av ana giselle santos 6 år siden
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ARTíCULO 27°. De las series documentales simples.
ARTíCULO 28°. Expediente Virtual. Durante la etapa activa se podrán gestionar electrónicamente los documentos de archivo simultáneamente en diferentes sistemas de información
ARTíCULO 29°. De la reserva de documentos. De acuerdo con lo establecido en el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, con los documentos que por mandato de la constitución o de la Ley tengan el carácter de reservado y obren dentro de un expediente, se hará un cuaderno o expediente separado, el cual se conservará integrado al expediente principal.
Artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva.
ARTíCULO 31°. Vigencia y derogatoria. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
En la organización de los archivos públicos NO se podrán utilizar pastas AZ o de argolla, anillados, así como otros sistemas de almacenamiento que afecten la integridad física de los documentos.
ARTíCULO 17°. Creación y conformación de expedientes electrónicos de archivo: Los expedientes electrónicos de archivo se conformarán con la totalidad de los documentos de archivo acumulados en desarrollo de un mismo trámite
ARTíCULO 18°. Foliación electrónica: Además de lo establecido en el artículo 59 de la Ley 1437 del 2011, debe garantizar los siguientes requisitos
ARTíCULO 19°. índice electrónico. Las entidades deberan implementar los siguientes requisitos
ARTíCULO 20°. Identificación y gestión del expediente electrónico.
ARTíCULO 21°. Descripción documental del expediente electrónico. los expedientes electrónicos se deben describir desde su tramitación
ARTíCULO 22°. Conformación de unidades documentales simples. Para los documentos electrónicos que conforman series documentales simples, también aplicará lo establecido en los artículos 3° al 13° del presente Acuerdo.
ARTíCULO 23°. Cierre del expediente electrónico. Las entidades públicas deberán utilizar mecanismos electrónicos seguros, para garantizar la integridad y autenticidad en el cierre de los expedientes, tales como estampados de tiempos, firmas digitales
ARTíCULO 24°. Transferencias secundarias de los expedientes electrónicos. P
ARTíCULO 25°. De la depuración o intervención de expedientes electrónicos. E
ARTíCULO 26°. Preservación a largo plazo del expediente electrónico o digital: establecidas en el artículo 29 del Decreto 2609 de 2012 y demás normas que sobre el particular expida el Archivo General de la Nación.
a) Permitir la identificación de los documentos que conforman un expediente. b) Permitir el orden dentro del expediente electrónico. e) permitir la recuperación de sus documentos d) Garantizar la preservación a largo plazo de los datos
a) Debe garantizar el respeto del principio de orden original. b) Debe permitir la identificación inequívoca de cada documento del expediente. e) Debe permitir asociar los documentos al expediente al cual pertenecen. d) Debe permitir diferenciar las copias de un mismo documento electrónico, debe tener su propio foliado electrónico. e) Se debe garantizar la preservación a largo plazo de los datos
se dividen en trece articulos
ARTíCULO 14°. De la intervención de expedientes cerrados o transferidos. Los expedientes cerrados o transferidos desde las oficinas o entidades que los gestionaron, tanto a archivos institucionales como a otras entidades, no podrán someterse a ningún tipo de intervención archivística en su ordenación
ARTíCULO 15°. De la depuración de expedientes cerrados. La depuración o retiro de documentos de un expediente cerrado cuyo archivo este en proceso de organización de acuerdo con lo señalado en los artículos 12° y 13° del presente Acuerdo, deberá ser autorizada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo o el Comité Interno de Archivo
ARTíCULO 16°. Digitalización de expedientes. Las entidades públicas podrán llevar a cabo procesos de digitalización de los expedientes físicos con fines de consulta o preservación
ARTíCULO 8°. Organización de los expedientes y unidades documentales simples. Las entidades públicas deben organizar expedientes o unidades documentales simples,los cuales a su vez se agruparán en series o subseries documentales dentro de una misma dependencia, de acuerdo con el principio de procedencia.
ARTíCULO 9°. Descripción del expediente. Las entidades públicas deben emplear métodos y sistemas informáticos para la descripción y ubicación física de los expedientes conservados en sus archivos, especificando su localización, de acuerdo con las normas de descripción establecidas por el Archivo General de la Nación
ARTíCULO 10°. Cierre del expediente. El cierre de un expediente se puede llevar a cabo en dos momentos: a. Cierre administrativo: Una vez finalizadas las actuaciones y resuelto el trámite o procedimiento administrativo que le dio origen. b. Cierre definitivo: Una vez superada la vigencia de las actuaciones y cumplido el tiempo de prescripción de acciones administrativas, fiscales o legales. Durante esta fase se pueden agregar nuevos documentos.
ARTíCULO 11°. Transferencias primarias y secundarias. Las transferencias documentales se deben realizar mediante la aplicación de las tablas de retención documental y la elaboración de inventarios documentales
ARTíCULO 12°. Organización de documentos al interior de los expedientes y unidades documentales simples. Los documentos que conforman un expediente se deben organizar siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, de acuerdo con el procedimiento
ARTíCULO 13°. Del respeto del principio de orden original. busca mantener la integridad del expediente durante todo su ciclo de vida, asegurando no solo que éste reúna la totalidad de los documentos gestionados durante la etapa activa de tramitación, sino que refleje fielmente la secuencia y orden como fueron tramitados los documentos y el expediente mismo; y debe aplicarse a todos los expedientes de una entidad.
Articulo 4 Obligatoriedad de la conformacion de los expedientes y unidades documentales simples : Todas las entidades públicas están obligadas a crear y conformar expedientes de archivo con la totalidad de los documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo trámite o procedimiento
ARTíCULO 5°. Creación y conformación de expedientes. Los expedientes deben crearse a partir de los cuadros de clasificación documental adoptados por cada entidad y las tablas de retención documental, desde el primer momento en que se inicia un trámite,
ARTíCULO 6°. Identificación expediente. Las personas responsables de gestionar los trámites o actuaciones en una determinada dependencia u oficina, deben identificar los expedientes de acuerdo con los elementos propios del sistema de descripción adoptado por la enidad
ARTíCULO 7°. Gestión del expediente. La gestión es la administración interna del expediente durante su etapa activa y se refiere a las acciones y operaciones que se realizan durante el desarrollo de un trámite
Articulo 3 Definiciones
Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades Expediente: Conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante procesos de digitalización Unidad documental: Unidad archivística constituida por documentos del mismo tipo formando unidades simples o por documentos de diferentes tipos formando un expediente (unidad documental compleja).
articulo 2 Ambito de Aplicacion
el presente acuerdo aplica a todas las entidades publicas en diferentes niveles como nacional, municipal ,departamental y distrital de las entidades territoriales indígenas, y demás entidades que se creen por ley, así como las entidades privadas que cumplen funciones públicas y demás organismos regulados por la ley 594 de 2000.
Articulo 1 finalidad del expediente
ES LA ESENCIA DE LAS ACTUACIONES DE LA ADMINISTRACION , PUES REUNE DE MANERA ORGANICA LOS DOCUMENTOS QUE SE RECIBEN O PRODUCEN
