MANEJO DE EFECTIVO
Técnicas para controlar internamente el efectivo
El sistema de fondo fijo para caja chica
Hay dos procedimientos adicionales que se deben seguir para tener un control más completo del fondo de caja chica
Descartar los comprobantes de caja chica, una vez que se han usado para el reembolso, de manera que no se puedan usar para un segundo reembolso.
Conteos sorpresivos del fondo, de vez en cuando, por un superior del custodio del fondo de caja chica, para comprobar que se está llevando satisfactoriamente
Uno de los métodos de ejercer un control razonable a través de una operación sencilla y apego general a las reglas de desembolsos con cheques es el sistema de fondo
fijo para los pagos de caja chica.
Sólo se hacen asientos de fondo de caja chica para aumentar o disminuir el importe del fondo.
Esta cuenta se mantiene abierta hasta fin de año, que es cuando se cierra y generalmente se hace figurar en el estado de pérdidas y ganancias entre los gastos y productos diversos.
Cuando sobra, el exceso se abona a la cuenta de sobrantes y faltantes.
El faltante es cuando la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es menor que el fondo fijo esta se carga a la cuenta de sobrantes y faltantes
En este sólo se hacen asientos de fondo de caja chica para aumentar o disminuir el importe del fondo.
Casi todas las compañías tienen necesidad de hacer pequeños pagos de muchas cosas como son: comida de los empleados, servicios de taxis, entre otros.
Muchas veces es impráctico pedir que se paguen con cheque esos pequeños desembolsos, aunque es importante controlarlos.
Transferencia electrónica de fondos
Hace poco tiempo los servicios que dan estas redes de cajeros automáticos se han acomodado a realizar transferencias desde las casas y desde los puntos de ventas de gran concurrencia.
La nueva red ha construido el primer sistema electrónico de transferencia de fondos capaz de procesar los traspasos de grandes volúmenes de fondos a menudo entre computadoras de diferentes bancos
En un cajero automático cliente puede retirar efectivo y hacer depósitos a sus cuentas de cheques y de ahorros, así como transferir fondos de unas cuentas a otras y solicitar saldos.
Las nuevas redes electrónicas de cajeros automáticos son mucho más eficientes que redes de tarjetas de crédito de Visa y MasterCard
Uso de cuentas bancarias
Las cuentas bancarias de fondo fijo o aportado se usan para tener disponible una cantidad determinada de efectivo para fines específicos.
Los depósitos y retiros de todas las demás cuentas bancarias se hacen a través de la cuenta general de cheques.
La cuenta general de cheques es la más importante y con frecuencia es la única en los negocios chicos.
Una compañía puede operar con diversos bancos ubicados en diferentes localidades y de diferentes tipos para alcanzar sus objetivos de control.
Los numerosos centros de cobranza sirven para reducir la cantidad de cuentas en vías de cobro
Que es la diferencia entre el importe de los depósitos de documentos al cobro que arrojan los libros de la compañía y el importe del efectivo cobrado según los registros del banco.
Protección física del efectivo
Se puede contar el efectivo que realmente está en la oficina para comparar su importe con los registros de la empresa
El efectivo depositado en bancos no está disponible para
su conteo, pero se comprueba su saldo por medio de una conciliación bancaria
El problema de proteger; los saldos de caja, se relacionan con el de declarar con exactitud la cantidad de efectivo disponible, tanto en los informes internos como en los estados financieros que se usarán fuera de la compañía
En este al ser muy numerosas las transacciones se pueden cometer errores u omisiones en estos registros, Entonces se revisa periódicamente el saldo del libro mayor
El libro mayor refleja en cada una de las cuentas las operaciones que se produzcan y registren en el libro diario durante el ejercicio económico de forma cronológica, de manera que se pueda saber el saldo que va quedando en cada cuenta por las operaciones registradas
Se debe hacer todo esfuerzo por tener
una cantidad mínima de efectivo en la oficina.
En el fondo de la caja chica, tal vez un poco de dinero para dar cambios y eldinero que entró en el día es todo lo que debe haber en cualquier momento
Manejo y control del efectivo
Este presenta problemas en sus transacciones como:
Suministrar la información necesaria a los directores indicados, acerca del efectivo en caja y las transacciones con efectivo
Establecer los controles necesarios para impedir que funcionarios y empleados de la empresa realicen operaciones no autorizadas
Este presenta problemas especiales como:
Se debe controlar cuidadosamente la cantidad de efectivo de una empresa para que nunca esté disponible en cantidad excesiva ni insuficiente.
El efectivo es fácil de ocultar y transportar y es casi universalmente deseado, por lo tanto se debe contabilizar correctamente para cerciorarse de que no sea usado indebidamente por alguien de la empresa o relacionado a ella.
Son todas aquellas medidas administrativas que permiten consistencia permanente en el tratamiento de todas y cada una de las operaciones que genera el efectivo en Caja y bancos, con el fin de informar la exactitud de sus resultados.
Naturaleza y composición del efectivo
Las cuentas de ahorro, los fondos para caja chica y los fondos para cambio también son consideradas como efectivo
Los instrumentos negociables como los cheques certificados, cheques de caja, cheques personales y giros bancarios también se consideran efectivo
se compone de moneda, divisas y fondos disponibles en depósitos bancarios.
Debe estar disponible de inmediato para el pago de obligaciones actuales y no estar restringido por limitaciones contractuales que limiten su uso en el pago de deudas
Este clasifica como activo circulante
El dinero en efectivo es el más líquido de los activos
Activo
Una de sus características es su liquidez
El activo que se encuentra disponible para convertirlo rápidamente en efectivo es un activo líquido.
Una empresa con liquidez tiene menos riesgos de fracasar que la que carece de ella
Se clasifican en dos tipos
Circulante: Activos que se esperan que sean utilizados en un periodo inferior al año
Fijo: Activos utilizados en el negocio y no adquiridos con fines de venta
Es un recurso con valor económico que una empresa posee con la expectativa de que proporcionara un beneficio futuro.
