Esta norma constituye una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas.
Debe utilizarse juntamente con las normas nacionales existentes o como base para el desarrollo de normas nacionales.
La finalidad de la descripción archivística es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo con el fin de hacerlos accesibles.
Esto se consigue con la elaboración de unas representaciones precisas y adecuadas que se organizan de acuerdo con unos modelos predeterminados.
Los procesos descriptivos pueden comenzar con anterioridad o ser simultáneos a la producción de los documentos y continuar a lo largo de todo su ciclo vital.
Estos procesos permiten establecer los controles intelectuales necesarios para que las descripciones fiables, auténticas, significativas y accesibles puedan mantenerse a través del tiempo.
Los elementos específicos de información sobre los documentos de archivo se consignan en cada una de las fases de su gestión (por ejemplo producción, selección, acceso, conservación, organización) ya que dichos documentos deben, por un lado, ser protegidos y controlados de una manera segura, y por otro, resultar accesibles a su debido momento para todo aquel que tenga el derecho de consultarlos.
En todas las fases, la información sobre dichos documentos permanece dinámica y puede ser objeto de cambios a la luz de un mayor conocimiento de su contenido o del contexto de su producción, los sistemas de información automatizados pueden resultar útiles tanto para integrar o seleccionar los elementos de información cuando se precise como para actualizarlos o modificarlos.
La descripción archivística, en el sentido más amplio del término, se refiere a cada uno de los elementos de información con independencia de la fase de gestión en la que se identifique o establezca.
Esta norma contiene reglas generales para la descripción archivística que pueden aplicarse con independencia del tipo documental o del soporte físico de los documentos de archivo. Ejemplo registros sonoros o mapas.
Este conjunto de reglas generales para la descripción archivística forma parte de un proceso dirigido a:
a) garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y explícitas;
b) facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de archivo;
c) hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos lugares en un sistema unificado de información.
Para el cumplimiento de estos objetivos las reglas identifican y definen 26 elementos que pueden combinarse entre sí para constituir la descripción de una entidad archivística.
La estructura y el contenido de la información de cada uno de estos elementos deberán formularse de acuerdo con las normas nacionales aplicables en cada país.
Como reglas generales que son, pretenden ser aplicables del modo más amplio posible a las descripciones de archivos sin tener en cuenta el volumen y la naturaleza de la unidad de descripción. Sin embargo, esta norma no define ni contiene los formatos de edición ni el modo de presentación de estos elementos, por ejemplo, en los inventarios, catálogos, listas, etc.
Las normas de descripción archivística se basan en los principios teóricamente aceptados. Por ejemplo, el principio de que la descripción archivística procede de lo general a lo particular es una consecuencia práctica del principio de procedencia.
Este principio debe estar presente siempre que se trate de elaborar una estructura y sistema de descripción archivística de aplicación general, ya sea en un entorno manual o automatizado, y que no está supeditado a los instrumentos de descripción de ningún archivo concreto.
En el Anexo A, se presenta un modelo jerárquico, de los niveles de organización del fondo y las partes que lo integran. Hay niveles de descripción con diferentes grados de detalle, adecuados a cada nivel de organización.
Por ejemplo, un fondo puede ser descrito como un todo en una única descripción o representado como un todo y sus partes en varios niveles de descripción. El fondo constituye el nivel más amplio de descripción y las partes los niveles sucesivos, cuya descripción a menudo sólo resulta plenamente significativa si se contempla en el contexto de la descripción de todo el conjunto del fondo.
Así, por ejemplo, pueden existir descripciones a nivel de fondo, a nivel de serie, a nivel de expediente, y a nivel de documento. Pueden aparecer también niveles intermedios como subseries.
El Anexo B contiene ejemplos completos de descripciones archivísticas y algunas de sus partes.
Cada regla consta de: a) el nombre del elemento de descripción regulado por ella; b) el objetivo por el cual se incluye el elemento en la descripción; c) la regla o reglas general(es) aplicables al elemento; y d) cuando es conveniente, ejemplos que sirvan para ilustrar la aplicación de la(s) regla(s).
La numeración de los párrafos debe utilizarse sólo como referencia y no para designar los elementos de la descripción.
Las reglas se estructuran en 7 áreas de información descriptiva: 1) El área de Identificación (Contiene la información esencial para identificar la unidad de descripción) 2) El área de Contexto (Contiene la información relativa al origen y custodia de la unidad de descripción) 3) El área de Contenido y Estructura (Contiene la información relativa al objeto y organización de la unidad de descripción) 4) El área de Acceso y Utilización (Contiene la información relativa a la accesibilidad de la unidad de descripción) 5) El área de Documentación Asociada (Contiene la información relativa a aquellos documentos que tienen una relación significativa con la unidad de descripción) 6) El área de Notas (Contiene información especial y aquella otra que no ha podido incluirse en ninguna de las demás áreas) 7) El área de Control de la descripción (Contiene la información relativa al cómo, cuándo y quién ha elaborado la descripción archivística)
En cualquier descripción pueden utilizarse todos los elementos, 26, contemplados en estas reglas generales aunque sólo una parte de ellos debe necesariamente utilizarse en todos los casos.
Para el intercambio internacional de la información descriptiva se consideran esenciales tan sólo los elementos siguientes:
a) el código de referencia; b) el título; c) el productor; d) la(s) fecha(s); e) la extensión de la unidad de descripción; y f) el nivel de descripción
Los ejemplos que figuran a lo largo de todo el texto de la norma son meramente ilustrativos, no preceptivos. Sirven para aclarar el contenido de lo establecido en las reglas a las que se refieren, y no son una ampliación del mismo. Ni los ejemplos ni la forma en la que se presentan deben considerarse instrucciones.
NOTA El ejemplo no debe confundirse con la indicación del nivel de descripción, la fuente del ejemplo ni ninguna otra nota.
El número de elementos que, además de los esenciales, debe incluir una descripción archivística dependerá de la naturaleza de la unidad de descripción.
Los puntos de acceso se basan en los elementos de la descripción. El valor de los puntos de acceso se consolida mediante el control de los encabezamientos. Debido a la importancia que tienen los puntos de acceso en la recuperación, el Consejo Internacional de Archivos- CIA ha elaborado otra norma distinta, la Norma Internacional sobre Encabezamientos Autorizados Archivísticos para Entidades, Personas y Familias: ISAAR (CPF).
Ésta norma proporciona las reglas generales para el establecimiento de encabezamientos archivísticos autorizados que describen las entidades, personas o familias que aparezcan como productores en las descripciones archivísticas. Los vocabularios y normas que deban utilizarse para otros puntos de acceso se elaborarán nacionalmente o por separado, en cada lengua.
Para la confección y el mantenimiento de lenguajes controlados resultan de utilidad las siguientes normas ISO y/o Normas Técnicas Colombianas: ISO 5963 Documentación. Métodos para el análisis de documentos, determinación de su contenido y selección de términos de indización, NTC 1476 (ISO 2788) Documentación. Directrices para el establecimiento y desarrollo de tesauros monolingües. y la NTC 1395 (ISO 999) Documentación. Elaboración de índices para libros y publicaciones periódicas.
