Документация по бух. учёту

Доверенность на получение ТМЦ по форме М-2 является удостоверением полномочий, которые организация возлагает на доверенное лицо. Ввиду того, что от имени организации действуют ее сотрудники, а не редко требуется осуществить получение товара, тогда и оформляется доверенность, и доверенное лицо на ее основании представляет организацию.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей служит для передачи прав собственности на них от одной организации другой посредством доверенного лица получателя. В зависимости от того, является ли получение ТМЦ разовым или носит многоразовый периодический характер, применяются различные формы документа. Так, форма доверенности №М-2а применяется, когда имеет место регулярное получение ТМЦ, отпускаемых поставщиком по счету, наряду, заказу, договору или соглашению, тогда как разовая их передача осуществляется по форме № М-2.

Приходный ордер выписывается в одном экземпляре в день поступления материалов, товаров и прочих ценностей на склад, а также сырья и полуфабрикатов в производственные подразделения предприятия. В тех случаях, когда в течение одного рабочего дня, происходит несколько поступлений одного и того же материала, составляется одна форма ордера с отражением всех поступлений. Приходный ордер выписывается на фактически поступившее количество ценностей на склад. При оформлении поступивших на склад драгоценных металлов и камней необходимо отразить в ордере номер регистрации технического паспорта в специальной графе.Заполнять форму приходного ордера М-4 можно вручную либо с помощью автоматизированного программного обеспечения (в зависимости от того, как ведется учет на данном конкретном предприятии). При оформлении ордера

Акт о приемке материалов оформляется в случаях приемки материальных ценностей, которые поступили от поставщиков не в полном объеме или без сопроводительных документов, либо качество и количество материалов не соответствует заявленному в документации. Акт составляется по установленной форме М-7 и имеет юридическое основание для составления претензии отправителю.

Лимитно-заборная карта оформляется на предприятиях, которые устанавливают лимиты на отпуск со складов материальных ценностей. С помощью данной карты ведется контроль за соблюдением лимитов отпуска ТМЦ.Карта оформляется по установленной форме М-8. Выписывается в двух экземплярах. Первый экземпляр передается подразделению-потребителю, второй - складу. Отпуск ценностей происходит при предъявлении экземпляра карты представителем получателя. Кладовщик обязан отметить дату отпуска и количество в карте и вывести остаток лимита по номенклатурному номеру материальной ценности. Кладовщик подписывает карту потребителя, а последний, после получения товаров, расписывается в карте склада.

Требование-накладная - внутренний документ предприятия. Он оформляется при перемещении ТМЦ внутри подразделений: передаче материалов, сдаче неиспользованных остатков, отходов, брака. Для этих случаев используется форма М-11. В нее могут вноситься несколько наименований материалов. Ограничение составляют те случаи, когда на отпуск ТМЦ предусмотрены ограничения в форме установленных лимитов.

При передаче материальных ценностей из одного предприятия в другое, либо представителям компании, которые находятся вне территории фирмы, используется накладная на отпуск материалов на сторону. Для этих целей применяется типовая форма М-15.Выписывается данная накладная работником склада или бухгалтерии в двух экземплярах для организации, отпускающей товар, и для получателя соответственно. Основанием для оформления накладной служит распоряжение руководства компании в письменном виде. Важным фактом является обязательное наличие доверенности у получателя ТМЦ, которую он предъявляет работнику склада для получения товарных ценностей.

Книга складского учета материалов на складах (в кладовых) вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета. В книгах складского учета на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

Все компании обязаны оформлять операции по движению материальных ценностей соответствующими формами. Акт об оприходовании материальных ценностей применяется для учета ТМЦ, которые были получены в результате ликвидации основных средств, но являются пригодными для дальнейшего использования в работе предприятия. В таких случаях используется установленная форма М-35. На стоимость материальных ценностей, которые были полученных в результате разборки и демонтаже сооружений и зданий, уменьшается убыток фирмы.

Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно - кассовой машины по форме КМ-1применяется при вводе в эксплуатацию новой контрольно - кассовой машины и при инвентаризации в организациях для оформления перевода показаний суммирующих денежных счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули.

Назначением акта является фиксация показателей кассового аппарата на момент передачи в ремонт или другой компании и при возврате. Так, при поломке кассовой техники компания обращается в обслуживающую организацию, с которой заключен соответствующий договор. Отметка о выходе кассовой техники из строя делается в журнале кассира-операциониста. Для передачи кассового аппарата оформляется накладная. При этом до передачи кассового аппарата в ремонт необходимо снять показатели его счетчиков. С этой целью в акте отражаются:показатели контрольных счетчиков;показатели суммирующих денежных счетчиков (главный и секционные).Отражение данных показателей нужно для того, чтобы они не были утрачены во время проведения ремонта, а в случае утраты их можно было восстановить.

Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме КМ-3 применяется в организациях для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам. 

Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 – это документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе торговой организации. Его ведёт кассир-операционист отдельно для каждого кассового аппарата.

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно - кассовых машин, работающих без кассира - операциониста по форме КМ-5 применяется в организациях, работающих без кассира - операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно - кассовой машине, а также является контрольно - регистрационным документом показаний счетчиков.

Справка - отчет кассира - операциониста по форме КМ-6 применяется для составления отчета кассира - операциониста о показаниях счетчиков контрольно - кассовой машины и выручке за рабочий день (смену). Код формы по ОКУД 0330106.Отчет составляет в одном экземпляре ежедневно кассир - операционист, подписывает его и вместе с выручкой сдает его по приходному ордеру старшему (главному) кассиру или руководителю организации.

Сведения о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке организации по форме КМ-7 применяется для составления сводного отчета о показаниях счетчиков контрольно - кассовых машин и выручке организации за текущий рабочий день и является приложением к Справке - отчету кассира - операциониста за текущую дату.

Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ по форме КМ-8 применяется в организациях в следующих случаях:- при невозможности устранения неисправностей силами кассира администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно - кассовых машин (механика, программиста, специалиста по электронике, системам управления);- проведения специалистом центра технического обслуживания плановых технических осмотров, включающих проверку состояния механизмов электронных и программных частей контрольно - кассовой машины, устранения мелких неисправностей.

Акт о проверке наличных денежных средств кассы по форме КМ-9 применяется для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе торговой организации (предпринимателя - физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность без образования юридического лица).

Необходимость проведения инвентаризации возникает также в следующих случаях:при смене материально-ответственных лиц;хищении на предприятии и прочих нестандартных ситуациях;ликвидации организации.Бланк унифицированной формы ИНВ-17 используется для оформления результатов инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности.

Объекты основных средств, прошедшие ремонт, модернизацию или реконструкцию, оформляются и подлежат учету с помощью формы ОС-3 (акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств).Кроме информации об отремонтированных основных фондах, форма ОС-3 отображает восстановительную (остаточную) стоимость, а также сведения о ремонтных затратах: вид работ;стоимость демонтажа;стоимость объема работ (согласно договора и фактическая);затраты на транспортировку.

В верхней части документа прописывают название организации, название сдающего структурного подразделения, а затем принимающего. На титульной стороне в табличной форме подлежат отображению такие данные: наименование объекта;год выпуска (либо дата приобретения или постройки);инвентарный номер и суммарное количество единиц объектов;стоимость за единицу объекта основных средств и общая сумма.

Если приходят в негодность имеющиеся объекты основных средств, списывать их необходимо по форме ОС-4. Форма известна как акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств), его составляют в двух экземплярах уполномоченные на это члены комиссии, затем утверждает руководитель или иное лицо (исключительно по доверенности).

Для списания групп основных средств используется форма ОС-4б.При заполнении акт особую важность имеет строка «Первоначальная (восстановительная) стоимость». Если описываемые средства не проходили переоценку, в эту графу вносят ту сумму, которая равна начальной стоимости на дату принятия, зафиксированную в бухгалтерских документах. Если же переоценка имела место, в графу вносят восстановительную стоимость согласно результатам последней произведенной переоценки.

В зависимости от интенсивности использования, транспортные средства рано или поздно приходят в негодность. Для правильного бухгалтерского учета их списание необходимо производить по специальной форме ОС-4а, которую Госкомстат утвердил в 2003 году. Она имеет название «Акт о списании автотранспортных средств». В отличие от формы для списания остальных основных средств (ОС-4), в акте предусмотрены графы для внесения следующих данных: год выпуска автотранспортного средства;месяц и год введения в эксплуатацию;дата принятия к учету бухгалтерией;даты последнего капитального ремонта и снятия с учета в ГАИ.

Акт приема передачи ОС-1 предназначен для оформления:включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию;выбытия ОС при их передаче другой организации (продаже, мене и пр.).Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Передача иных основных средств, не считая зданий и сооружений, проводится согласно форме ОС-1а.Способы поступления зданий могут быть следующими: самостоятельное изготовление для нужд организации и соответствующий ввод в эксплуатацию;стандартное приобретение за счет имеющихся денежных средств;договора финансовой аренды, мены, купли-продажи и дарения имущества;выход из состава основных средств в результате их передачи иной организации (это также может быть мена, продажа и т.п.).

