DOCUMENTOS CONTABLES, COMERCIALES Y TÍTULOS VALORES.

DOCUMENTOS CONTABLES

Factura cambiaria de compra y venta

Requerimientos

-Estar denominada expresamente como factura de venta.
-Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
-*Modificado* Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.
-Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.
-Fecha de su expedición.
-Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
-Valor total de la operación.
-El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.
-Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Factura electronica.

Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios y que operativamente tienen lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de las características y condiciones que se establecen en el presente Decreto, en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

La factura equivalente o documentos equivalentes a la factura de venta son

1.Boletas de máquinas registradoras.
2.Boletas de ingreso a espectáculos públicos.
3.Boletas de transporte tiquetes.
4.Recibos de pagos de matrículas y pensiones emitidas por establecimientos de educación reconocidos por el gobierno.

Obligado a facturar electronicamente.

Persona natural o jurídica comprendida en el ámbito de este Decreto y que como tal debe facturar electrónicamente.

Adquiriente

Persona natural o jurídica que adquiere bienes y/o servicios y debe exigir factura o documento equivalente.

Proveedor tecnologico

Es la persona natural o jurídica que podrá prestar a los obligados a facturar electrónicamente y/o a los adquirentes que opten por recibir la factura en formato electrónico de generación

Catálogo de participantes de factura electronica

Es el registro electrónico administrado por la DIAN, que provee información de los obligados a facturar electrónicamente

Código único de factura elecronica

Corresponde a un valor alfanumérico, obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento que utiliza datos de la factura, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN.

Comprobante de egreso o
comprobante de pago.

Soporte que respalda los desembolsos de efectivo, por norma de control interno realizados mediante cheques.

Características

Número del comprobante, ciudad origen.
Fecha.
El valor en números y letras.
El registro contable, el número de cheque.
Datos del beneficiario como: identificación, firma y fecha en que se recibe.
Las firmas de elaboración, aprobado por, contabilizado por.

Comprobante de ingreso o comprobante de caja.

Este soporte de contabilidad representa los dineros recibidos en la empresa para posteriormente ser consignados en los bancos.

Características

Nombre de la empresa, número de identificación tributaria NIT.
Número consecutivo.
Dirección y datos generales de la empresa.
Ciudad y fecha donde se realiza la transacción.
El concepto por el cual se recibe el efectivo.
El valor en números y letras recibidos.
El número de cheque y el banco de origen del título valor.
Debe ser entregado al cliente con firma y sello de la empresa
El registro contable con la afectación a las cuentas respectivas.
Firmas de quien elaboró, aprobó y contabilizó.

Comprobante de venta con tarjeta de crédito.

Es un medio de pago convencional, donde se utiliza la figura de tarjeta habiente, utilizando un datafono para recibir pagos.

Características

Debe definir la ciudad y el nombre del establecimiento comercial, fecha y plazos de pagos, es decir el número de cuotas para ser pagadas por él cuenta habiente, si es tarjeta de crédito.

Si es cuenta de ahorro, la transacción descuenta de forma automática y por medio de correo electrónico se notifica al cliente, comúnmente el reporte es enviado al dispositivo móvil del cliente por parte de la entidad financiera.

Nómina

Es un soporte contable en el cual la empresa respalda el pago de empleados por concepto de sueldos a los colaboradores de la empresa de forma mensual, quincenal, cada diez días o, como se haya pactado el pago de sueldos.

Características

Presenta columnas que representan nombres, apellidos y documento de identidad.
En las columnas se encuentra el devengado y los descuentos que por ley tienen los empleados.
Columna de horas extra y comisiones.
Presenta nombre de la empresa, NIT de la empresa, dirección y periodo de pago.

Planilla interada de
liquidación de aportes.

Es un soporte en el cual las empresas registran las diferentes novedades de los empleados, frente a salud, pensiones, riesgos laborales, cajas de compensación.

Características

Registra las diferentes novedades por conceptos de variaciones transitorias en los salarios de los empleados como: comisiones, sueldos, incapacidades, las cuales modifican la base para calcular las deducciones en la nómina de las empresas.

Declaración de impuestos

Cada vez que se efectúan compras y ventas de productos o bienes gravados, es obligación de las empresas descontar valores cuantificables, acorde con la base gravable y tarifas aplicadas, descontadas y trasferidas a la administración de impuestos y aduanas nacionales DIAN

Es un medio de confrontación de los pagos efectuados al gobierno nacional, distrital o municipal por concepto de tributos

Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Retención en la Fuente.
Impuesto de Renta y Complementario.
Impuesto de Industria y Comercio.

Recibo de transferencia de fondos y pagos
interbancarios.

Es una forma de agilizar negocios entre las entidades financieras y/o clientes.

Presenta una cuenta de origen del banco que gira o recibe transferencias.
Una cuenta de destino, al banco que transfiriere recursos.
Valor a transferir.
Fecha, que se genera automáticamente.
Por el monto de la transacción se genera un documento soporte para registrar en contabilidad, este documento se genera de forma automática.

