TODO DOCUMENTO CONSERVADO EN UN ARCHIVO DEBE SER PROTEGIDO DE CUALQUIER USO INADECUADO, PÉRDIDA, ROBO, ELIMINACIÓN TOTAL O PARCIAL, ACCIDENTE, MODIFICACIÓN, ETC.
A PARTE DE PERDER INFORMACIÓN VALIOSA PARA LA EMPRESA, PODRÍA GENERAR RESPONSABILIDADES LEGALES FRENTE A TERCEROS, ESPECIALMENTE EN EL CASO DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL.
1. ES NECESARIO DEJAR CONSTANCIA DE LA ENTRADA O SALIDA DE CUALQUIER DOCUMENTO EN UN REGISTRO AUXILIAR ( PARA TENER CONSTANCIA DE SU LOCALIZACIÓN).
2. ES ACONSEJABLE SACAR DEL ARCHIVO EL EXPEDIENTE COMPLETO, DE LO CONTRARIO, ES RECOMENDABLE DEJAR TESTIGO DE LA POSICIÓN DEL DOCUMENTO EN EL EXPEDIENTE PARA CONSERVAR LA ORGANIZACIÓN.
3. SE RECOMIENDA LA DEVOLUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN AL ARCHIVO LO ANTES POSIBLE.
EL ESPACIO OCUPADO POR EL ARCHIVO SE INCREMENTA, ASÍ COMO SU COSTE DE MANTENIMIENTO Y FUNCIONAMIENTO.
LA LOCALIZACIÓN RESULTA ALGO MÁS COMPLEJA
EL PROCESO DE ARCHIVO DEBE DE PERMITIR UNA GESTIÓN ADMINISTRATIVA QUE SELECCIONE LA DOCUMENTACIÓN VERDADERAMENTE IMPORTANTE PARA EL PRESENTE Y EL FUTURO DE LA ORGANIZACIÓN
FACIL DE COMPRENDER
SENCILLO DE APLICAR
NO DEBE SER AMBIGUO
HA DE PERMITIR FUTURAS AMPLIACIONES
APORTA INFORMACIÓN VÁLIDA PARA LA TOMA DE DECISIONES EN LA EMPRESA.
ES ESENCIAL PARA EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE CUALQUIER EMPRESA.
NO SIGUE NORMAS PREESTABLECIDAS, CADA EMPRESA SE ADAPTA A SUS NECESIDADES ESPECÍFICAS.
DEBE DE SER CLASIFICADA, ORDENADA , GUARDADA Y CONSERVADA SIEMPRE DE LA MISMA FORMA, DE LO CONTRARIO HAY MÁS POSIBILIDADES DE TENER DETERMINADOS DOCUMENTOS EN LUGARES INCORRECTOS Y NO LOCALIZARLOS CUANDO SE REQUIEREN.
EVITA PÉRDIDAS DE INFORMACIÓN
DEBE DE GARANTIZAR LA FÁCIL Y RÁPIDA LOCALIZACIÓN
LA EMPRESA CONTROLA LA INFORMACIÓN QUE ENTRA Y SALE DE ELLA.
PERMITE RECUPERAR Y CONSULTAR DOCUMENTOS.
SE DEBE ADAPTAR A LAS CARACTERÍSTICAS DE LA EMPRESA.
PUEDE SERVIR COMO ELEMENTO PROBATORIO ANTE UN TERCERO
LA LEY OBLIGA CONSERVAR DETERMINADA DOCUMENTACIÓN, CON CARÁCTER GENERAL UN PERIODO DE 6 AÑOS DESDE SU ELABORACIÓN
EL ARCHIVO
Topic principal
7. LA PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN: LA LOPD
7.1 MEDIDAS PARA LA PROTECCIÒN DE LA INFORMACIÓN
DATOS PERSONALES Y CONFIDENCIALES
PARA DOCUMENTOS CON DATOS DE PERSONAS O EMPRESAS, SE UTILIZAN SISTEMAS DE ARCHIVO QUE DIFICULTEN EL ACCESO A PERSONAL NO AUTORIZADO.
