ACUERDO 060

Por el cual se establece pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades publicas y privadas.

ACUERDAN

ARTICULO 1

Establece procedimientos que permita a las entidades publicas y privadas que cumplan con los programas de gestión documental para la recepción, distribucion seguimiento conservación y consulta de los documentos

ARTICULO 2

para los presentes acuerdos se definen en

ARTICULO 3

Unidades de Correspondencia

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Las entidades deberán establecer, de acuerdo con su estructura una unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada los servicios de recepción radicacion y distribución de sus comunicaciones que permitan recibir enviar y controlar oportunamente el tramite de las comunicaciones de carácter oficial.

ARTICULO 4

ARTICULO 5

PROCEDIMIENTO PARA LA RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES

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Velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radiación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos.

ARCHIVO ELECTRÓNICO:

DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO

Establecer procedimientos que permitan a las entidades publicas y privadas cumplir con los programas de gestión documental para la recepción, distribucion, seguimiento,conservación y consulta de documentos.

Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado.

Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario

Es el registro de información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos,producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y procesos archivistiocos

CORRESPONDENCIA

COMUNICACIONES OFICIALES

DOCUMENTO ORIGINAL

Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.

Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención.

DOCUMENTO PUBLICO

REGISTRO DE COMUNICACIÓN OFICIAL

Es el procedimiento por el cual, las entidades ingresan en su sistema manual o automatizado correspondencia, producidas o recibidas, registrando datos tales como:Nombre de persona Entidad Remitente Código Dependencia Nombre de radicacion Nombre de funcionario Tiempo de respuesta etc

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

SERIE DOCUMENTAL

Tabla de retención documental

ACUERDAN

Comunicaciones internas

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las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias

ARTICULO 8

Control de comunicaciones oficiales

Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes

ARTICULO 9

Conservación documental

Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes

ARTICULO 10

Comunicaciones oficiales recibidas

Deberán ser revisadas en las instituciones para verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite

ARTICULO 11

Comunicaciones oficiales enviadas

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Se elaborarán en soporte papel, máximo dos copias, remitiéndose el original al destinatario, la primera copia a la serie respectiva de la oficina que genera el documento, teniendo en cuenta los anexos correspondientes

ARTICULO12

Comunicaciones oficiales vía fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán, teniendo en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención documental, para la respectiva radicación

ARTICULO 13

Comunicaciones oficiales por correo electrónico

Las entidades que dispongan de Internet y servicios de correo electrónico, reglamentarán su uso y asignarán responsabilidades de acuerdo con la cantidad de cuentas habilitadas.

ARTICULO 14

Imagen corporativa

las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC

ARTICULO 15

Horarios de Atención al Público

Todas las unidades de correspondencia, informarán el horario de atención al público en un lugar visible y de fácil acceso para los ciudadanos.

La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva encargadas de dicha actividad, de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y ser responsables de que no tachen o enmienden números.

ARTICULO16

El presente Acuerdo rige a partir de su expedición.

Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.

ARTICULO 6

Listado de series y sus correspondiente tipos documentos, producidos o recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o permanencia en cada fase del archivo.

ARTICULO 7

MAPA CONCEPTUAL

PRESENTADO POR

JOHANNA TORRES