SGBD - Generalidades

Tablas
La tabla es la estructura básica de un sistema de bases de datos relacional. Es el archivo o contenedor donde se almacenan los datos distribuidos en filas y columnas; cada fila se corresponde con un registro, y cada columna se corresponde con un campo del registro.

Consultas
Una consulta sirve para obtener información de la base de datos. Una Consulta puede modificar y analizar los datos de una tabla.

Formularios
Los formularios son pantallas que contienen campos de datos procedentes de las tablas o consultas.
Los formularios se utilizan fundamentalmente para ver, introducir y modificar la información contenida en una base de datos, en definitiva, para gestionar registros de una tabla o consulta.

Informes
Un informe sirve para mostrar información, en formato impreso, de tablas o consultas, organizada y/o resumida de una determinada manera. Además de estos datos, al informe, se pueden añadir otros elementos estáticos, como pueden ser imágenes, agregar totales, etc.

Macros
Una macro es un conjunto de instrucciones o acciones que sirven para automatizar tareas. Cada tarea es una acción que se llevará a cabo sobre objetos o datos de la base de datos.

Módulos
Un módulo es un conjunto de declaraciones, instrucciones y funciones escritas en lenguaje VBA (Visual Basic Application) que servirán para automatizar tareas.

Las propiedades de los campos varían según su tipo. Todas estas propiedades se especifican en:
La pestaña General
Para restringir los valores para el campo, acotar su tamaño, forzar un determinado formato, etc.

Tamaño del campo
Reservado para texto y números:
· Para texto: número máximo de caracteres que albergará el campo.
· Para números: número máximo de dígitos.

Formato
Sirve para definir la presentación de los datos del campo. Por ejemplo:
En un campo numérico podría ser interesante verlo con separador de millares, como porcentaje, etc.

Máscara de entrada
Controlará cómo se insertan los datos en el campo

Título
Es el texto que aparecerá, como cabecera de la columna, cuando utilice este campo en la entrada de datos de la tabla o en un formulario (un formulario es una especie de ficha que sirve para gestionar los registros de las tablas con diferentes posibilidades de presentación; lo veremos en un capítulo aparte).

Valor predeterminado
Sirve para indicar el valor que el campo tendrá por defecto. Cuando se introduzcan nuevos registros, el valor que indique en este apartado aparecerá en el campo automáticamente.

Regla de Validación
Esta propiedad sirve para controlar que los datos que se introduzcan en el campo cumplan unas determinadas condiciones.

Requerido
Esta propiedad indicará si es o no obligatorio introducir datos en el campo. Seleccione:
Sí
Si es obligatorio que el campo tenga datos.
No
Si el campo puede no contener datos, estar vacío

Indexado
Un campo indexado hace más rápidas las ordenaciones y las búsquedas, además de facilitar las relaciones entre tablas.
Esta propiedad establece si la tabla se indexa por este campo. Cuando se define un campo como indexado, se puede elegir entre Sí (Sin duplicados)o Sí (Con uplicados).

Texto corto
Permite introducir texto alfanumérico hasta 255 caracteres.

Texto largoAlmacena grandes cantidades de texto. Almacena hasta 65.536 caracteres. Si la información que contiene el campo va a ser mayor sería más conveniente utilizar un tipo Objeto OLE.

Número
Almacena datos numéricos de tamaño 1, 2, 4 u 8 bytes. Para datos numéricos con los que no se vaya a operar quizá sea mejor ponerlos como campos tipo Texto.

Fecha/Hora
La entrada de fechas y horas en este campo nos permitirá operar con ellas (obtener el mes de una fecha, días entre dos fechas).

Moneda
Para almacenar datos de moneda.

Autonumérico
Incrementa automáticamente un valor numérico para cada registro de entrada a la tabla (1,2,3, etc). En este campo no hay que introducir ningún valor.

Sí/No
Almacena valores lógicos. En la entrada de datos las opciones serán: Sí/No - Verdadero/ Falso - Activado/Desactivado.

Objeto OLE
Contiene datos OLE almacenados en otras aplicaciones que soporten OLE (vídeos, sonidos,etc). Almacena hasta 1 gigabyte (está limitado por el espacio de disco).

Hipervínculo
Vincula a un recurso de internet. Un hipervínculo puede ser una ruta UNC o una
dirección URL. Almacena hasta 64.000 caracteres.

Asistente para búsqueda
Permite restringir el tipo de campo para que sólo acepte datos de una lista de valores (introducida durante la ejecución del asistente para búsqueda) o de campos de otra tabla.

Datos Adjuntos
Se puede adjuntar imágenes, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrónico. También puede ver y modificar los archivos adjuntos, dependiendo de cómo haya configurado el campo de datos adjuntos el diseñador de bases de datos. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz porque no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.

