Книга

Основные условия, необходимые  для полного контроля дел:(1) чётко определённые  результаты и следующие  конкретные действия, чтобы  достичь этих результатов, и (2) напоминания, выстроенные в  надежную систему, которую вы  будете регулярно просматривать.Это я называю горизонтальной  фокусировкой. В большинстве ситуаций  необходим только  "горизонтальный" фокус. Однако  иногда вам может понадобиться  и более тщательная концентрация  для того, чтобы взять проект под  контроль, определиться с  выбором или удостовериться, что  все принятые решения верны.  Вот тут-то и понадобится  "вертикальная" фокусировка.  Умение продуктивно мыслить в  "вертикальном" смысле и  последующее интегрирование  результатов в вашу личную  систему организации – это  второй важный навык,  необходимый при  интеллектуальном труде.

Естественное планирование – это  просто-напросто определения  желаемых результатов и  необходимых действий для  всего, что мы считаем своей  работой. Когда эти два ключевых  момента станут для нас  ежедневной нормой, кривая  продуктивности перейдёт на  новый уровень. А мозговой  штурм – самый творческий  способ выражения и фиксации  идей, перспектив и выявления  деталей проектов – дополнит  элегантный набор инструментов  для любой работы.Несмотря на то, что процесс  кажется хаотичным, вашему  разуму необходимо проделать  довольно сложную цепь ходов  для того, чтобы что-нибудь  реально осуществить. Чтобы  виртуально выполнить какое-  либо задание, ваш разум  совершает пять шагов...

Что происходит, когда каждому участнику группы — супружеской пары, отдела, персонала, семьи, компании — можно доверять, не боясь о том, что он может что-то упустить из виду? Честно говоря, если вы этого достигли, вы вряд ли будете задумываться о том, кто как «владеет мячом»: у вас появятся гораздо более серьезные предметы для размышления.Но если пробелы в общении по-прежнему составляют проблему, то, вероятно, в организационной культуре присутствует определенный уровень беспокойства и нервозности. Люди уверены, что без постоянной опеки и надзора проблемы просто исчезают в системе, чтобы потом взорваться в любой момент. Они не понимают следующего: страх вызван тем, что данное положение вещей глубоко укоренилось в их сознании, подобно фундаментальным принципам мироздания, таким, как закон земного притяжения. Такое положение вещей нужно менять.Я убедился в этом за долгие годы размышлений. Когда порядочные люди, не внедрившие описанных привычек в свое поведение, появляются в моей жизни, они сразу бросаются мне в глаза и напоминают забинтованный нарыв на большом пальце. Я прожил уже двадцать лет, руководствуясь стандартами свободной психической оперативной памяти и четких и ясных пределов содержимого корзин входящих материалов. Когда необработанная запись лежит без дела в чьей-то корзине или когда он (она) в ходе беседы кивает и говорит «да, я так и сделаю», но ничего не записывает, мой индикатор «ай-ай-ай» сразу загорается. В моем мире такое поведение недопустимо. Есть дела гораздо более серьезные, чем заботы о пробелах в системе.Вычерпывание воды из лодки отнимает силы, которые нужны для гребли.Я должен быть уверен в том, что любая просьба или актуальная информация, которую я записываю на автоответчике, пересылаю по электронной почте, довожу до сведения собеседника или выписываю на листе бумаги, попадет в систему другого человека, будет обработана, отсортирована и доступна для обращения в качестве варианта дальнейших действий. Если получатель обрабатывает только голосовые сообщения, а не электронную почту или записки на бумаге, то я вынужден ограничиваться только его или ее любимым носителем. Такое поведение недопустимо для организации, которая заботится о том, чтобы ее деятельность характеризовалась минимальными затратами.Если нужны перемены, то вам понадобится уверенность в том, что необходимые инициативы найдут надлежащую поддержку. Качество любой замкнутой системы будет определяться качеством ее самого слабого звена, часто ахиллесовой пятой организации является вялая реакция руководящего лица на инициативы, которые рождаются в системе.Я замечаю подобные явления особенно часто, когда работаю в организациях, где корзины входящих материалов либо вообще отсутствуют, либо переполнены и долго стоят необработанными. Такие корпоративные структуры часто страдают от прерываний, поскольку нельзя положиться на объявления, помещенные в систему.Если корпоративная культура предполагает наличие надежных систем, где все прослеживается до уровня отдельных документов, в ней сразу чувствуется ясность. Все операции в системе выполняются на подсознательном уровне и внимание каждого работника четко сфокусировано на проблемах. То же самое касается семей, создавших корзины для входящих материалов — родителей, детей, нянек, домовладельцев и всех остальных представителей постоянного круга общения членов семьи. Люди часто недоумевают, когда я говорю им, что мы с моей женой Кэтрин кладем разные вещи в корзины друг к другу, даже когда расстояние между нами составляет всего несколько футов; процедура кажется им холодной и механической. Кроме того, что подобные поступки являются проявлением вежливости, позволяющим не отрывать друг друга от текущей работы, такая практика укрепляет наши отношения и расширяет нашу свободу, поскольку механические действия выполняются в рамках системы, не отнимая внимания ни у кого из нас.