ACUERDO 060 DE 2001
Type in the name of the company you are going to have an interview with.
ARTÍCULO 9
CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
Consiste en mantener la integridad física del soporte y del texto de los documentos de cada entidad a través de la implementación de medidas de preservación y restauración
ARTÍCULO 10
COMUNICACIONES OFICIALES RECIBIDAS
Deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente
ARTÍCULO 11
COMUNICACIONES OFICIALES ENVIADAS
La segunda copia reposará en el consecutivo de la unidad de correspondencia
Tiempo establecido en su tabla de retención documental
La primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento
Teniendo en cuenta los anexos correspondientes
Se elaborarán en original y máximo dos copias
Remitiéndose el original al destinatario
ARTÍCULO 12
COMUNICACIONES OFICIALES VÍA FAX
Las entidades que utilizan para la impresión de los fax, papel químico, deberán reproducir este documento, sobre papel que garantice su permanencia y durabilidad.
Se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental
ARTÍCULO 13
COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO
Las unidades de correspondencia tendrán el control de los mismos, garantizando el seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y enviadas.
Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su utilización y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas
ARTÍCULO 14
IMÁGEN CORPORATIVA
La leyenda de pie de página debe contener:
CORREO ELECTRÓNICO
DIRECCIÓN DE LA PÁGINA
NÚMERO DE FAX INSTITUCIONAL
NÚMERO DEL CONMUTADOR
DIRECCIÓN
Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto.
ARTÍCULO 15
HORARIOS DE ATENCIÓN AL PÚBLICO
Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.
DEFINICIÓN
Se establecen pautas para la administración en las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas
ARTÍCULO 8
CONTROL DE COMUNICACIONES OFICIALES
Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos
ARTÍCULO 7
COMUNICACIONES INTERNAS
Se utilizan los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.
Las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas
ARTÍCULO 6
Do you fully understand what this position implies?
After you've made some research on the company, read the job description thoroughly, and try to fully understand what your responsibilities will be.
NUMERACIÓN DE ACTOS ADMINISTRATIVOS
What will be your main tasks?
Type them in.
Debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad
Se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números
ARTÍCUL0 5
PROCEDIMIENTOS PARA LA RADICACIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES
Why will/did you leave your existing/last job?
Velarán por la transparencia de la actuación administrativa
Razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos
ARTÍCULO 4
How ambitious are you?
FIRMAS RESPONSABLES
What are your short-term goals ?
Type them in.
Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación
Z
UNIDADES DE CORRESPONDENCIA
What are your hobbies?
What do you like to do in your free time? What was the last film you saw or the last book you read? Think of the activities that relax you the most. Fill in several hobbies.
Los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental
La unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura
ARTÍCULO 2
Are you qualified for this position?
Interviewers will want to know whether or not you are able to do the job.
Answer the questions from this section and see if you are the right person for this position.
Para los efectos del presente Acuerdo, se definen los siguientes conceptos así:
What strengths qualify you for this job?
Example:
ambitiousgood communicatorfocuseddeterminedadaptablecuriousoptimisthard workerhonestpoliteco-operativeself motivatedenthusiasticgood leaderstrategic thinkerquick learnerflexiblegood problem solver
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listado de series y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa
SERIE DOCUMENTAL
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES
Es el procedimiento por medio del cual, las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia
RADICACIÓN DE DOCUMENTOS OFICIALES
Es el procedimiento por medio del cual, las entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas
DOCUMENTO PÚBLICO
Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
DODUMENTO ORIGINAL
Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO
Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital
CORRESPONENCIA
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario.
COMUNICACIONES OFICIALES
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad
ARCHIVO ELECTRONICO
Conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor
Why do you think you have this strength?
Give an example.
ARTÍCULO 1
Research the company
You should find and learn as much as you can about the company where you are having an interview.
The interviewer will want to see what you know about them and why you chose the company.
Doing your homework will show that you are really interested.
Cumplir con los programas de gestión documental
What can you do for this company that someone else can't?
Type in several unique traits that will turn you into the perfect candidate for the position.
DISTRIBUCIÓN
CONSULTA DE DOCUMENTOS
CONSERVACIÓN
SEGUIMIENTO
RECEPCIÓN
PRODUCCIÓN
Permitan a las unidades de correspondencia
What do you know about the company?
Type a short description of the company's background.
De las entidades públicas y las privadas
Establecer los lineamientos y procedimientos
Why do you want to work for this company?
Think of what you can do for them, not of what they can do for you.
