DOCUEMNTOS CONTABLES, COMERCILAES Y TITULOS VALORES

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DOCUEMNTOS CONTABLES, COMERCILAES Y TITULOS VALORES

DOCUMENTOS CONTABLES

COMPROBANTE DE CONTABILIDAD

Representa la base en la elaboración de estados financieros, como resultado debe presentar sumas iguales en los débitos y créditos de una transacción comercial.

Valor de la transacción económica.

Descripción de la transacción.

Datos de la persona o empresa a realizar el comprobante, datos del contacto, dirección y correo electrónico.

Registrar: fecha, año, mes y día.

Presentan un consecutivo para vincular con las operaciones comerciales de forma cronológica.

Registro contable.

Cuantía.

Detalle.

Fecha.

NOTAS CONTABLES

También denominada notas internas, utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables. Se utiliza en aquellas operaciones que carecen de un soporte específico.

Utilizado solo por el área de contabilidad.

Se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable.

Registra las amortizaciones en los créditos bancarios como control.

Las firmas responsables.

La imputación contable.

La fecha de elaboración.

Presenta el detalle.

Reconoce la disminución de un activo en la depreciación.

NOTAS DEBITO Y CREDITO

NOTA CREDITO: Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas, es utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías, se elabora con original y copia, para ser conservado en contabilidad y la copia entregada al cliente.

Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas, es utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías, se elabora con original y copia, para ser conservado en contabilidad y la copia entregada al cliente.

Corrige datos, valores iniciales de las facturas.

Utilizado como soporte cuando se anulan facturas.

Devueltos al cliente por inconformidades.

Documento utilizado para reconocer cambios en las facturas,evidencia dineros

Firmas autorizadas.

Descripción o detalle.

NOTA DEBITO: Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones. Por ejemplo: intereses cobrados de forma adicional sobre facturas de compra y venta o notas débito que disminuyen el saldo de la cuenta bancaria de la empresa.

Firmas de personal responsable.

Valor.

Concepto.

Debe contener nombre e identificación.

RECIBOS DE CAJA MENOR

Las empresas necesitan realizar pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna, llamada gastos de caja menor. Allí se establecen los numerales de pago, los montos y la persona responsable del manejo de dicho fondo

Es un fondo utilizado para cubrir gastos mínimos, requeridos en el desarrollo del objeto social de la empresa. Al diligenciar se debe observar:

Se deben registrar contablemente, debitando los gastos autorizados y acreditando la cuenta caja.

Consecutivo.

Soporte de pago anexo.

Valor y concepto.

Pagado al beneficiario.

Registrar ciudad y fecha..

CONSIGNACIONES BANCARIAS

Cada vez que se consigna efectivo en las entidades financieras de la empresa, el banco expide un soporte denominado comprobante de consignación, el cual sirve para registrar el hecho económico en la contabilidad. La contabilización se realiza debitando la cuenta de ahorro o cuenta corriente y acreditando la cuenta Efectivo (caja), para disminuir el valor del saldo de esta.

El soporte debe contener el registro emitido por la máquina registradora del banco, el sello y la firma de la persona autorizada en el banco. El documento contiene los siguientes elementos:

Nombre de quien consigna y un número telefónico.

Valor a consignar en números o letras.

Número de la cuenta bancaria.

Ciudad y fecha.

EXTRACTOS BANCARIOS

Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes. Se registran pagos de cheques, transferencias, notas bancarias, gravámenes financieros. Es el documento base para realizar la conciliación bancaria y el control del efectivo.

Posibilita la elaboración de la conciliación bancaria, bajo los métodos comúnmente utilizados. Los componentes de los extractos bancarios son:

Cargos y abonos.

Saldo final.

Avances.

Intereses.

Saldos iniciales.

COMPROBANTE DE PAGO CON TARJE TA DE CREDITO

Un comprobante de pago es un documento que sirve como evidencia de una transacción financiera entre dos partes.

NOMINA

Es un soporte contable en el cual la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores de la empresa de forma mensual, quincenal, cada diez días o, como se haya pactado el pago de sueldos.

Presenta nombre de la empresa, NIT de la empresa, dirección y periodo de pago.

Columna de horas extra y comisiones.

En las columnas se encuentra el devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados.

Presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad.

RECIBO DE TRASNFERENCIA PARA FONDOS Y PAGO INTERBANCARIO

SUS CARACTERIZTICAS SON: * Presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias. * Una cuenta de destino, al banco que transfiriere recursos. * Valor a transferir. * Fecha, que se genera automáticamente. * Por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar en contabilidad, este documento se genera de forma automática. SE DILIGENCIA CON: * Nombre o razón social. * Dirección. * Ciudad y teléfono. * Datos de la cuenta bancaria, banco, cuenta, número de * * cuenta, tipo de cuenta. * Titular de la cuenta. * Autorizaciones y firmas.

DECLARACIONES DE IMPUESTOS

Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes gravados, es obligación de las empresas descontar valores cuantificables, acorde con la base gravable y tarifas aplicadas, descontadas y trasferidas a la administración de impuestos y aduanas nacionales DIAN, en las fechas establecidas en el calendario tributario actualizado de cada año fiscal.

Es un medio de confrontación de los pagos efectuados al gobierno nacional, distrital o municipal por concepto de tributos. Son ejemplos de soportes los pagos por concepto de las declaraciones de: * Impuesto al Valor Agregado (IVA). * Retención en la Fuente. * Impuesto de Renta y Complementario. * Impuesto de Industria y Comercio.

PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION Y APORTES

Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación, se realiza por intermedio de un tercero y se trasfiere a las diferentes empresas de seguridad social, es un documento que brinda la información a empleados y entidades que vigilan el pago de seguridad social.

