civil
2 grado afinidad
4 grado consanguinidad
MORALES
Las personas respecto de las cuales exista la convicción moral de que no observan una vida pública o privada compatible con la dignidad del cargo.
FISICAS
Los sordos, los mudos, los ciegos y quienes padezcan cualquier afección física o mental que comprometa la capacidad necesaria para el debido desempeño del cargo.
NOTA: Las expresiones "Los sordos, los mudos", fueron declarados inexequibles (Sent. C-076/06).
AFECCIÓN
MENTAL
FISICA
CIEGOS
POR ANTECEDENTES
DISCIPLINARIOS
Cargos Públicos
Quienes como funcionarios o empleados de la Rama Jurisdiccional o del Ministerio Público, y por falta disciplinaria, hayan sido destituidos, o suspendidos por segunda vez por falta grave, o sancionados tres veces, cualesquiera que hayan sido las faltas o las sanciones.
Otros
Quienes hayan sido destituidos de cualquier cargo público por faltas graves.
Rama Jurisdiccional y Ministerio Público
Por FALTA DISCIPLINARIA
Hayan sido sancionados tres veces
cualesquiera que hayan sido
Las sanciones
Las faltas
Hayan sido suspendidos
Por falta grave
Por segunda vez
Hayan sido destituidos
Profesión de Abogado
Quienes se encuentren suspendidos en el ejercicio de la profesión de abogado, o hayan sido suspendidos por faltas graves contra la ética, o hayan sido excluidos de aquella.
Exclusión
Suspensión
JUDICIALES
Condenados por DELITO INTENCIONAL
Excepcion
Concesión de condena condicional
Penas
De relegación a colonia
De prisión
De presidio
Detención Preventiva y Llamados a Juicio
Llamados a Juicio
Mientras se define su responsabilidad por providencia firme.
Detención Preventiva
Aunque gocen del beneficio de excarcelación
Civil
Interdicción Judicial
REQUISITOS
Para ser Notario, a cualquier título, se requiere ser nacional colombiano, ciudadano en ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de treinta años de edad.
D.960/1970 (132)
Tener más de 30 años de edad
Persona de excelente reputación
Ciudadano en ejercicio
Ser nacional colombiano
DE LOS CÍRCULOS DE NOTARIA
CREACIÓN Y SUPRESIÓN DE NOTARIAS Y CIRCULOS
SUPRESIÓN
Si el promedio anual de escrituras otorgadas en los cinco años anteriores en un Círculo de Notaría resultare inferior a tres mil por cada Notario, en los de primera categoría o de dos mil por cada Notario, en los de segunda y tercera, podrán suprimirse oficinas sobrantes según el orden numérico y mediante Decreto del Gobierno Nacional.
CREACIÓN
DE CIRCULOS
REGLA DE CATEGORIZACIÓN
OBTENCIÓN DEL PROMEDIO
El promedio anual de escrituras se obtendrá en el primer semestre del último año de cada periodo y dentro del mismo término se declarará el número de Notarios que aumentan o disminuyen en cada Círculo, para el periodo siguiente.
D.960/1970 (131)
CAMBIO DE CATEGORÍA
Cuando por modificación de las condiciones previstas, según censo legalmente aprobado, un Círculo de Notaría deba considerarse dentro de una categoría distinta, el Gobierno Nacional hará la declaración con fundamento en los cambios operados y se tendrá en cuenta la nueva categoría - inferior o superior - en el periodo subsiguiente para los efectos legales pertinentes.
D.960/1970 (130)
REGLA DE AGRUPACIÓN
No podrán agruparse en un mismo Círculo de Notaría Municipios que pertenezcan a distintos Departamentos. Cuando se constituya un nuevo Municipio, el Gobierno dispondrá a qué Círculo de Notaría habrá de pertenecer y a falta de declaración al respecto continuará adscrito a aquel a que pertenecía el Municipio de donde se desprendió, y si se formare de varios, al que pertenecía la cabecera.
D.960/1970 (128).
Nuevo Municipio
Sin Declaración Gubernamental de Pertenencia
Se forma de varios
...y si se formare de varios, al que pertenecía la cabecera.
Se deprende de uno
...a falta de declaración al respecto continuará adscrito a aquel a que pertenecía el Municipio de donde se desprendió...
Con Declaración Gubernamental de Pertenencia
Cuando se constituya un nuevo Municipio, el Gobierno dispondrá a qué Círculo de Notaría habrá de pertenecer
Regla General
No podrán agruparse en un mismo Círculo de Notaría Municipios que pertenezcan a distintos Departamentos.
Para la creación de un nuevo Círculo de Notaría se requiere que el Municipio o Municipios que han de formarlo tengan en conjunto no menos de 30.000 habitantes y que el Círculo o Círculos de los cuales se segregan queden por lo menos con igual población. Además, se consultarán las necesidades del servicio, las facilidades de las comunicaciones y otras circunstancias que puedan tener influencia determinante.
D.960/1970 (127)
ASPECTO CUALITATIVO
Otras Circunstancias
Facilidades de las Comunicaciones
Necesidades del Servicio
ASPECTO CUANTITATIVO
30.000 Hab.
Círculo Resultante
Círculo Establecido
DE NOTARÍAS EN UN MISMO CÍRCULO
NOMBRAMIENTO
Cuando hubiere lugar al aumento del número de Notarios de un Círculo de Notaría, el Gobierno hará la declaración para que se proceda a hacer los nombramientos requeridos por el sistema establecido en el presente estatuto.
D.960/1970 (125)
LIMITACIÓN
LIMITACIÓN EN LA CREACIÓN.
Cuando en un determinado Círculo haya tres o más Notarías, no podrá crearse para cada periodo, en desarrollo de lo dispuesto en el artículo 123 precedente, un número que exceda el cincuenta por ciento de las existentes. En los sucesivos periodos se procederá de igual manera hasta completar el número total que deba crearse de acuerdo con el artículo citado.
D.960/1970 (124)
REGLA DE CREACIÓN
El promedio anual de escrituras otorgadas en los últimos cinco años en cada Círculo de Notaría determinará el número de Notarios que deban prestar en él sus servicios durante el periodo siguiente. Cuando el promedio dicho sea superior a tres mil escrituras por cada Notario, podrá crearse uno más por cada tres mil escrituras o fracción de exceso, si el Círculo fuese de primera categoría y de dos mil o fracción, si el Círculo fuese de segunda o tercera categoría.
D.960/1970 (123)
CATEGORÍAS 2/3
...si el Círculo fuese de primera categoría y de dos mil o fracción, si el Círculo fuese de segunda o tercera categoría.
CATEGORÍA 1
Cuando el promedio dicho sea superior a tres mil escrituras por cada Notario, podrá crearse uno más por cada tres mil escrituras o fracción de exceso...
NOCIÓN Y NUMERACIÓN
NUMERACIÓN
En cada Círculo de Notaría podrá haber más de un Notario y en este caso los varios que existan se distinguirán por orden numérico.
D. 960/1970 (122).
NOCIÓN
Para la prestación del servicio notarial el territorio de la República se dividirá en Círculos de Notaría que corresponderán al territorio de uno o más Municipios del mismo Departamento, uno de los cuales será su cabecera y la sede del Notario.
D.960/1970 (121).
ASPECTO CONCEPTUAL
EL DERECHO NOTARIAL (PRINCIPIOS)
PRINCIPIO DEL ACTO FORMAL
PRINCIPIO DE LEGALIDAD
PRINCIPIO DE LA COMUNICACIÓN DEL IIPP
PRINCIPIO DE LITERALIDAD
PRINCIPIO DE MATRICIDAD
PRINCIPIO DE INMEDIACIÓN
PRINCIPIO DE LA FORMA
PRINCIPIO DE ROGACIÓN
LA FUNCIÓN NOTARIAL
INCOMPATIBILIDADES DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
TERRITORIALIDAD DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
NATURALEZA JURÍDICA DE LA FUNCIÓN NOTARIAL
ASPECTO HISTÓRICO
SUBSISTEMA DE TIERRAS
SUBSISTEMA REGISTRAL
SUBSISTEMA NOTARIAL
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO
FUNCIONES
ESTRUCTURA
CLASIFICACIÓN
EVOLUCIÓN HISTÓRICA
REGISTRO
NOTARIADO
SISTEMA GENERAL DE NOTARIADO Y REGISTRO
Macrosistema
Ministerio de Justicia
Componentes del Sistema
Subsistemas
Subsistema Registral
Subsistema Notarial
Caracteristicas Fundamentales
Función del Sistema
Fe Pública
Regulación y Protección
Penal
Constitucional
Funciones
Seguridad Ciudadana
Convivencia Pacífica
Clasificación
Según el Ámbito
Fe Privada
Según el Fundamento
A Posteriori
A Priori
Fundamentación
Noción
Controlador del Sistema
Superintendencia de Notariado y Registro