Access es un Sistema Gestor de Base de Datos Relacional que forma parte del conjunto de herramientas ofimáticas de Microsoft.
Podemos definir Access como una herramienta para la administración de bases de datos relacionales.

Los Sistemas Gestores de Bases de Datos (SGBD, por sus siglas en inglés), también conocidos como sistemas manejadores de bases de datos o DBMS (DataBase Management System), son un conjunto de programas que manejan todo acceso a la base de datos, con el objetivo de servir de interfaz entre ésta, el usuario y las aplicaciones utilizadas.

1. Definición de los datos: El SGBD ha de poder definir todos los objetos de la base de datos partiendo de definiciones en versión fuente para convertirlas en la versión objeto.

2. Manipulación de los datos: El SGBD responde a las solicitudes del usuario para realizar operaciones de supresión, actualización, extracción, entre otras gestiones. El manejo de los datos ha de realizarse de forma rápida, según las peticiones realizadas por los usuarios, y permitir la modificación del esquema de la base de datos gracias a su independencia.

3. Seguridad e integridad de los datos: Además de registrar el uso de las bases de datos, ante cualquier petición, también aplicará las medidas de seguridad e integridad de los datos (adopta medidas garantizar su validez) previamente definidas. Un SGBD debe garantizar su seguridad frente a ataques o simplemente impedir su acceso a usuarios no autorizados por cualquier razón.

4. Recuperación y restauración de los datos: La recuperación y restauración de los datos ante un posible fallo es otra de las principales funciones de un SGBD. Su aplicación se realizará a través de un Plan de recuperación y restauración de los datos que sirva de respaldo.

Abstracción de la información:
Ahorran a los usuarios detalles acerca del almacenamiento físico de los datos.
ema

Independencia
La independencia de los datos consiste en la capacidad de modificar el esquema (físico o lógico) de una base de datos sin tener que realizar cambios en las aplicaciones que se sirven de ella.

Redundancia mínima
Un buen diseño de una base de datos logrará evitar la aparición de información repetida o redundante.

Consistencia
En aquellos casos en los que no se ha logrado esta redundancia nula, será necesario vigilar que aquella información que aparece repetida se actualice de forma coherente, es decir, que todos los datos repetidos se actualicen de forma simultánea.

Seguridad
Los SGBD deben garantizar que la información se encuentra asegurada frente a usuarios malintencionados, que intenten leer información privilegiada; frente a ataques que deseen manipular o destruir la información; o simplemente ante las torpezas de algún usuario autorizado pero despistado. Normalmente, los SGBD disponen de un complejo sistema de permisos a usuarios y grupos de usuarios, que permiten otorgar diversas categorías de permisos.

Integridad
Se trata de adoptar las medidas necesarias para garantizar la validez de los datos almacenados. Es decir, se trata de proteger los datos ante fallos de hardware, datos introducidos por usuarios descuidados, o cualquier otra circunstancia capaz de corromper la información almacenada.

Respaldo y recuperación
Los SGBD deben proporcionar una forma eficiente de realizar copias de seguridad de la información almacenada en ellos, y de restaurar a partir de estas copias los datos que se hayan podido perder.

Control de la concurrencia
En la mayoría de entornos, lo más habitual es que sean muchas las personas que acceden a una base de datos, bien para recuperar información, bien para almacenarla. Es también frecuente que dichos accesos se realicen de forma simultánea. Así pues, un SGBD debe controlar este acceso concurrente a la información, que podría derivar en inconsistencias.

Objetivo principal de diseño de Base de Datos. ?
Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados).

Porqué se debe relacionar las tablas. ?
Nos facilitará el mantenimiento de la base de datos en las operaciones de borrado y actualización o modificación de datos, ya que en el momento que modifiquemos un valor de la clave primaria, automáticamente se actualizarán los campos relacionados con esta clave, sin necesidad de ir registro por registro modificando dicho valor

¿Qué campos son los que se relacionan?
Los campos que se relacionan serán: la clave primaria de una tabla y el mismo campo (que no tiene por qué llamarse igual pero sí contener los mismos valores) en la otra tabla relacionada, que en este caso es clave externa.

Concepto de Integridad Referencial (I.R.)
La I.R. consiste en mantener los mismos valores del campo que es clave primaria en una tabla y el mismo campo que es clave externa en otra tabla; dichas tablas estarán relacionas

Actualizar en cascada.
Significa que cuando un valor de clave primaria varía, automáticamente, dicho valor, se actualizará en todas las tablas con las que esté relacionado

Eliminar en Cascada.
Cuando un valor de clave primaria es eliminado, se borrarán todos los registros cuya clave externa contenga dicho valor, en las tablas relacionadas