PARA DOCUMENTOS CON DATOS SOBRE INGRESOS, DATOS FINANCIEROS, MULTAS O ANTECEDENTES PENALES, DEBE NOMBRARSE UN RESPONSABLE DE SEGURIDAD DEL ARCHIVO. REALIZAR AUDITORIA DE SEGURIDAD CON UNA PERIODICIDAD NO SUPERIOR A 2 AÑOS.
PARA DATOS RELATIVOS A INVESTIGACIONES POLICIALES, IDEOLOGÍA, AFILIACIÓN SINDICAL, CREENCIAS Y SALUD SE ESTABLECE ADEMÁS DE LAS MEDIDAS ANTERIORES, UN ACCESSO RESTRINGIDO CON LLAVE AL ARCHIVO POR PERSONAL AUTORIZADO Y CONTROLES EN LA REPRODUCCIÓN Y LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS.
MEDIDAS DE PROTECCIÓN PARA DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS
REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD CON FRECUENCIA.
ESTABLECER ACCESOS RESTRINGIDOS A LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS, SEGÚN NIVELES DE USUARIOS, MEDIANTE CONTRASEÑAS INDIVIDUALES. TAMBIÉN SE PODRÁ OCULTAR CIERTOS ARCHIVOS A DETERMINADOS USUARIOS
ESTABLECER ARCHIVOS COMO DE SOLO LECTURA PARA EVITAR MODIFICACIONES INDESEADAS.
INSTALAR EN LOS EQUIPOS INFORMÁTICOS UN ANTIVIRUS Y UN FIREWALL QUE EVITE ACCESOS EXTERNOS AL EQUIPO.
PROGRAMA DE CIFRADO Y ENCRIPTACIÓN PARA EVITAR LA INTRUSIÓN Y LA LECTURA POR PARTE DE USUARIOS EXTERNOS.
MEDIDAS DE PROTECCIÓN PARA DOCUMENTOS ESCRITOS
PROCEDIMIENTO CLARO DE USO Y MANIPULACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
SISTEMA DE ARCHIVO PROTEGIDO PARA DOCUMENTACIÓN SENSIBLE CON LLAVES, CÁMARAS, CAJAS DE SEGURIDAD, ETC. TAMBIÉN SE PODRÁN HACER COPIAS Y GUARDAR EN LUGARES DISTINTOS.
PLAN DE ACTUACIÓN ANTE ACCIDENTES, INCENDIOS E INUNDACIONES.
NOMBRAR UN RESPONSABLE DE SEGURIDAD PARA EL ARCHIVO FÍSICO DE DOCUMENTOS ESCRITOS.
ESTABLECER MECANISMOS QUE IMPIDAN LA DIVULGACIÓN DE DOCUMENTOS CUYO CONOCIMIENTO EXTERNO PUDIERA OCASIONAR PERJUICIOS PARA LA EMPRESA O PARA TERCERAS PERSONAS.
EXIGIR SECRETO O CONFIDENCIALIDAD A LOS PROPIOS TRABAJADORES CUANDO, EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES TENGAN ACCESO A INFORMACIÓN ACCESIBLE.
6. SOPORTES Y MATERIALES DE ARCHIVO
6.5 SISTEMAS DE ALMACENAMIENTO EN LA NUBE MÁS UTILIZADOS
BOX
ONE DRIVE FOR BUSINESS
DROPBOX BUSINESS
GOOGLE DRIVE FOR WORK
6.3 Y 6.4 SISTEMA DE ALMACENAMIENTO EN LA NUBE Y SUS VENTAJAS
INCREMENTA SU NIVEL DE SEGURIDAD ANTE POSIBLES ACCIDENTES. INCENDIOS, INUNDACIONES....
