Acuerdo 038, 2002

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Acuerdo 038, 2002

7° ARTICULO

El presente acuerdo rige a partir de su publicación y deroga los acuerdos que le sean contrarios.

6° ARTICULO

El Archivo General de la Nación podrá de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspección para verificar el cumplimiento de este Acuerdo.

5° ARTICULO

Los servidores públicos que se trasladen retiren o posesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión

4° ARTICULO

PROCEDIMIENTO PARA LA ENTREGA Y RECIBO DE LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS POR INVENTARIO.

1.Los Secretarios Generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva.

2.El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.

3.Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades administrativas.

4.El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deberá presenciar la entrega y recibo por inventario. Sí un servidor público se retira total o parcialmente del cargo, por constancia deberá firmar el Acta de entrega y recibo.

5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se produzca durante el tiempo activo del servidor.

6. En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los documentos y archivos, en presencia del Jefe de la Unidad de Archivo y en constancia firmarán un acta.

FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

11. FECHAS EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita. (asiento).

12. UNIDAD DE CONSERVACIÓN. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento.

13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.

14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno.

16. NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

17. ELABORADO POR. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

1. ENTIDAD REMITENTE. Nombre de la entidad responsable de la documentación.

2. ENTIDAD PRODUCTORA. Nombre completo o razón social de la entidad que produce los documentos.

3. UNIDAD ADMINISTRATIVA. Nombre de la dependencia o unidad de mayor jerarquía.

4. OFICINA PRODUCTORA. Nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación.

5. OBJETO. Finalidad del inventario. Puede ser: Transferencias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

6. HOJA No. Se enumera cada hoja del inventario consecutivamente.

7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias.

8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos.

9. CÓDIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos.

3° ARTICULO

Por ello, se diligenciara un formato único de Inventario

La entrega y recibo de documentos se hará conforme a la Tabla de Retención Documental

2° ARTICULO

El servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo

recibirá o entregará los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.

1° ARTICULO

El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos.