MANIPULACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
TIPOS DE CONSERVACIÓN
RESTAURACIÓN
La restauración hace referencia a todas aquellas acciones aplicadas de manera directa a un bien individual y estable, que tengan como objetivo facilitar su apreciación, comprensión y uso.
CURATIVA O DIRECTA
La conservación curativa, directa o activa son todas aquellas acciones aplicadas de manera directa sobre un bien o un grupo de bienes culturales que tengan como objetivo detener los procesos dañinos presentes o reforzar su estructura (efectos y deterioros estructurales).
Técnicas de restauración
Papel filtro con alcohol
Adhesión a tramas
Sutura de materiales
Planchado con imanes
PREVENTIVA
Implica cualquier acción tomada para prevenir o retrasar el deterioro del patrimonio cultural. El objetivo principal es identificar y reducir los peligros potenciales para el patrimonio con un control atento de su entorno.
Indicadores de riesgos
Daños o pérdidas causados por actos antisociales
Daños físicos
Ausencia de la información
Daños o pérdidas causados por sucesos catastróficos
Daños causados por condiciones ambientales inadecuadas
Daños causados por condiciones del medio exterior
Mantenimiento de inmuebles e instalaciones inexistente o inadecuado.
Ausencia o deficiencias del proyecto museográfico y de uso cultural.
Los factores que se deben tomar en cuenta para una correcta conservación:
Factores climáticos, humedad, temperatura y luz solar
El exceso de humedad es uno de los principales problemas que causan la destrucción de los documentos, es por esto que en el lugar donde se archivan el nivel de humedad debe estar controlado.De igual manera la luz solar a través de los rayos ultravioleta atacan al papel y a las tinas mediante procesos destructivos de oxidación, la luz no debe incidir directamente sobre la documentación o sus contenedores.
Polvo y contaminación
Debemos reducir la presencia de polvo en los depósitos, esto se puede lograr a través de un sistema de aire acondicionado, evitar la acumulación de polvo a través de una limpieza regular.
Sistemas de protección contra el robo y el vandalismo
Evitar la presencia de intrusos a través de la instalación de cámaras en circuito cerrado que faciliten el monitoreo del lugar donde se encuentran los documentos.
Factores biológicos
Como insectos, roedores y microorganismos, para evitar su presencia, se debe limpiar regularmente los depósitos, controlar la humedad y la temperatura, desinfectar con insecticidas, los terrenos alrededor del edificio.
El fuego
Deben tomarse medidas para evitar un incendio, por ejemplo evitar el paso de conducciones eléctricas, instalación de sistemas de detección automática de humo, instalación de sistemas de extinción de fuego, del mismo modo las tomas de electricidad deben tener cubiertas de seguridad.
Mobiliario
Contar con un mobiliario sólido y de dimensiones adecuadas para el almacenamiento de los documentos.
Soportes
Organizar la documentación en los soportes adecuados según el tipo de documentación como por ejemplo, carpetas, archivadores, legajos y cajas entre otros.
Conjunto de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Propiedades Culturales
Propiedades Físicas
Densidad
Tiempo de secado
Propiedades físico-químicas
CONSERVACIÓN
Guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios y unidades de conservación apropiadas.
Aseguramiento de la información en diferentes medios y soportes.
Implantación de Planes de contingencia.
Establecimiento de medidas preventivas.
Intervenciones de primeros auxilios para documentos.
Apoyo a la reproducción.
En este proceso se deben garantizar las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los documentos, el establecimiento y suministro de equipos adecuados para el archivo, sistemas de almacenamiento de información en sus distintos soportes.
Diagnóstico integral
Inspección y mantenimiento de instalaciones.
Prevención y atención de desastres.
Sensibilización y toma de conciencia
Monitoreo y control de condiciones ambientales.
Limpieza de áreas y documentos.
Control de plagas.
Apoyo a la producción documental y manejo de correspondencia.
Almacenamiento, realmacenamiento y empaste/ encuadernación (Determinación
de espacios y áreas locativas, determinación de mobiliario y equipo,
determinación de Unidades de conservación y almacenamiento).
INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS Y DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
PRESERVACIÓN
Procesos de Digitalización
¿Qué se puede digitalizar a nivel de documentos?
Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico.
Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente.
Digitalización de Facturas de Proveedores, para extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura por parte de la empresa.
Digitalización de albaranes y pedidos de clientes, para que los pedidos entren rápidamente en el sistema de gestión sin tener que procesarlos manualmente.
Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos.
Son los pasos mediante los que los registros físicos, como texto e imágenes se convierten en formatos digitales
Almacenamiento del documento y la información asociada para una posterior búsqueda.
Indexado de la información extraída del documento.
Captura con Escáner del documento físico.
Se anticipa al daño que puede sufrir el documento por factores o mecanismos que propician su alteración o deterioro
Busca eliminar el daño ocasionaonable no el ocasionado
Extrinseco
El medio que rodea al documento
TIPOS DE DAÑOS
Se presentan debido a que no se tiene en cuentas los debidos procesos de conservación
FACTORES
Microorganismo
Hongos
Insectos
Incorrecta manipulación
Almacenamiento
Material y PH de las carpetas, Cajas
Materiales Implementados
Ganchos
Stickers
Pagantinas
Humedad
Roedores