REDUCE COSTES, HASTA UN 30% DE LOS GASTOS LABORALES DE INFORMÁTICA Y EL 40% DEL PRESUPUESTO ASOCIADO A LA INVERSIÓN DE HARDWARE Y SOFTWARE.
SE FOMENTA EL TRABAJO EN EQUIPO Y EL EMPLEO COLABORATIVO DE LOS DATOS.
LOS SERVICIOS DE ALMACENAMIENTO EN LA NUBE SE PAGAN SOLO POR LO QUE LA EMPRESA REQUIERA EN CADA MOMENTO, TANTO EN LA CAPACIDAD COMO EL NÚMERO DE USUARIOS.
ACCESIBILIDAD PERMANENTE A TRAVÉS DE CUALQUIER DISPOSITIVO CON CONEXIÓN A INTERNET INDEPENDIENTEMENTE DE SU LOCALIZACIÓN FÍSICA O DEL EQUIPO QUE SE EMPLEE (UBICUIDAD)
CAPACIDAD CASI ILIMITADA, PERSONALIZABLE Y MODULABLE, LA INFORMACIÓN PUEDE SER COMPARTIDA ENTRE LOS EMPLEADOS, CON LOS CLIENTES Y PROVEEDORES.
6.2 SOPORTES TRADICIONALES PARA LOS ARCHIVOS INFORMÁTICOS.
MEMORIAS USB Y TARJETAS DE MEMORIA
CD, CD-RW, DVD
DISCO DURO EXTRAÍBLE
DISCO DURO DEL ORDENADOR
6.1 MATERIALES PARA EL ARCHIVO DE LA DOCUMENTACIÓN ESCRITA
CAJAS SIMPLES
CARPETAS ARCHIVADORAS
CARPETAS COLGANTES
CARPETAS CLASIFICADORAS
CARPETAS SIMPLES
5. ARCHIVO INFORMÁTICO DE DATOS
5.2 SISTEMAS DE GESTIÓN DE DATOS
NO OCUPA TANTO ESPACIO FÍSICO.
Subtopic
5.1 ARCHIVO INFORMÁTICO DE LA INFORMACIÓN
LAS CARPETAS Y SUBCARPETAS TIENEN INFORMACIÓN DE LA FECHA DE CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y DE LA ÚLTIMA CONSULAT.
SE ORGANIZAN EN CARPETAS Y SUBCARPETAS.
TODO ARCHIVO INFORMÁTICO TIENE UNA RUTA Y UN NOMBRE IDENTIFICATIVO.
VENTAJAS
GRACIAS A INTERNET, SE PUEDE ACCEDER EN CUALQUIER MOMENTO Y LUGAR.
LOCALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE UNA FORMA MÁS RÁPIDA QUE EN LOS ARCHIVOS TRADICIONALES
LA MAYORÍA DE LAS EMPRESAS USAN INDISTINTAMENTE TANTO EL FORMATO PAPEL COMO EL ELECTRÓNICO PARA EL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DE DATOS.
GUARDAR LA DOCUMENTACIÓN EN FORMATO PAPEL Y CONSERVAR UNA COPIA DE ELLA EN FORMATO ELECTRÓNICO
4. ARCHIVO DE DOCUMENTOS EN FORMATO PAPEL
4.3 PURGA Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS
LA DESTRUCCIÓN DEBE REALIZARSE CON UNA FRECUENCIA PREFIJADA, UTILIZANDO MÉTODOS QUE IMPIDAN EL ACCESO A ELLA DE PERSONAL NO AUTORIZADO.
ADEMÁS LA DESTRUCCIÓN PERIÓDICA DE DOCUMENTACIÓN NO ÚTIL EVITA UNA ACUMULACIÓN INNECESARIA DE DOCUMENTOS Y AUMENTA LA OPERATIVIDAD DEL ARCHIVO.
