Los reglamentos de archivo establecen lineamientos para la gestión de documentos en entidades. La microfilmación es una técnica que captura documentos en imágenes de alta resolución.
Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.
Reglamento de archivo
Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
Tabla de retención documental
Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Valor permanente o primario
Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.
Subserie
Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Signatura topográfica
Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.
Registro de comunicaciones oficiales
Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.
Radicación de comunicaciones oficiales
Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley.
Unidad documental
Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
Unidad de conservación
Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Transferencia documental
Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.
Principio de procedencia
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Principio de orden original
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Serie documental
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.
Sección
En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos
Tipo documental
Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
Testigo
Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas.
Ordenación documental
Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación.
Microfilmación
Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución.
Reprografía
Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel.
Folio
Hoja.
Legislación archivística
Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país.
Inventario documental
Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Documento electrónico de archivo
Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos.
Documento de archivo
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Foliar
Acción de numerar hojas
Gestión documental
Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Fondo documental
Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Documento de apoyo
Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Estantería
Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación.
Eliminación documental
Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.
Archivo de gestión
Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
TERMINOS DE ARCHIVO
Carpeta
Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación.
Digitar
Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.
Documento
Copia autenticada
Reproducción de un documento, expedida y autorizada por el funcionario competente y que tendrá el mismo valor probatorio del original.
Fondo acumulado
Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio utilizado.
Documento misional
Documento producido o recibido por una institución en razón de su objeto social.
Fechas extremas
Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados como antecedente o prueba.
Folio vuelto
Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
Copia
Reproducción exacta de un documento.
Archivística
Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos de los archivos
Documento facilitativo
Documento producido en cumplimiento de funciones idénticas o comunes en todas las entidades.
Archivista
Profesional del nivel superior, graduado en archivística.
Depuración
Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.
Deterioro
Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Comité de Archivos
Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Folio recto
Primera cara de un folio, la que se numera.
Archivo
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Digitalización
Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
Clasificación documental
Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).
Archivo central
Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Depósito de archivo
Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Ciclo vital del documento
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Cuadro de clasificación
Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
Archivo histórico
Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.
Archivo General de la Nación
Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.
Conservación de documentos
Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo
Comunicaciones oficiales
Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad
Acervo documental
Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor sustantivo, histórico o cultural
Acceso a los documentos de archivo
Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley
Archivo electrónico
Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos
