IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
INTRODUCCIÓN
Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma
de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa.
ORIGEN
La historia de los archivos se remonta al origen de la escritura y tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad.
Desde tiempos muy remotos fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores.
EVOLUCIÓN
Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran:
Los Egipcios
Los Romanos y los Griegos
Arcadios, Sumerios y Babilonios
CUALIDADES
El sistema archivístico puede presentar ciertas ventajas para cualquier organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de competitividad al contar con herramientas sustentables de la información generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional.
Son características de los documentos que componen un archivo:
CLASIFICACIÓN
Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico.
Según la Organización
Según su Uso
Según su Naturaleza
Según su Ciclo Vital
CATEGORIZACIÓN
Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia.
Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en:
A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo.
Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero.
Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad.
Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los archivos.
Pero es realmente en el siglo XIX, al inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista.
Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales.
