Acuerdo 042 de 2002
Articulo 6
Préstamo de documentos para trámites internos.
En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo
la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo,
Articulo 5
Consulta de documentos.
deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte
Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas.
Articulo 4
Criterios para la organización de archivos de gestión.
Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en
TRD
Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.
Serie
Secciòn
Subsecciòn
Fondo
Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries
Subserie
La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes
los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.
La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar.
Subseries
Series
La organización de los archivos de gestión debe basarse en
Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.
Articulo 3
Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.
Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada
Velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión
Articulo 2
Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con
Tablas de Retención Documental
Articulo 1
Objeto
Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión
Las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa.
