DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

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DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

Oficina Productora

Envío

Medio de envío (Fax, Mensajero, Correo)

Servicios de correo

Otros

Apartado / Franqueadoras / Franquicia postal

Especiales

Certificado / Asegurado/ Entrega inmediata

Determinar si es Local, Nacional, Internacional

Identificar el carácter de urgencia de llegada a su destino

Separación

se realiza la separación de las piezas de salida para realizar su despacho

Original más anexos (Destinatario)

Primera copia mas anexos (Oficina que genera el documento)

Segunda copia (consecutivo de correspondencia)

Copias adicionales mas anexos (Personas interesadas)

Registro

Anotación de los datos más significativos en un formato para su control y trámite

Cuando es una respuesta, se anota el código y fecha de radicación del antecedente

Numeración y fechado

La fecha va después de la ciudad de origen de la comunicación

Deben estamparse en el documento original, copias y sobre

Pueden escribirse con fechador, con máquina o computador

Si se presentan errores, se deben dejar por escrito

Asignar un número a cada comunicación, llevando el orden de salida

Sigue el número consecutivo de la comunicación

Primero va el número de la dependencia productora

Veriifcación

Revisión de las comunicaciones

Cantidad de copias

Anexos

Relación entre antecedente y respuesta

Firmas autorizadas

Requisitos de presentación

Normas jurídicas y técnicas

Traslado

Unidad de correspondecia

Distribuye el mensajero ó patinador

Firma

Persona responsable del contenido del documento

Art 4 Acuerdo 060- Cargo de los funcionarios

Elaboración

LINEAMIENTOS

Cantidad

Copias adicionales

Copias Reglamentarias

Modelo y estilo

Presentación física del documento

Crean la imagen institucional

Soporte

Art 9 Acuerdo 060/2001

Se define el tratamiento y destino del documento

En Colombia NTC

Comunicaciones escritas

Informe Admtvo NTC 3588

Acta Admtva NTC 3394

Circular NTC 3234

Memorando NTC 3397

Carta NTC 3393