Cómo planificar un evento fácilmente
Esta plantilla le ayuda a organizar todos los aspectos de su evento dividiendo las tareas en pasos manejables. Empieza por rellenar detalles clave como la fecha del evento, el lugar y la lista de invitados. A continuación, esboza tareas como las invitaciones, el catering y la decoración, y asigna plazos para que todo salga a pedir de boca. Ideal tanto para eventos personales como profesionales, esta plantilla te guía a lo largo de todo el proceso de planificación, asegurándote de que no se pasa por alto ningún detalle.
Para actos públicos
Este último paso es opcional y sólo es para actos públicos.
Anuncie el acontecimiento en su sitio webCrear un cartelCrear anuncios de pagoContactar e invitar a la prensaEnviar invitaciones y recordatorios por correo electrónicoCrear un comunicado de prensa
Nombre del evento
Escriba el nombre de su evento
Decoración
Para crear un ambiente único y agradable, asegúrate de contar con los adornos perfectos.
Puedes contratar a una empresa o hacerlo tú mismo.
Escribe aquí el estilo o los elementos que quieres incluir, por ejemplo:
FloresGlobosRincón de fotos
Música
Si tienes un evento en el que va a haber música, piensa en lo que necesitas:
DJBanda de coversBanda de músicaArtistaArtistas de música tradicionalBailarinas
Alimentación
&
Bebidas
Alimentos y bebidas
Extra
Aquí puede añadir cosas adicionales que le gustaría ofrecer en su evento, tales como:
ChocolatinaPurosHookahCamión de helados
Menú de bebidas
Menú de bebidas
Bebidas calientes
Cerveza
Bebidas refrescantes
Bebidas largas
Cócteles
Bebidas
Vino
CARTA DE BEBIDAS
- menú con alcohol o sin alcohol;
- qué bebidas quieres incluir;
- barra libre o menú/persona.
Crea tu carta de bebidas en la sección de notas
Escribe el tipo de menú que has elegido.
Menú de comida
Menú de comidas
MENÚ DE EVENTOS
MENÚ DE VARIOS/VEGANTES
MENÚ DE NIÑOS
Tipo de menú
MENÚ DE COMIDA
- cuántos platos quieres tomar;
- qué platos prefieres.
Crea tu menú de comida en la sección de notas
No olvide crear una opción vegetariana/vegana y menús especiales para niños.
Escribe el tipo de menú que has elegido.
Si quieres más opciones, escribe cada una de ellas en temas separados.
número de menús
Añada cuántas porciones de este tipo necesita.
Personal
Ahora que ya tienes todas las actividades configuradas, puedes anotar todos los empleados necesarios.
Por ejemplo:
CamarerosCamareroAzafatasFotógrafoPonente/AnfitriónAnimador infantil
..........
número de personas
Añade cuántas personas necesitas en este puesto.
Horario
En primer lugar, piense en todas las actividades que tendrán lugar durante el acto y prográmelas.
He aquí algunos ejemplos:
- 18.00-18.30 Bienvenida
- 18.30-19.30 Comida para picar
- 7:30-8:30 PM Primer orador
- 8:30-9:00 PM Aperitivo
- 9:00-9:45 PM Segundo orador
- 9:45-10:15 Plato principal
- 10:15-10:45 PM Los premios
- 10:45-11:00 PM La banda - concierto
- 11:00 PM - 1:00 AM DJ y socialización
...PM - ....PM
Añade el horario.
Actividad
Añade la actividad.
Ubicación
Otro aspecto importante es la ubicación.
Piensa en un lugar que
- sea apropiado para el evento;
- sea accesible para tus invitados (si no lo es, piensa en medios de transporte);
- se ajuste al presupuesto;
- tiene fechas disponibles para tu evento.
Añade un número de teléfono o una dirección de correo electrónico.
Dirección
Añade la dirección del lugar.
Nota: debes mencionársela también a tus invitados cuando los invites.
Nombre del lugar
Añade el nombre de la ubicación.
Añada su sitio web aquí
Invitados
Los invitados son uno de los elementos más importantes de un evento.
Invitaciones
Dependiendo del tipo de acto, piense cómo quiere invitar a la gente:
Llamada telefónicaCorreo electrónicoInvitaciones físicas
Lista de invitados
LISTA DE INVITADOS
Ahora piense en personas concretas a las que le gustaría invitar.
Crea una lista de invitados en notas:
Añada su lista de invitados
Número de invitados
¿Cuántos invitados tiene?
Escribe el número total de personas que participarán.
.... personas
General
Información
Empecemos por la información general sobre el acontecimiento.
Organizadores
Añade a las personas que organizan este acto.
Nombre
Añade el nombre.
Contact
Añade la información de contacto, como número de teléfono o dirección de correo electrónico.
Tiempo
Añade la franja horaria, sin especificar el horario.
por ejemplo: 4PM - 1AM
Fecha
¿Cuándo tendrá lugar este acontecimiento?
Añade el día o el periodo (si hay más días).
mm/dd/aaaa
Presupuesto
Un aspecto importante para empezar es tu presupuesto total.
.... $
Tipo de acontecimiento
¿Qué tipo de evento quiere organizar?
Fiesta de cumpleañosAniversarioReuniónLanzamiento de productosDesfile de modaFiesta de NavidadCreación de equiposFestivalFeriaBaile de graduaciónCongresoInauguraciónRecaudación de fondosCaridadConcursoGraduaciónCeremonias
Su evento
