Establecer los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades publicas y las entidades privadas que cumplen con funciones publicas mediante el cual se regulara el inventario único documental.

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Acuerdo 042 de 2002

Establecer los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades publicas y las entidades privadas que cumplen con funciones publicas mediante el cual se regulara el inventario único documental.

Articulo 7

Inventario documental

Las entidades de la Administración Pública adoptarán el Formato Único de Inventario Documental, junto con su instructivo, que a continuación se regulan.

1. Entidad remitente. 2. Entidad productora 3. Unidad administrativa 4. Oficina productora 5. Objeto 6. Hoja numero 7. Registro de entrada. 8. Numero de orden. 9. Código 10. Nombre de la series, subseries o asunto 11. Fechas extremas 12. Unidad de conservación 13. Numero de folios 14. Soporte 15. frecuencia de consulta 16. Notas 17. Elaborado por 18. Entregado por 19. Recibido por.

Articulo 6

Préstamo de documentos para trámites internos.

En el evento que se requiera trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo

la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne la fecha del préstamo,

Articulo 5

Consulta de documentos.

deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte

Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, estas deberán ser autorizadas.

Articulo 4

Criterios para la organización de archivos de gestión.

Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en

TRD

Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar, marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.

Serie

Subserie

Secciòn

Subsecciòn

Fondo

Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y subseries

La ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes

los tipos documentales se ordenarán de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites.

La apertura e identificación de las carpetas debe reflejar.

Subseries

Series

La organización de los archivos de gestión debe basarse en

Tabla de Retención Documental debidamente aprobada.

Articulo 3

Conformación de los archivos de gestión y responsabilidad de los jefes de unidades administrativas.

Las unidades administrativas y funcionales de las entidades deben con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada

Velar por la conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión

Articulo 2

Obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.

Las entidades a las que se les aplica este Acuerdo deberán organizar sus archivos de gestión de conformidad con

Tablas de Retención Documental

Articulo 1

Objeto

Establecer los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión

Las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa.