Guia tecnica Colombiana 185

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MENSAJES ELECTRONICOS

Es un sistema que permite intercambiar informacion con uno o mas usuarios de cualquier lugar del mundo, a traves de la internet.

Se recomienda no utilizar el correo electrónico para resolver temas complejos.

SOBRES COMERCIALES

El sobre tiene el proposito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envio. Clases de sobre

DESTINO

Internacional

Nacional

Local

SEGUN SU USO

Sobre de manila( extraoficio. oficio, carta y media carta, con ventanilla o sin ventanilla.)

Sobre para tarjeta

Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.

Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.

HOJAS DE VIDA COORPORATIVAS

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organizacion a la cual esta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de la organizacion y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organizacion.

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CONSTANCIA

Es también un documento de carácter probatorio que no requiere solemnidad, puede ser personal. Según el hecho o el acto se clasifican en constancias para: Tiempo de servicio Salarios u Honorarios Clases de trabajo Jornada Laboral Entre otros.

CERTIFICADO

Es un documento de carácter probatorio, publico o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne. Teniendo en cuenta el hecho o acto que se prueba, se pueden emitir los siguientes certificados: Calificaciones obtenidas dentro de periodos académicos. Registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción. Entre otros.

INFORMES

Esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados, mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones. Los siguientes aspectos son los que se deben tener encuenta: Tratar un solo tema por informe. Redactar de forma clara, precisa, concreta y concisa. Usar tratamiento respetuoso y cortés. Entre otros

ACTAS

Estas expresan lo tratado en una reunión o situación especifica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación. Tosa acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

CIRCULARES

Comunicacion escrita de interes comun, con el mismo contenido o texto dirigida a un grupo especifico de personas tanto interna como externamente, el encabezado se escribe de 3 cm a 4 cm del borde superior de la hoja en papel sin membrete o a dos interlineas libres del logotipo razón social, con mayúscula inicial.

MEMORANDOS

Comunicacion escrita que se utiliza en las organizaciones para tratar asuntos internos, este puede tener los siguientes objetivos: Expresar necesidades Hacer requerimientos. reiterar información, requerimiento o solicitud urgente. entre otras

CARTAS

Comunicación escrita que se utiliza en las organizaciones y personas naturales con el objetivo de informar un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes. Regular o aclarar una situación. Dar respuesta a una comunicación recibida. entre otras.

MARGENES

Superior 3cm y 4 cm Inferior 2cm y 3cm Lateral Izquierdo 3cm y 4 cm Lateral derecho 2cm y 3cm si el documento no se va a imprimir por ambas caras de la hoja, se recomienda que las márgenes laterales sean simétricos a 3 cm

ZONAS

Zona 3:Espacio superior derecho destinado al registro y radicacion del documento, es complementaria de la zona 1

Zona 2: Para la impresión de dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax, telefono, lugar de origen y pais. sus medidas son: entre 3.5 cm y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

Zona 1: El membrete incluye: razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y el numero de identificación tributaria y sus medidas son: horizontal desde el borde izquierdo de la hoja 14 cm, entre 3 cm y 4 cm verticales desde el borde superior.