ACUERDO N° 005
(15 MAR 2013)
CAPÍTULO VI
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 26: Vigencia y derogatoria.
Artículo 25: Integración del Sistema Nacional de Archivos a otros sistemas.
Artículo 24. Responsabilidad de otras entidades públicas en el desarrollo de las normas
sobre la gestión de documentos.
Artículo 23: Obligatoriedad de la descripción documental en el desarrollo de contratos
de organización, custodia o administración documental.
CAPÍTULO V
SISTEMAS AUTOMATIZADOS DE DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Artículo 22: Transferencia de información.
Artículo 21: Compatibilidad e interoperabilidad.
Artículo 20: Utilización de medios tecnológicos en la descripción archivística.
CAPÍTULO IV
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Artículo 19: Pasos para el desarrollo de un proyecto de descripción documental.
Artículo 18: Pautas generales para la descripción documental.
Artículo 17: Inventario de documentos transferidos a los archivos generales o archivos
históricos institucionales.
Artículo 16: Acceso, consulta y visualización de los fondos documentales.
Artículo 15: Descripción documental de actos administrativos, contratos, y otras series
documentales y expedientes compuestos.
Artículo 14:Consulta en línea de los instrumentos de descripción documental.
Artículo 13: Archivos históricos en poder de entidades privadas.
Artículo 12: Descripción colectiva de los fondos.
Artículo 11: Obligatoriedad de la descripción documental.
CAPÍTULO III
ORDENACIÓN DOCUMENTAL
Artículo 10: Principios de la ordenación documental en las entidades del estado.
Artículo 9: Ordenación documental.
CAPITULO II
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Artículo 8: Clasificación documental en el archivo general territorial y en archivo histórico.
Paragrafo 3:
Los archivos históricos conservados por documentos públicos que estén administrados por academias, centros de historia y entidades académicas o científicas privadas, solo podrán incrementar sus fondos documentales mediante la recepción de documentos donados por particulares, la compra de archivos a entidades de derecho privado, de familias o de personas naturales, los cuales de todas formas mantienen su carácter de patrimonio documental del país.
Parágrafo 2:
Las entidades del estado, deben transferir sus archivos de laor histórico al AGN o AGT, de acuerdo con su jurisdicción; en ningún caso se pueda enajenar, donar, destruir documentos de valor histórico o entregar dichos acervos en comodato o custodia a empresas de servicios archivísticos o terceros.
Parágrafo 1:
Los archivos generales territoriales y los archivos históricos institucionales están compuestos por los fondos documentales provenientes de los archivos centrales de las entidades vinculadas en el correspondiente nivel territorial, así como los fondos documentales de valor histórico entregados en custodia o donación por particulares.
Es el ciclo vital de los documentos que deben conformar archivos históricos institucionales en los municipios distritos y departamentos que conforman el archivo general territorial.
Artículo 7: Clasificación documental en el archivo central.
La clasificación documental institucional, debe responder al cuadro de clasificación documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánico-funcional de la entidad, reflejada en las distintas agrupaciones documentales y niveles a los que hacen referencia el articulo 5 del presente acuerdo, en virtud del principio de procedencia.
Todas las entidades del Estado están en la obligación de conformar un archivo central institucional, responsable de recibir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la calidad.
Artículo 6. Clasificación documental en los archivos de gestión.
Es el cuadro de clasificación documental con tipos documentales producidos en el desarrollo de gestión administrativa en expedientes de series y subseries de principios de orden original.
Artículo 5: Clasificación documental.
Las entidades de Estado deben desarrollar procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: Fondo, subfondo, sección, subsección. serie, subserie, unidad documental compuesta, unidad documental simple.
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
Artículo 4: Obligatoriedad de la organización de los archivos.
Las entidades del estado están obligadas a crear e informar clasificar ordenar conservar describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos con principios de procedencia orden original y el ciclo vital de los documentos
Artículo 3: Organización de documentos de archivo.
Establecido por la ley 594 de 2000 y el decreto 2578 de 2012 la cual esta obligada a velar por la adecuación de las TRD TDV en la dase de gestión central e histórico.
Esta obligada de organizar los documentos de archivo clasificar ordenar y describir los procesos de organización documental y que apoyen la gestión administrativa.
Artículo 2: Marco conceptual.
Las definiciones correspondientes a los términos técnicos incluidos en el presente acuerdo serán las establecidas en el reglamento General de Archivo y demás normas que lo competen o modifiquen expedidas por el AGN.
Artículo 1: Ámbito de aplicación.
Parágrafo:
Establecido por la Ley 594 de 2000 y el decreto 2578 del 2012 están obligadas por velar la adecuada implementación de las TRD y las fases de gestión.
Aplica a todas entidades del estado nacional departamental distrital municipal y otras entidades privadas y demás organismos reguladores por la Ley 594 de 2000.
Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones.
