EL CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS

se define que el tipo de documento sera el elegido , a quien se dirigirá, qué se pondrá exactamente en el cuerpo.Debe asignarse el correlativo en caso corresponda (conforme al tipo de documento), debe firmarse físicamente o telefónicamente

Subtema

- DISTRIBUCIÓN: Se entiende cuando tiene que ser enviado a varios destinatarios, en caso no quede en una misma sede, se tendrá que realizar el transporte de los documentos , este transporte puede ser realizado por la propia empresa o por un proveedor contratado para tales fines.

-TRAMITACIÓN:Los documentos dentro de un sistema de gestión pueden pasar por diversos estados de acuerdo , ala etapa de tramite. Pueden ser recibidos , asignado, atendido , cerrado.

Se puede ubicar el documento que por diferente razones queremos consultar(auditoria de sunat , demanda laboral de un trabajador , realizar una revista con la historia de la empresa).El documento no se puede consultar indefinidamente, debe existir periodos específicos para que luego el documento se vuelva a proteger(almacenar, conservar o custodiar)

-EVALUACIÓN: Se decide si lo documentos continúan su ciclo de vida , permaneciendo en el archivo o tienen que pasar a ser descartados.

DISPOSICIÓN: Es eliminar en vez de desechar, no se trata simplemente de botarlos a la basura , si no que deben ser responsable-mente eliminados.

De acuerdo a la política que defina, la destrucción o conservación de los documentos después de que estos cumplan con el plazo mínimo de conservación que exige la normativa

La empresa definirá un mayor periodo de conservación(protección) departe de la empresa estos documentos podrán ser muy antiguo pero tienen un valor importante legalmente o significativo, que pueda formar parte de la historia de la empresa.

- ARCHIVO DE GESTIÓN: Se podrá encontrar un mueble donde se acomodan los documentos de más reciente fecha a los mas importantes para la operatividad del área.

-ARCHIVOS PERIFÉRICO: Estos tipos de archivos no siempre existen en todas las empresas , los documentos son remitidos desde los distintos archivos de gestión para ser almacenados temporalmente , hasta que pase un tiempo (que la organización misma define de acuerdo a los aspectos normativos y sus políticas)

ARCHIVO CENTRAL: Se define que documentos se seguirán almacenando y cuales se destruirán, para ganar espacio , conforme las políticas de la organización.

-Todas las empresas a nivel nacional están obligadas legalmente a conservar la documentación relacionada al aspecto laboral, por un periodo de 5 años , a partir del momento en que se utilizo el documento.

Tambien se extiende a los documentos tributarios, como los comprobantes de pago, sus documentos de sustento y libros contables.

También existen otros sectores específicos que pueden tener legislación o exigencias especificas de parte del estado, que les exija un periodo mínimo de conservación de los documentos de varios años.