Guia tecnica Colombiana 185

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MENSAJES ELECTRONICOS

Es un sistema que permite intercambiar informacion con uno o mas usuarios de cualquier lugar del mundo, a traves de la internet.

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SOBRES COMERCIALES

El sobre tiene el proposito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envio. Clases de sobre

DESTINO

Internacional

Nacional

Local

SEGUN SU USO

Sobre de manila( extraoficio. oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla.)

Sobre para tarjeta

Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.

Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.

HOJAS DE VIDA COORPORATIVAS

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organizacion a la cual esta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organizacion y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organizacion.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CONSTANCIA

Es también un documento de carácter probatorio que no requiere solemnidad, puede ser personal. Según el hecho o el acto se clasifican en constancias para: Tiempo de servicio Salarios u Honorarios Clases de trabajo Jornada Laboral Entre otros.

CERTIFICADO

Es un documento de carácter probatorio, publico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne. Teniendo en cuenta el hecho o acto que se prueba, se pueden emitir los siguientes certificados: Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos. Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción. Entre otros.

INFORMES

Esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los siguientes aspectos son los que se deben tener encuenta: Tratar un solo tema por informe. Redactar de forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar tratamiento respetuoso y cortés. Entre otros

ACTAS

Estas expresan lo tratado en una reunión o situación especifica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. Tosa acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

CIRCULARES

Comunicacion escrita de interes comun, con el mismo contenido o texto dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externamente, el encabezado se escribe de 3 cm a 4 cm del borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos interlineas libres del logotipo razón social, con mayúscula inicial.

MEMORANDOS

Comunicacion escrita que se utiliza en las organizaciones para tratar asuntos internos, este puede tener los siguientes objetivos: Expresar necesidades Hacer requerimientos. reiterar información, requerimiento o solicitud urgente. entre otras

CARTAS

Comunicación escrita que se utiliza en las organizaciones y personas naturales con el objetivo de informar un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes. Regular o aclarar una situación. Dar respuesta a una comunicación recibida. entre otras.

MARGENES

Superior 3cm y 4 cm Inferior 2cm y 3cm Lateral Izquierdo 3cm y 4 cm Lateral derecho 2cm y 3cm si el documento no se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que las márgenes laterales sean simétricos a 3 cm

ZONAS

Zona 3:Espacio superior derecho destinado al registro y radicacion del documento, es complementaria de la zona 1

Zona 2: Para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, telefono, lugar de origen y pais. sus medidas son: entre 3.5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

Zona 1: El membrete incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el numero de identificación tributaria y sus medidas son: horizontal desde el borde izquierdo de la hoja 14 cm, entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.