PARA LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTACIÓN EN SOPORTE ESCRITO, SUELEN UTILIZARSE EQUIPOS ESPECIALIZADOS, COMO MÁQUINAS DESTRUCTORAS DE DOCUMENTACIÓN, QUE CONVIERTEN LOS DOCUMENTOS EN FINAS TIRAS, DE LAS CUALES ES IMPOSIBLE RESCATAR NINGÚN DATO O INFORMACIÓN.
4.2CONSERVACIÓN Y UTILIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
LA DOCUMENTACIÓN ESCRITA DE UN ARCHIVO DEBE SER CONSERVADA HASTA QUE YA NO SEA ÚTIL PARA LA EMPRESA, AUNQUE EXISTEN UNOS PLAZOS MÍNIMOS LEGALES.
LA DOCUMENTACIÓN DE LA PROPIEDAD DE BIENES Y RELACIONADA CON LA CONSTITUCIÓN DE UNA EMPRESA O SOCIEDAD DEBEN CONSERVARSE INDEFINIDAMENTE. (ESCRITURAS DE CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD, COMPRAVENTA DE INMUEBLES, CUALQUIER TIPO DE CRÉDITO O PRÉSTAMOS).
LOS RELACIONADOS CON LA ACTIVIDAD EMPESARIAL EL PLAZO DE CONSERVACIÓN ES DE 6 AÑOS.
4.1 ENTRADA DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL ARCHIVO
PREARCHIVAR LOS DOCUMENTOS QUE VAYA A SER ARCHIVADOS, ESTO SUPONE LA ORDENACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN EL MISMO ORDEN QUE TENDRÁ UNA VER ARCHIVADA. FINALMENTE SE PROCEDERÁ AL ARCHIVO DEFINITIVO.
REFERENCIAR LOS DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVO PARA QUE SEA MÁS OPERATIVO.
EN DOCUMENTOS QUE POR SU IMPORTANCIA SE CONSIDERE NECESARIO, SE REALIZARÁN LAS COPIAS DE SEGURIDA, FOTOCOPIAS O DIGITALIZACIONES QUE EL RESPONSABLE DEL ARCHIVO CONSIDERE.
SELECCIONAR LOS DOCUMENTOS QUE NO NECESITAN SER CONSERVADOS (SE DESTRUIRÁN) Y LOS DOCUMENTOS CON VALOR LEGAL U OPERATIVO
3. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
ALFANUMÉRICO
TEMÁTICO
GEORÁFICO
CRONOLÓGICO
NUMÉRICO
ALFABETICO
2. TIPOS DE ARCHIVOS
SEGÚN SU LOCALIZACIÓN FÍSICA
MIXTA
LOS ARCHIVOS ACTIVOS Y SEMIACTIVOS ESTÁN DESCENTRALIZADOS. EXISTE UN ÚNICO ARCHIVO INACTIVO CENTRALIZADO.
DESCENTRALIZADA
CADA DEPARTAMENTO TIENE SU PROPIO ARCHIVO.
CENTRALIZADA
HAY QUE ASIGNAR UN RESPONSABLE DE ARCHIVO
TODA LA DOCUMENTACIÓN EMPRESARIAL EN UN MISMO LUGAR.
SEGÚN LA FREDUENCIA DE USO
INACTIVOS
ARCHIVOS PASIVOS, HISTÓRICOS O DEFINITIVOS, RARA VEZ SE CONSULTAN PERO CON UN ALTO VALOR LEGAL O DOCUMENTAL.
SEMIACTIVOS
POCA ACTIVIDAD QUE HAN SIDO RETIRADOS DEL ARCHIVO ACTIVO, SE CONSULTAN CON POCA FRECUENCIA
ACTIVOS
SE UTILIZAN FRECUENTEMENTE, LUGAR CERCANO Y ACCESIBLE AL PUESTO DE TRABAJO
1. EL ARCHIVO: CONCEPTO Y FINALIDAD
1.2 CONSEJOS PARA DESARROLLAR LA LABOR DE ARCHIVO
1.1 LA FUNCIÓN DEL ARCHIVO EN LA EMPRESA