Registra las diferentes novedades por conceptos de variaciones transitorias en los salarios de los empleados como: comisiones, sueldos, incapacidades, las cuales modifican la base para calcular las deducciones en la nómina de las empresas.

COMPROBANTE DE VENTA DE TARJETA DE CREDITO

Es un medio de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando un datafono para recibir pagos. Es una forma segura para no manejar efectivo, el banco o entidad financiera cobra a la empresa una comisión por el uso de este medio electrónico. Cuando se realiza la transacción se debe guardar copia de la transacción y anexar a la venta, como soporte.

Debe definir la ciudad y el nombre del establecimiento comercial, fecha y plazos de pagos, es decir el número de cuotas para ser pagadas por él cuenta habiente, si es tarjeta de crédito. Si es cuenta de ahorro, la transacción descuenta de forma automática y por medio de correo electrónico se notifica al cliente, comúnmente el reporte es enviado al dispositivo móvil del cliente por parte de la entidad financiera.

COMPROBANTE DE INGRESO

Este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos. Se realizan con dos copias, una que es entregada al cliente, respaldando el efectivo recibido y una copia para respaldar el valor del comprobante y generar el respectivo devengo contable, representa abonos a las ventas a plazos.

* Nombre de la empresa, número de identificación tributaria NIT. * Número consecutivo. * Dirección y datos generales de la empresa. * Ciudad y fecha donde se realiza la transacción. * El concepto por el cual se recibe el efectivo. * El valor en números y letras recibidos. * El número de cheque y el banco de origen del título valor. * Debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa * El registro contable con la afectación a las cuentas respectivas. * Firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó.

COMPROBANTE DE EGRESO

Comúnmente se conoce como orden pago, soporte que respalda los desembolsos de efectivo, por norma de control interno realizados mediante cheques. Los comprobantes de egreso se elaboran por duplicados, para anexar a la cuenta que respalda la entrega del título valor, que es el cheque con que se efectúa el pago.

sus caracteristicas son: Deben registrarse de forma ordenada y debe expresar de forma clara la transacción registrada, donde relacione: * Número del comprobante, ciudad origen. * Fecha. * El valor en números y letras. * El registro contable, el número de cheque. * Datos del beneficiario como: identificación, firma y fecha en que se recibe. * Las firmas de elaboración, aprobado por, contabilizado por.

DOCUMENTOS EQUIVALENTE

Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero se debe tener como soporte.

requisitos de documento equivalente: Son todos aquellos inmersos en la resolución de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN 000042 del 2020 en el artículo 13. * Estar denominado expresamente como sistema P.O.S. * Debe presentar Número de Identificación Tributaria (NIT). * Debe llevar un número consecutivo. * Especificaciones de la transacción como: cantidad, unidad de medida,identificación de bienes y servicios, indicar la calidad de agente retenedor del impuesto sobre las ventas y demás.

*

FACTURA ELECTRONICA

es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tienen lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto, en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación. La expedición de la factura electrónica comprende la generación por el obligado a facturar y su entrega al adquirente.

FACUTURA CAMBIARIA DE COMPRA Y VENTA

Factura cambiaria de compraventa es un título-valor que el vendedor podrá librar y entregar o remitir al comprador. No podrá librarse factura cambiaria que no corresponda a una venta efectiva de mercaderías entregadas real y material- mente al comprador.

Es un documentos con: * Estar denominada expresamente como factura de venta. * Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio. * *Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado. * Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. * Fecha de su expedición. * Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. * Valor total de la operación. * El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. * Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. * -Declarado Inexequible Corte Constitucional-

TITULOS VALORES

PÀGARE

Es una promesa de pago, es un documento crediticio que respalda una unidad económica en una fecha determinada y, con un interés adicional.

El pagaré debe contener, además de los requisitos que establece el Artículo 621, los siguientes:

La forma de vencimiento.

La indicación de ser pagadero a la orden o al portador, y

El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago;

La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero;

CHEQUE

Un título valor de carácter crediticio respalda unidades monetarias, mediante el uso de una entidad financiera. Características (Secretaría del Senado, 2020. Art.712): El cheque sólo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco. El título que en forma de cheque se expida en contravención a este artículo no producirá efectos de título-valor.

Dentro de cuatro meses, si fueren expedidos en algún país latinoamericano para ser pagados fuera de América Latina

Dentro de tres meses, si fueren expedidos en un país latinoamericano y pagaderos en algún otro país de América Latina y

Dentro de un mes, si fueren pagaderos en el mismo país de su expedición, pero en lugar distinto al de ésta;

Dentro de los quince días a partir de su fecha, si fueren pagaderos en el mismo lugar de su expedición;

LETRA DE CAMBIO

Es un documento de carácter crediticio, con la representación de las figuras como son: girador y librador que pactan un valor, para ser entregado en una fecha determinada.

La firma de quién lo crea.

La mención del derecho que en el título se incorpora

DOCUMENTOS NO CONTABLES

REMISION

Es el documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.

Transportador.

Número de pedido.

PEDIDO

Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto.

Firmas

Observaciones

Cantidad.

Descripción del producto.

Precio unitario del producto que se va a comprar.

COTIZACION

Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio. Su objetivo es brindar información al cliente, con el fin de tomar la decisión de compra.

Nombre del asesor.

Nombre de la persona que solicita la cotización.

Tiempo de validez de la cotización.

Forma de pago.

Fecha de entrega.

Referencias del producto.

Descripción del producto o servicio.

Precio del producto o servicio.

Membrete: logo, nombre de la empresa.