Nombre o razón social.
Dirección.
Ciudad y teléfono.
Datos de la cuenta bancaria, banco, cuenta, número de cuenta, tipo de cuenta.
Titular de la cuenta.
Autorizaciones y firmas.

Extractos bancarios

Documento donde se registran, por parte de la entidad financiera, todos los movimientos efectuados durante el mes.

Saldos iniciales.
Intereses.
Avances.
Saldo final.
Cargos y abonos.

Recibos de caja menor

as empresas necesitan realizar pagos mínimos, acorde con los montos establecidos y registrados en las políticas contables y en la resolución interna, llamada gastos de caja menor.

Registrar ciudad y fecha..
Pagado al beneficiario.
Valor y concepto.
Soporte de pago anexo.
Consecutivo.

Consignaciones bancarias

soporte denominado comprobante de consignación, el cual sirve para registrar el hecho económico en la contabilidad.

Ciudad y fecha.
Número de la cuenta bancaria.
Valor a consignar en números o letras.
Nombre de quien consigna y un número telefónico.

Notas débito y crédito

Notas débito

Es un documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes, debido a errores u omisiones.

Debe contener nombre e identificación.
Consecutivo.
Concepto.
Valor.
Firmas de personal responsable.

Notas crédito

Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuentos no incluidos en las facturas, es utilizado cuando se presentan las devoluciones de mercancías

Documento utilizado para reconocer cambios en las facturas,evidencia dineros
Devueltos al cliente por inconformidades.
Utilizado como soporte cuando se anulan facturas.
Valor.
Corrige datos, valores iniciales de las facturas.

Ciudad y fecha.
Consecutivo.
Descripción o detalle.
Firmas autorizadas.

Comprobantes de contabilidad

Representa la base en la elaboración de estados financieros

Presentan un consecutivo para vincular con las operaciones comerciales de forma cronológica.

Comprobantes de apertura de inicio.
comprobantes de ingreso.
Comprobantes de egreso.
Comprobantes de nómina.
Comprobantes débito y crédito.

Registrar: fecha, año, mes y día.
Datos de la persona o empresa a realizar el comprobante, datos del contacto, dirección y correo electrónico.
Descripción de la transacción.
Valor de la transacción económica.

Notas de contabilidad

utilizadas para enmendar errores o realizar ajustes contables.

Reconoce la disminución de un activo en la depreciación.
Registra las amortizaciones en los créditos bancarios como control.
Se utiliza para hacer ajustes en el cierre contable.
Utilizado solo por el área de contabilidad.

Presenta el detalle.
La fecha de elaboración.
La imputación contable.
Las firmas responsables.

TÍTULOS VALORES

Documentos comerciales regidos por el código de comercio y el códio civil colombiano.

Letra de cambio

Documento de caracter crediticio con la representacion de
dos figuras como son girador y librador.

La mención del derecho que en el título se incorpora.

Firma de quien lo crea.

Cheque

Un título valor de carácter crediticio respalda unidades monetarias, mediante el uso de una entidad financiera.

El cheque sólo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco.

Pagaré a la orden

Documento crediticio que respalda una unidad economica en una fecha determinada.

1.La promesa incondicional de pagar una suma determinante de dinero.
2. El nombre de la persona a quien deba hacerse el pago.
3.La indicación de ser pagadero a la orden o al portador.
4. La forma de vencimiento.

Factura cambiaria

Registra las ventas de mercancías que pueden ser al contado o a plazos.

Factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio.

Una vez que la factura sea aceptada por el comprador o beneficiario del servicio, se considerará, frente a terceros de buena fe, exenta de culpa que el contrato que le dio origen ha sido debidamente ejecutado en la forma estipulada en el título.

Títulos valores a la orden

Los títulos-valores expedidos a favor de determinada persona, en los cuales se agregue la cláusula "a la orden" o se exprese que son transferibles por endoso.

Títulos valores al portador

Son títulos al portador los que no se expidan a favor de persona determinada, aunque no incluyan la cláusula "al portador", y los que contengan dicha cláusula.

Títulos valores nominativos

El título-valor será nominativo cuando en él o en la norma que rige su creación se exija la inscripción del tenedor en el registro que llevará el creador del título.

DOCUMENTOS NO CONTABLES.

Tiene utilidad previa a la transacción comercial.

Cotización.

Es el documento que relaciona las características de la negociación del producto o servicio.

Membrete: logo, nombre de la empresa.
Precio del producto o servicio.
Descripción del producto o servicio.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Forma de pago.
Tiempo de validez de la cotización.
Nombre de la persona que solicita la cotización.
Nombre del asesor.

Pedido

Es el documento que se elabora una vez el cliente ha revisado la cotización y toma la decisión de adquirir el producto.

Membrete: logo, nombre de la empresa.
Precio unitario del producto que se va a comprar.
Descripción del producto.
Cantidad.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Forma de pago.
Observaciones
Firmas

Remisioón.

Es el documento que soporta la entrega del pedido conforme lo solicitado.

Membrete: logo, nombre de la empresa.
Descripción del producto.
Cantidad.
Referencias del producto.
Fecha de entrega.
Número de pedido.
Transportador.