Projet de sortie scolaire

Demande d'autorisation de sortie au chef d'établissement dans les délais impartis

Effectue le premier sondage relevant les élèves souhaitant participer (pré-engagement de participation au projet)

Liste des accompagnateurs

Liste des participants (effectif)

Objectifs pédagogiques

Destination ; durée ; dates ; heures de départ et d'arrivée

Coût estimatifs des prestations (transport ; hébergement ; régie avec demande de carte bancaire à l'agent comptable)

Estimations des différents financements (familles ; collège ; FSE ; autre)

Notifie aux familles, l'objet et les modalités de toute sortie, séjour ou échange scolaire

Informe les familles : réunions de présentation au moins 4 mois avant le début du projet et avant le départ dans le pays d'accueil (sortie facultative)

Présente un bilan pédagogique de la sortie au chef d'établissement

Présente au CA la programmation et les modalités de financement des sorties et séjours scolaires (cadre de l'autorisation de sortie prise par le chef d'établissement)

Présentation au CA du projet et du budget

Accord de sortie (selon l'intérêt pédagogique et les conditions matérielles)

Ordre de mission

Autorisation parentale de sortie

Fiche sanitaire de liaison

Carte européenne de d'assurance maladie (UE)

Copie pièce d'identité

Sortie du territoire et copie de pièce d'identité du parent signataire

Attestation assurance groupe

Informe les autorités académiques (sorties hors département)

Signature des bons de commandes

Promulgation des marchés de sorties supérieurs à 40000€ HT (pouvoir adjudicateur)

Transmet le budget de la sortie voté par le CA aux autorités de tutelle (Etat et académie)

Vote la charte des séjours et des sorties scolaires

Donne son accord sur la programmation et les modalités de financement des sorties et séjours scolaires

Habilite le chef d'établissement à signer les conventions en lien avec le projet

Vote le tarif fait aux familles (sorties facultatives)

Accepte les dons des associations

Vote le budget du voyage en dépense et en recette

Recueil des notifications des subventions éventuelles

Demande de devis pour le transport

Etudie la cohérence financière du projet

Rédaction des MAPA et publication (sortie dont la depense est supérieure à 40000€ HT)

Intégration du projet dans le budget du collège en dépense et en recettes

Rédaction et envoi des bons de commande

Création et suivi des créances (selon la liste des participants)

Encaissements en tant que régisseur (le paiement doit être complet 15 jours avant le départ du séjour) (sorties facultatives)

Recueil du dossier préparatoire complet au plus tard 15 jours avant le départ du séjour

Prépare le compte rendu d'exécution du voyage (intégré dans le rapport sur le compte financier)

Autorise le fractionnement des paiements par les familles

Délivre une avance pour les frais sur place si nécessaire (300€ maximum)

Délivre une carte bancaire à l'enseignant nommé régisseur d'avances (pour un montant supérieur à 300€)

Paye les acomptes (si les encaissements couvrent le montant à verser)

Rembourse les familles en cas d'excédent du voyage, au prorata de la part excédentaire

dossier de demande/préparatoire

Dossier préparatoire