Оформление реквизитов документов
30 Отметка о направлении документа в дело
Определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Пример -
В дело N 01-18 за 2016 г.
Зав. отделом корпоративных проектов
Подпись Дата
28 Резолюция
Содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
езолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Пример -
Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2016.
Подпись
Дата
26 Отметка о заверении копии
Оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Пример -
Верно
Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия
Дата
24 Печать
Заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").
22 Подпись
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.
Пример -
Генеральный директор
АО "Профиль" Подпись И.О. Фамилия
Включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).
Пример -
Генеральный директор Подпись И.О. Фамилия
20 Гриф согласования документа
Проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.
Примеры
1 СОГЛАСОВАНО
Советом директоров
АО "Профиль"
(протокол от _________ N __)
2 СОГЛАСОВАНО
письмом Росархива
от _________ N __
Пример -
СОГЛАСОВАНО
Директор ВНИИДАД
(подпись) И.О. Фамилия
Дата
18. Текст документа
Составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
Наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.
Наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;
16 Гриф утверждения
Проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).
Пример -
(Положение)
УТВЕРЖДЕНО
Советом директоров АО "Профиль"
(протокол от 12.12.2015 N 12)
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО),
Примеры -
1 (Регламент) УТВЕРЖДЕН
приказом АО "Профиль"
от 5 апреля 2015 г. N 82
2 (Правила) УТВЕРЖДЕНЫ
приказом АО "Профиль"
от 6 апреля 2015 г. N 83
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
Пример -
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
архивного агентства
Подпись И.О. Фамилия
Дата
14 Гриф ограничения доступа к документу
Проставляется в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Пример - Коммерческая тайна.
Экз. N 2
12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документаная тема
Включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.
10 Дата документа
Соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
Словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.
Арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;тема
8 Справочные данные об организации
Указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.
В состав справочных данных включаются: код организации по ОКПО, ОГРН и ИНН/КПП.
6 Наименование структурного подразделения
Используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами.
Указывается под наименованием организации.
4 Код формы
Проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором.
Располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода.
2 Эмблема
Размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций.
Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
29 Отметка о контроле
Свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.
27 Отметка о поступлении документа
Служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
25 Отметка об исполнителе
Включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Например: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru
23 Отметка об электронной подписи
Используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
Пример -
┌──────────────────────────────────────────┐
│Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │
│ ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │
Наименование│органа │
должности │власти │ Н.Н. Николаев
│ │
│ Сертификат 1а111ааа000000000011 │
│ Владелец Николаев Николай Николаевич │
│ Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 │
└──────────────────────────────────────────┘
а) место размещения отметки об электронной подписи должны соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
21 Виза
Свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа.
Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.
Пример -
Руководитель юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Пример -
Замечания прилагаются.
Руководитель юридического отдела
Подпись И.О. Фамилия
Дата
19 Отметка о приложении
Содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на
5 л. в 1 экз.
2. Справка о кадровом составе Управления регионального
кредитования на 2 л. в 1 экз.
17 Заголовок к тексту
краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?"):
- приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;
- приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;
- письмо (о чем?) о предоставлении информации.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.
15 Адресат
Используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Пример -
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
mail@vniidad.ru
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
Пример -
Фамилия И.О.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Люберцы, Московская обл., 301264
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.
Пример -
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82,
Москва, 117393
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается: "(по списку)".
Пример -
Руководителям дочерних
обществ АО "Профиль"
(по списку)
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.
Пример -
АО "Профиль"
Руководителю договорно-
правового отдела
Фамилия И.О.
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
Примеры
1 Федеральное архивное агентство
2 Росархив
Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа или справа под реквизитами бланка. Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
Пример -
Руководителю Федерального
архивного агентства
Фамилия И.О.
13 Место составления документа
Указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.
11 Регистрационный номер документа
Цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.
9 Наименование вида документа
Указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем,
располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности).
7 Наименование должности лица
Используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории
Указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.
5 Наименование организации
Должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении).
Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).
3 Товарный знак
Зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом
Изображение товарного знака помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, или слева на уровне наименования организации - автора документа.
1 Герб
Воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ
Изображение герба помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