К сожалению, невозможно разработать законодательную базу для систем персональной организации.Каждый должен придумать собственный способ, который позволяет справляться с возникающими задачами. Впрочем, можно возложить на людей ответственность за результаты деятельности и за отслеживание и упорядочение всех возникающих дел. Также вы можете поделиться с ними информацией, которую почерпнули из этой книги. По крайней мере, в этом случае у них не будет оправдания, если они упустят что-то из виду.Организации должны воспитывать культуру, допускающую, что каждому сотруднику положено сделать больше, чем он в состоянии сделать; допускается также пересмотр договоренностей о том, чего НЕ делает каждый сотрудник.Это не означает, что все должны делать все. Я надеюсь, что описал модель, которую можно внедрить в нашем сравнительно новом информационном обществе: она предоставляет каждому возможность для выполнения намного больших объемов работы, чем он или она способны выполнить. Важнейшей задачей будет отладка процесса постоянного пересмотра обязанностей всех заинтересованных лиц, чтобы никто не переживал о том, что чего-то не делает. Таков реальный интеллектуальный труд на более сложном уровне. Но на этот уровень нет доступа тому, кто не располагает действенной «пуленепробиваемой» системой сбора сведений. Помните, вы не сможете пересмотреть соглашение с самим собой, о заключении которого вы не в состоянии вспомнить. И конечно же, вы не можете пересматривать договоренности с другими людьми, если их нить утрачена.Когда группы людей поголовно внедряют требование сбора ста процентов информации, они могут смело отправляться в плавание. Это не значит, что они плывут в правильном направлении или сели на нужный корабль. Это лишь означает, что корабль, на который они сели, плывет в выбранном направлении на всех парусах.

Для повышения стандартов производительности группы не нужно особых изменений. Я постоянно убеждаюсь в том, что даже частичное внедрение метода позволяет существенно ускорить и упростить рабочий процесс.Конструктивная оценка деятельности, распределения ресурсов, коммуникаций, политики и стратегий, которые касаются целей и желаемых результатов, становится все более важной для организаций. В современных компаниях возникают все новые и новые проблемы: на сегодняшний день их основными источниками являются глобализация, конкуренция, технологическое развитие, смена рынков, а также повышение стандартов производительности и выпуска продукции.«Чего мы хотим достичь на этом совещании? Каково назначение данной формы? Какими способностями должен обладать идеальный кандидат на эту должность? Какие задачи призван решать данный программный пакет?» — эти и много подобных вопросов по-прежнему слишком редко звучат в штаб-квартирах многих организаций. Во время больших совещаний произносятся длинные речи, которые лишь кажутся дельными. Существенных результатов организации смогут достичь только тогда, когда научатся задавать вопросы: «Для чего мы этим занимаемся? Как будет выглядеть успешный результат?» и применять полученные ответы на уровне повседневной деятельности.Границы наших возможностей значительно расширяются, когда мы переходим от жалоб и жертвенных настроений к результатам и действиям, намеченным в заданном направлении. Когда данный подход становится стандартным в группе, кроме результатов ее работы существенно улучшается атмосфера в коллективе. Есть масса проблем, которые требуют решения. Отрицательное отношение и пассивное сопротивление должны всегда сменяться концентрацией внимания на желаемых результатах соответствующего уровня.Микроуровень, на котором люди обрабатывают свои корзины входящих материалов, электронные ящики и заметки, сделанные в ходе бесед, будет отражаться на макроуровне их культуры и организации. Если жонглеры роняют мячи, заблаговременные решения о дальнейших шагах вызывают сопротивление, а часть незамкнутых циклов не обрабатывается надлежащим образом, то и ситуация в группе будет соответствующей, а в организационной культуре укоренится атмосфера стресса, аварийной ситуации и осады. Если индивидуумы, наоборот, внедряют принципы, изложенные в книге, то организация сможет перейти и перейдет к новым стандартам высокой производительности. Проблемы и конфликты никуда не денутся — они остаются на своих местах даже тогда, когда вы пытаетесь что-то изменить (или сохранить) в этом мире. Но, тем не менее, принципы управления деятельностью, описанные в книге, позволят вам как следует сосредоточиться и создать обстановку для наиболее эффективного решения проблем.Видение без цели — лишь мечта, цель без видения суета, а видение и цель — надежда всего мира.Церковный манускрипт, Суссекс, Англия, 1730 год

Поистине, у самых умных из нас больше всего непринятых решений и необработанных пунктов в списках. В чем причина? Подумайте о том, как наше тело реагирует на образы, возникающие в сознании. Оказывается, нервная система не отличает яркого представления от реальности.Чтобы доказать это самому себе, представьте, как вы входите в супермаркет и идете по ярко освещенному отделу фруктов и овощей. Вы уже там? Хорошо, теперь подойдите к лоткам с цитрусовыми — апельсинами, лимонами, грейпфрутами. Теперь найдите там большую кучу лимонов. Рядом с ними — доска для нарезки фруктов и нож. Возьмите один из этих больших желтых лимонов и разрежьте его на половинки. Ощутите лимонный аромат! Плод настолько сочный, что сок проливается на доску. Теперь возьмите половинку лимона и разрежьте ее на половинки, чтобы у вас в руках осталась четверть. Хорошо, теперь вспомните, как вы ели лимоны в детстве… Возьмите свою лимонную дольку в рот и вонзите в нее зубы! Хрусть!Если вы следовали моим инструкциям, то, вероятно, заметили, что содержание слюны у вас во рту хоть немного увеличилось. Ваш организм по-настоящему пытался усвоить лимонную кислоту! Но она была только в вашем воображении!Великие люди способны рисовать картины в своем воображении, представлять события быстрее и красочнее, чем все остальные.Если ваше тело реагирует на картины, которые вы рисуете в своем сознании, то как вы можете себя почувствовать, скажем, вспомнив о расчете налогов? Какие картины вы представляете? «Плевое дело», «Вперед», «Состязания», «Успех», «Я победил!»? Вряд ли. Если исходить только из таких соображений, кто будет сильнее сопротивляться напоминаниям о подобных проектах — то есть кто будет мешкать с делами дольше всех? Естественно, самые творческие, чувствительные и интеллигентные люди! Их впечатлительное сознание позволяет им явственно создавать кошмарные сценарии деятельности по внедрению проекта и четко представлять все отрицательные последствия его неполного осуществления! Они сразу начинают волноваться и опускают руки!Я — старый человек, познавший массу бед, но большинство из них никогда не происходило на самом деле.Марк ТвенКто не опускает рук? Часто это — толстокожие увальни, которые берутся за дело и упорно продвигаются вперед, не подозревая о всевозможных опасностях. А все остальные склонны вешать нос по любому поводу.Считать налоги? Ну, уж нет! Это будет не так просто сделать. Я уверен, что в этом году все будет не так, как раньше. Я видел формы документов — они выглядят иначе. Наверно, придумали новые правила, в которых мне придется разбираться. Возможно, мне придется прочесть все эти чертовы материалы. Длинная форма, краткая форма, средняя форма? Сложить все вместе или рассортировать по отдельным папкам? Было бы неплохо попросить о снижении налогов, но для этого должны быть основания, а это означает, что понадобятся все чеки и квитанции. О, боже — я не знаю, на месте ли все нужные квитанции, а если мы не сможем их найти, но попросим о снижении налогов, нас могут проверить! Проверить? Внутренняя НАЛОГОВАЯ служба, ТЮРЬМА — нет, спасибо!Вот так масса людей уже садится в тюрьму, едва взглянув на налоговые формы 1040. Только потому, что они такие впечатлительные, чувствительные и творческие натуры. Я не помню, сколько раз я наблюдал подобный образ мышления за годы тренировки специалистов: обычно именно смышленые и образованные люди накапливали самые большие горы необработанного материала в своих офисах, домах и головах. У большинства профессионалов, с которыми я работал, находилось хотя бы несколько больших, сложных и бесформенных проектов, загромождающих столики для бумаг или сознание. В их сознании всегда теплятся крамольные мысли: «Если мы не будем смотреть на эти проекты или думать о них, то, возможно, они не будут нас беспокоить!»«Запирание» негативных образов всегда будет придавать вам сил.Так где же выход? Всегда можно пропустить рюмочку. Притупить страх. Заткнуть внутренний голос. Посмотрите, что происходит со многими людьми, едва алкоголь достигает их мозга. По идее, он должен сразу снижать запас их энергии, потому что это — депрессант; но часто люди ощущают прилив сил, по крайней мере, на первых порах. Почему? Алкоголь действительно притупляет кое-что: он на время сглаживает внутренние конфликты и затемняет отрицательные картины будущего, которые формируются в сознании людей. Конечно, мой запас энергии увеличится, если я перестану травмировать себя зловещими картинами будущего, где я не справляюсь с делами. Но решения, направленные на притупление отрицательных эмоций, в лучшем случае, носят временный характер. «Рутина» никуда не исчезнет. И к сожалению, когда мы притупляем свои ощущения, мы не можем сделать это избирательно: вдохновение, энтузиазм и творческое рвение тоже могут притупиться.Грамотное устранение негативных эмоцийЕсть другое решение: можно грамотно заглушить внутреннее беспокойство, наметив дальнейшее действие. Вы обязательно почувствуете облегчение, когда определите первоочередное действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть с мертвой точки проект, в рамках которого вы должны что-то сделать или как-то изменить ситуацию. По сути, в окружающем мире ничего не изменится. Но перенос акцента на дело, которое ваше сознание воспринимает как выполнимое, осуществимое задание, значительно увеличит ваш запас энергии, придаст вам чувство направленности и мотивации. Если вы действительно зафиксировали все, что занимает ваше внимание, во время «очистки сознания», просмотрите список и определите первый шаг по каждому пункту. Посмотрите, что произойдет с вашим запасом энергии.Какой бы серьезной и сложной ни была проблема, преодолейте замешательство, сделав маленький шажок к ее решению. Сделайте хоть что-то.Джордж Ф. НорденхольтПункты вашего списка либо кажутся вам привлекательными, либо вызывают отвращение: промежуточного состояния не существует. Вам хочется либо завершить задачу, либо вообще не думать о том, что она собой представляет, и ни при каких обстоятельствах не приступать к ее решению. Часто единственным различием между двумя крайностями является отсутствие решения о дальнейших действиях.Все, что находится в ваших списках и стопках, либо привлекает вас, либо вызывает отвращение — когда дело доходит до «рутины», промежуточного состояния не существует.Работая с людьми, которые слушали мои семинары или проходили подготовку с моими коллегами, я обнаружил, что один из недостатков, не позволяющих им удержаться в седле, состоит в том, что они превращают свои списки дальнейших действий в списки задач или подпроектов, вместо того, чтобы ограничиваться конкретными шагами. Они все равно опережают большинство людей по темпам работы только потому, что записывают напоминания, но часто застревают на месте и мешкают с делами, поскольку вносят в списки такие пункты, как: «Встреча с оргкомитетом банкета», «День рождения Джонни», «Приемная», «Презентация слайдов».Иными словами, дела снова становятся бесформенными, рутинными, а не остаются на уровне действий. По перечисленным пунктам не намечено четких дальнейших действий, и тот, кто заполняет список подобными заданиями, постоянно перегружает свое сознание при каждом взгляде на него.Это можно назвать дополнительной работой? Является ли определение дальнейших шагов по каждой проблеме дополнительным усилием, которого можно не прилагать? Конечно, нет. Например, если вам нужно починить автомобиль, то в определенный момент вам все равно придется определять дальнейшие действия. Проблема в том, что большинство людей тянут до последнего момента, когда первоочередным шагом является «Позвонить в автоклуб, чтобы они прислали тягач!»Вы можете справиться с делами по очереди, но вам не под силу решать проблемы оптом.Брок КисолмТак когда же, по-вашему, большинство людей определяет основную массу дальнейших действий в рамках своих проектов — когда они возникают или когда ситуация становится взрывоопасной? И как вы думаете, улучшится ли качество их жизни, если они будут заниматься этой интеллектуальной работой сразу, а не в последний момент? Какой способ мышления позволяет бодрее шагать по жизни? Определение дальнейших действий по проектам в момент их первого появления на экране вашего индикатора и их последующее эффективное подразделение на категории действий, которые можно выполнить в конкретной обстановке? Или лучше не думать о том, что нужно сделать, до момента, когда приходится что-то делать, а затем бросать монету, пытаясь наверстать упущенное и замазать дыры?Отказ от выбора дальнейших действий до последней, критической минуты существенно снижает эффективность работы и создает излишнее внутреннее напряжение.Большинство людей на мой вопрос о том, в какой момент в их компаниях принимаются решения о дальнейших действиях, отвечают: «Когда все вот-вот взорвется». Одна международная корпорация, с которой я работал, провела среди сотрудников опрос об источниках стресса в организационной культуре. Основной жалобой оказалась работа в аварийных условиях последнего момента, которую постоянно пропагандировали руководители рабочих групп, неспособные на начальном этапе принять нужные решения.

Одно дело записать, что вам  нужно молоко, а вот оказаться в  магазине и вспомнить об этом –  совсем другое. Точно так же, создание заметки о  том, что вам нужно позвонить  другу и посоветоваться насчет  адвоката, совсем не то же самое,  что вспомнить об этом, когда у  вас появится немного времени и  телефон поблизости.Вам необходимо иметь  возможность обзора полной  картины жизни и работы на  нужных временных отрезках и на  нужных уровнях. Для  большинства людей волшебство  управления рабочим процессом  становится явью при помощи  последовательного прохождения  фазы обзора. Именно здесь вы  еженедельно охватываете все  ваши проекты и "открытые  вопросы".