Оформление и учет операций приема групп объектов основных средств, а также их приема-передачи между разными организациями или в пределах одной ведется по форме ОС-1б (акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)). От форм ОС-1 и ОС-1а она отличается тем, что в нее входят именно группы объектов, а не отдельные единицы (кроме сооружений и зданий).

Форма ОС-14 не исключает заполнение акта по формеОС-1,он составляется как подтверждение зачисления оборудования в состав основных средств, а также его готовность к эксплуатации. Форма ОС-14 не заполняется в случаях покупки: зданий;сооружений;хозяйственного инвентаря;прочих построек.

Типовой бланк для данного акта по форме ОС-15 утвержден постановлением Госкомстата.Уполномоченное лицо заказчика составляет два экземпляра акта, передает один подрядчику, а второй – в бухгалтерию. В стандартном виде форма имеет три части: титульная служит для заполнения необходимых данных контрагентов, указания даты составления документов и места, фактических и договорных сроков монтажа и сдачи в эксплуатацию. Вторая часть представлена таблицей из одиннадцати колонок, содержащей такую информацию: 1 − наименование принимаемого в монтаж оборудования;2-4 − заводской номер, номер паспорта и позиции согласно технологической схемы;5 – тип и марка оборудования;6-7 – дата и номер приемки при поступлении на склад;8 – количество единиц оборудования;9-10 – стоимость за единицу и общая сумма в рублях;11 – примечания.

Запись в карточку при приеме-передаче средств производится на основании соответствующих актов приема-передачи и прилагающихся сопроводительных документов (технических паспортов). Для перемещающихся внутри предприятия основных средств записи производят на основе соответствующих документов (также это могут быть процедуры ремонта, модернизации и реконструкции). Поскольку инвентарная карточка заводится под конкретный объект, в форме нужно указать конкретный его тип или модель, а также марку и серию. Ниже прописывают место его нахождения и наименование организации-изготовителя. В отдельных таблицах вписывают данные об объекте на дату передачи объекта, на дату принятия к бухгалтерскому учету и всю информацию по переоценке. Последняя таблица содержит коэффициенты перерасчета и соответствующие значения восстановительных стоимостей.

Форма ОС-6а в 2003 году утверждена постановлением Госкомстата, в отличие от карточки ОС-6, в ней всего одна таблица, в которой заполнению подлежат такие колонки: наименование объекта из группы средств (здесь же обозначают и габаритные размеры по каждому объекту);его инвентарный номер и присвоенный код по ОКОФ (при необходимости здесь же можно показать и заводской номер того или иного средства);дата постройки сооружения или выпуска иного объекта основных средств;номер документа о поступлении объекта в организацию и его дата;дата взятия на бухучет;первичная стоимость (на момент принятия на учет);термин полезного использования (количество лет и месяцев);насчитанная амортизация, в рублях (считается с момента начала эксплуатации);остаточная стоимость.

Все инвентарные карточки предприятия могут быть сгруппированы в картотеке по классификации основных средств (такая классификация утверждена постановлением Госкомстата №1). Основные средства, в данном случае, включают в амортизационные группы и классифицируют по месту эксплуатации (внутри разделов и классов). Кроме данных об объекте и его местонахождении, в книге отражают: срок полезного использования описываемого объекта;метод начисления амортизации;данные о неначислении амортизации (в соответствующем случае);указание индивидуальных особенностей объекта.

При испытании, наладке или монтаже оборудования могут быть выявлены дефекты, о чем составляется соответствующий акт о выявленных дефектах оборудования. В нем сначала указывают общие данные о дефектных основных средствах, а затем переходят к уточнению отдельных деталей по каждому виду имеющегося оборудования. Для правильного учета указываемых данных необходимо правильно обозначить место нахождения оборудования (конкретный цех, здание и его адрес). Далее перечисляют наименования и коды по ОКПО организаций изготовителя, поставщика, перевозчика и грузоотправителя, а также монтажной организации. Затем в табличной форме обозначают дефекты по каждому конкретному оборудованию, с обозначением номеров оборудования, их типов, марок, дат изготовления и поступления дефектного оборудования. 

Карточка учета нематериальных активов по форме НМА-1применяется для учета всех видов нематериальных активов, поступивших в использование в организацию. Порядок отнесения объектов к нематериальным активам и их состав регулируется законодательными и другими нормативными актами. Карточка ведется в бухгалтерии на каждый объект. Форма заполняется в одном экземпляре на основании документа на оприходование, приемки-передачи (перемещения) нематериальных активов и другой документации. В графе 7 указывается сумма амортизации, которая исчисляется ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования. В разделе "Краткая характеристика объекта нематериальных активов" записываются только основные показатели объекта, исключая дублирование данных имеющейся в организации технической документации на данный объект.