Cartilla Clasificación Documental
Pasos Metodológicos para la Clasificación
Identificación de Productores
Es la identificación de las Agrupaciones Documentales -fondo, sección, subsección- apartir de la información contenida en los actos administrativos de creación y reestructuciones del organismo productor y de los organigramas.
Identificación de un fondo documetnal
Es necesario recopilar información sobre el Origen y evolución del organismo productor, teniendo en cuenta:
- Fecha de Creación -Fecha de Supresión, es es el caso -Disposición que han modificado la estructura de la entidad -Organismo que le han precedido en el desempeño de funciones análogas. -Organismos que heredan competencia
Fondos Documentales
Deben clasificarse separadamente, teniendo en cuenta que la información sobre origen y evolución del organismo productor es pertinente a cada fondo.
-FONDOS ABIERTOS= Documentación de entidades administrativamente vigentes. -FONDOS CERRADOS= Documentación de entidades suprimidas. -FONDOS ACUMULADOS= Documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio archivístico de organización y conservación.
Estructura Organica
Para identificar las secciones y sudsecciones documentales, relacionadas con la documentación producida por cada una de las dependencias y por los grupos de trabajo de que estas se subdividen, es necesaria la estructura orgánica.
La estructura orgánica se basa en:
-Organigramas -Creación y Supresión de dependencias -Manual de Funciones -Manual de Procedimientos -Reglamentos Internos
NOTA: Debe tener siempre presente que las funciones y actividades de una entidad no son estables ni permanentes, pues éstas se modifican con los cambios organizacionales.
Series Documentales y Asunto
Series Documentales
La documentación generada en desarrollo de una actividad origina una unidad documental que, reunida con otras de estructura y contenido homogéneos, conforman la serie documental.
Subseries
Son el conjunto de unidades documentales, que forman parte de una serie, identificada en forma separada de esta por su contenido y características especificas por uno o varios tipos documentales diferentes producidos en acciones administrativas semejantes.
Asunto
Hace referencia al contenido especifico de cada unidad documental que materializan los tramites administrativos adelantados por las dependencias delegadas para resolverlos.
-ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS= Se identifican fácilmente los asuntos por que están señalados en los manuales de procedimientos como en las funciones asignadas en cada dependencia.
-FONDOS ACUMULADOS= Se identifica el asunto por el contenido de los documentos y através de ellos es posible reconstruir los tramites y por ende el orden original en que se produjeron los documentos, asi como también la red de realcioens entre las dependencias.
Cuadro de Clasificación
Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por la institución, en ellos se registran jerárquicamente las secciones, subsecciones, las series y subseries documentales.
Codigo
Numerico
El numérico se forma por los dígitos que representen cada nivel jerárquico.
Alfanumerico
El alfanumérico esta formado por las siglas que identifican la dependencia, seguido del numero que le corresponda a cada serie documental.
Niveles
Primero
Esta identificado con la estructura de la institución
Secciones
Subsecciones
Segundo
Se refiere al testimonio de las actividades desarrolladas por cada oficina.
Series
Subseries