CONCEPTOS BÁSICOS DE BASE DE DATOS

Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla. Sin embargo, la mayoría de los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y modificar datos en las tablas.

OBJETIVO: permiten controlar de qué manera otros usuarios interactúan con los datos de la base de datos. Por ejemplo, puede crear un formulario que muestre solo determinados campos y permita que se realicen únicamente ciertas operaciones. Esto ayuda a proteger los datos y a asegurarse de que los datos se especifican correctament

BASE DE DATOS

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas. Muchas bases de datos comienzan como una lista en una hoja de cálculo o en un programa de procesamiento de texto. A medida que la lista aumenta su tamaño, empiezan a aparecer redundancias e inconsistencias en los datos. Cada vez es más difícil comprender los datos en forma de lista y los métodos de búsqueda o extracción de subconjuntos de datos para revisión son limitados. Una vez que estos problemas comienzan a aparecer, una buena idea es transferir los datos a una base de datos creada con un sistema de administración de bases de datos (DBMS), como Access.

OBJETIVO:Agregar nuevos datos a una base de datos, como un nuevo artículo en un inventario.

Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación actual de un artículo.



Eliminar información, por ejemplo, si un artículo se vende o se descarta.



Organizar y ver los datos de diferentes formas.



Compartir los datos con otras personas mediante informes, correo electrónico, internet.

Los módulos, como las macros, son objetos que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Mientras que las macros se crean en Access mediante la elección de una lista de acciones de macro, los módulos se escriben en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Un módulo es una colección de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan juntos como una unidad. Un módulo puede ser un módulo de clase o un módulo estándar.

OBJETIVO: crea una base de datos, normalmente empieza creando varios objetos de base de datos, como tablas, formularios e informes.

Base de Datos Web es una herramienta que organiza y administra la información de forma sencilla a través de una interfaz Web.

OBJETIVO:Darse de alta a la newsletter, para luego permitirte hacer tu trabajo de Marketing por e-mail
Rellenar un formulario de petición de presupuesto. Es el caso para la gran mayoría de los servicios profesionales tradicionales. Un requisito antes de una visita presencial en la oficina de un cliente
La compra de un producto. Por ejemplo, un escritor que quiere vender su última novela tendrá interés en medir las ventas directas desde su blog.

Que posibles clientes visiten tu local/tienda. En este caso el objetivo podría ser la descarga de un cupón de descuento que se pueda canjear en el local/tienda.

un campo es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo este un error del sistema operativo. Aquel campo que posee un dato único para una repetición de entidad, puede servir para la búsqueda de una entidad específica.

OBJETIVO:campo que posee un dato único para una repetición de entidad, puede servir para la búsqueda de una entidad específica.

TIPOS DE CONSULTA

Estos son algunos tipos de consultas

Las consultas pueden ayudarle a buscar datos y trabajar con ellos

Crear una consulta de selección

Crear una consulta de parámetros

Crear una consulta de totales

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas

Crear una consulta de creación de tabla

Crear una consulta de datos anexados

Crear una consulta de actualización

Crear una consulta de eliminación

se deduce que la relación entre dos tablas es única y se establece siempre a través de un campo común a ambas. No es necesario que el campo tenga el mismo nombre pero sí es aconsejable acostumbrarse a nombrar los campos comunes del mismo modo, para evitar posibles equivocaciones a la hora de crear las relaciones

LOS TRES TIPOS QUE EXISTEN SON : RELACIÓN UNO A UNO, RELACIÓN DE UNO A VARIOS , RELACIÓN DE VARIOS A VARIOS

se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible.

OBJETIVO:Se puede ejecutar un informe por vez y siempre se reflejan los datos actuales de la base de datos. Generalmente, se les da formato a los informes para imprimirlos, pero también pueden verse en pantalla, exportarse a otro programa o enviarse como datos adjuntos en un correo electrónico.

Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos. Además, debido a que muchas veces no quiere ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos y obtener solo los registros que quiere.

OBJETIVO :Una consulta de acción, tal como el nombre lo indica, realiza una tarea con los datos. Las consultas de acción se pueden usar para crear tablas nuevas, agregar datos a las tablas existentes, o actualizar o eliminar datos

TABLA

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos.

OBJETIVO:Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada "Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre, apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.

MACRO

Las macros en Access pueden considerarse un lenguaje de programación simplificado que puede usar para agregar funciones a la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario para que la macro se ejecute cada vez que se hace clic en ese botón. Las macros contienen acciones que ejecutan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos. La mayoría de las operaciones de la base de datos que realiza manualmente se pueden automatizar mediante el uso de macros, por lo que se convierten en dispositivos que permiten ahorrar mucho tiempo.

OBJETIVO:Para obtener más información sobre las macros, vea el artículo

Una clave principal es un campo o un conjunto de campos con valores únicos en una tabla. Los valores de la clave pueden usarse para hacer referencia a registros completos, porque cada registro tiene un valor diferente para la clave. Cada tabla solo puede tener una clave principal. Access puede crear automáticamente un campo de clave principal al crear una tabla, o puede especificar usted los campos que desea usar como clave principal. Este artículo explica cómo y por qué usar claves principales.

OBJETIVO:utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y combinarlos de forma que tenga sentido. Puede incluir los campos de clave principal en otras tablas para hacer referencia a la tabla que sea origen de la clave principal. En esas tablas, los campos se denominan claves externas. Por ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Clientes también podría aparecer en la tabla Pedidos. En la tabla Clientes, esta es la clave principal. En la tabla Pedidos se denomina clave externa

Las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña General donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores válidos para el campo.

OBJETIVO:Puede asignar un color a cada campo. Los colores pueden utilizarse para diferenciar los campos de acuerdo a su función o a sus atributos. Por ejemplo, puede utilizar un color para los campos únicos y otro para los campos obligatorios.
También es posible atribuir individualmente un color a cada tabla (ver Color de la imagen de una tabla) y a cada relación