Gestión Electrónica de Documentos
El documento electrónico es todo aquel que se genera en medio digital o toda información que se captura ó se recibe por medio electrónico.
Los documentos que normalmente encontramos dentro de las oficinas son los mixtos (Físico y Electrónico) y seguiran existiendo por muchos años mas, para lograr que solamente se manejen electrónicos, es un futuro al que se pretende llegar.
Las nuevas tecnologías se han adoptado en un 100% ante las entidades públicas y casi un 50% en la ciudadanía.
Actualmente en Colombia no se le ha dado la importancia que tiene al documento electrónico y esto conlleva a perdidas y mal manejo de la información.
Las normas que se aplican actualmente, tratan sobre la implementación de nuevas tecnologías para la conservación de documentos electrónicos.
Gestión Electrónica de Archivos esta conformada por cuatro componentes.
Adopción de estándares internacionales que permite que durante el desarrollo e implementación de documentos electrónicos, se logre con el resultado esperado y de facil acceso a las plataformas.
Debe ir de la mano con las necesidades de las personas de la organizacón, identificando los valores y puntos vitales para la implementación.
Contar con la tecnología necesaria para la implementación de documentos electrónicos. Capacitando y culturizando a las personas sobre la importancia de estas nuevas practicas.
Crear normas y leyes que permitan el uso adecuado de los documentos electrónicos y se regularice por diferentes entes.
Expediente electrónico es todo aquel documento electrónico que se genera para un procedimiento administrativo.
La gestión de documentos de Archivo se encarga de aplicar los controles necesarios tanto legales como administrativos para el correcto desarrollo de sus funciones.
Debe regirse por las normas y politicas que protegen el manejo de la información y el buen uso de esta.
Ayuda a tener un mejor control, mejor servicio, tomar decisiones acertadas, cumplir con los requisitos legales dentro de la organización y de esta forma aportar nuevas ideas para mostrar un resultado más acertado.
Ahi que tener en cuenta que la capacidad de almacenamiento para los documentos electrónicos es escasa y en el momento de conservar la información, se debe identificar la primordial.
Los documentos electrónicos deben ser resguardados bajo parametros y lineamientos basados en la TRD.
Tanto los documentos electrónicos como los físicos, son una parte vital de la organización y seguiran existiendo por mucho tiempo teniendo en cuenta que cumplen la misma función, pero estan diferenciadas por el formato que las identifica.
Los sistemas de gestión documental ayudan al acceso oportuno de la información para la toma de decisiones de la organización.