TEMA 5:TRATAMIENTO, CLASIFICACIÓN Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL
10.LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN
DE DATOS
ADAPTACIÓN DE LA ACT A LA LOPD
1. Análisis de la información
2. Localizar ficheros
3. Clasificación y análisis
4. Establecimiento del nivel de seguridad
5. Confección de seguridad
6. Implantación de manual
7. Inscripción AEPD
8. Auditoría de m. de seguridad
-ATIENDE PETICIONES
- RELACIÓN CON LAS EMPRESAS
-ELABORACIÓN DE LEGISLACIÓN
-AEPD
9. SEGURIDAD Y CONFIDENCIALIDAD
DE LA INFORMACIÓN
Aplicación de ley de protección de datos
Aspectos relativos a la protección de datos
Notificar a la AEPD
Redactar documentos
Informar a los titulares
Guarda del secreto y confidencialidad
Firmar contratos
Documentos escritos
-Datos identificativos
-Datos relativos
-Datos r. policiales
Datos almacenados
-Copias de seguridad
-Accesos restringidos
-Caso del correo
Medidas de protección
-Procedimiento claro y sencillo
-El plan de actuación
-Responsable de seguridad
-Mecanismo
-Secreto y confidencialidad
8. TRATAMIENTO TELEMÁTICO DE
LA DOCUMENTACÓN
TRANSMISIÓN:
PORTAFIRMAS ELECTRÓNICO
CERTIFICADO DIGITAL
Administraciones públicas
Servicios online
Oficina virtual de Correos
-Corre digital
-Franqueo electrónico
-Identificación de certificados
-Telegramas
-Tu sello
7. TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA
EMPRESARIAL
Paquetería o envíos
Compañías privadas
Correos
ETAPAS SALIDA
1. Preparación
2. Recogida
3. Registro
4. Envío
ETAPAS ENTRADA
2.Clasificación
3.Registro
4.Distribución
-Firmar albarán)
-Abrir correo ordinario
-Fecha en borde superior
-Revisar dirección
-Comprobar documentación
De entrada
De salida
Comunicaciones interiores
6. CONSULTA Y CONSERVACIÓN
DE LA DOCUMENTACIÓN
Conservación y uso de
documentos escritos
Gestión de datos en soporte informático
Consulta
Espacio físico
Motores de búsqueda
Purga y destrucción de documentos
Principio de las tres erres
RECICLAR
REUTILIZAR
REDUCIR
NORMAS:
-Dejar constancia de registro
-Dar salida a los expediente
-Devolver el archivo lo antes posible
5. RECEPCIÓN Y ARCHIVO DE
DOCUMENTACIÓN DIGITAL
Archivo en soporte informático
Labor de documentos
Soporte informático
ordenar, clasificar y conservar
Equipamiento informático
para el archivo
Memorias USB y tarjetas
de memoria
Disco duro flexible
Almacenamiento en la nube
Disco duro interno del equipo
informático
CD, CD-RW, y Blu-Ray
4. RECEPCIÓN Y ARCHVIO DE
DOCUMENTACIÓN EN PAPEL
Recomendaciones para archivar
documentos escritos
Prearchivar la documentación
Proceder al archivo definitivo
Realizar copias de seguridad
Referenciar documentos guardados
Confirmar documentos
Determinar el valor presente y futuro
Material de archivo en soporte
Estanterías
Armario de seguridad
Cajas de archvio
Carpetas simples
Archivadores A-Z
Carpetas colgantes
3. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN DE
DOCUMENTACIÓN
SISTEMA TEMÁTCO
Rapidez en la flexibilidad para intercambiar
argumentos
SISTEMA GEOGRÁFICO
Sistema radica en su flexibilidad
SISTEMA CRONOLÓGICO
Sencillez y rapidez de localización
MIXTOS: Sistema alfanumérico
-Combina varios sistemas de ordenación
-Combina el alfabético y numérico
-Ordenatriz
El sistema numérico
-A partir del número natural determinada
-Ascendente o descendente
El sistema alfabético
Documentación ordenada de la A-Z
o descendente de la Z-A
REQUISITOS
-Ser fácil de entender
-Ser resolutivo
-Ser sencillo de aplicar
-Ser flexible
2. TIPOS DE ARCHIVO EMPR4ESARIALES
FUNCIÓN DE LA LOCALIZACIÓN
Archivo de gestión mixta
Se basa en l convivencia de archivos y semiactivos
Archivo de gestión descentralizada
Cada departamento tiene su propio archivo
Archivo de gestión centralizada
Guarda toda la documentación en el
mismo lugar
FUNCIÓN DE LA FRECUENCIA
Archivo inactivo
Archivo histórico o definido
Archivo semiactivo
Archivo central
Archivo activo
Archivo de oficina o gestión
FUNCIÓN DE LOS ARCHIVOS
Archivo informático
-Generalizada en el ámbito empresarial
-Mínimo de uso de papel
-Ventajas (facilidad en búsqueda de datos)
-Costes de mantenimientos menores
Archivo convencional
-En soporte papel
-Lo encontramos en todas las empresas
-Inconvenientes (excesivo de espacio personal)
-Volumen de archivos aumenta
1. FINALIDAD Y FUNCIONES
NATURALEZA Y
FINALIDAD
Necesario
Establecer procedimiento que regulen cuando
un documento debe archivarse y cuando ha de destruirse
Localizar cualquier documento
de una forma fácil y rápida
Guardar y conservar correctamente
los documentos objeto de archivo
Institución, organismo o departamento
(conserva documentos)
lugar físico
ARCHIVO
Mayor competitividad
Mejores decisiones empresariales
Más eficacia y eficiencia
Mejoras en el rendimiento
Incremento de la productividad
Información de la calidad
