DOCUMENTOS CONTABLES Y NO CONTABLES

3. LIBROS CONTABLES

Los libros de infromacion financiera estan conformados por libros auxiliares y principales, su diligenciamiento debe hacer en forma cronologica

En los libros de comercio se prohibe:

*Dejar espacios que faciliten las modificaciones de texto
*Alterar el orden o la fecha de las operaaciones a los que se refieren
*Hacer interlineaciones, correcciones o raspaduras
*Borrar o tachar en parte o todo

Habra sancion en los libros de contabilidad en los siguientes casos

*No llevar libros de contabilidad si hay obligacion de hacerlo
*No tener registrados los libros principales de contabilidad
*Llevar doble contabilidad
*No exhibir los libros de contabilidad cuando son requeridos

CONCEPTOS, CLASIFICACION, FORMATOS Y COMPROBANTES

Los libros de contabilidad deben respetar los principios basicos de la contabilidad, ser diligenciados y presentados cuando las autoridades de inspeccion lo soliciten

Los libros contables oficiales deben presentar sus respectivos soportes con los documentos que cumplan los requisitos legales que resguarden las cifras presentadas

Dentro delos libros que se deben presentar y diligenciar estan:

1. LIBRO DIARIO

Registra el dia a dia de las operaciones comerciales, registro de devengos contables

Caracteristicas

*Fecha de elaboracion
*Codigos contables
*Una columna de la cuenta auxiliar
*Columna para los debitos
*Columna para los creditos
*Sumas iguales

Presenta registros contables clasificados en asientos

*Normales, registra operaciones diarias
*De ajustes, registra operaciones y amortizaciones
*Cierre, al finalizar el año sed deben hacer cuentas para ser trasladadas como saldos iniciales por un nuevo periodo contable

2. LIBRO MAYOR Y DE BALANCE

Se hace cada fin de mes para identificar el comportamiento financierfo y asi tomar decisiones

Caracteristicas

*Posibilita la elaboracion de estados de resultados integrales
*Permite la elaboracion de estado de situacion financiera

Diligenciamiento

*Registra numero de folio mayor acorde al consecutivo
*Codifica nombre de la cuenta contable utilizada
*Registra saldo del mes anterior acorde al principio de partida doble, cuentas debito y credito
*Movimientos del periodo en las columnas debe y haber
*Restar y sumar al caso y naturaleza de las cuentas

3. LIBRO DE ACTAS Y ASAMBLEAS

Las decisiones de la junta de socios o de la asamble, se haran constatar en actas aprobadas por la misma, deben ser firmadas por el presidente y su secretario

Diligenciamiento

*Registrar fecha de la solicitud
*Resgistrar razon social y NIT
*Indicar tipo de inscripcion
*Direccion de pagina web
*Nombre y firma del representante legal de la empresa
*Nombre y firma del revisor fiscal, anexando numero de tarjeta profesional

4. LIBRO DE ACTAS CONSEJO DE ADMINISTRACION O JUNTA DIRECTIVA

Se registra la informacion basica de la empres, se incluyen todas las decisiones en las actas las cuales se deben indicar si es ordinaria o extraordinaria

5. LIBRO DE ACTAS DE JUNTA DE VIGILANCIA O COMITE DE CONTROL SOCIAL

Para registrar dichos libros se requiere una carta de solicitud de inscripcion de libros

Diligenciamiento

*Fecha de solicitud
*Nombre de la sociedad y numero de matricula
*Nombre de libro de registro social o junta de vigilancia
*Registro de todas las hojas de los libros a registrar

6. LIBRO DE REGISTRO SOCIAL

7. LIBROS AUXILIARES

Son libros que reflejan de forma ordenada las operaciones realizadas por la empresa, afectando los debitos o creditos o varias cuentas y subcuentas

En los libros auxiliares se encuentran:

*Libro auxiliar de bancos
*Caja
*Iva
*Inventarios
*Ingresos ordinarios, etc

Caracteristicas

*Nombre del libro auxiliar
*Fecha de la transaccion
*Detalles de la transaccion
*Debitos
*Credito
*Saldos

SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL EMITIDO POR EL ENTE REGULADOR

El estado Colombiano busca mediante la resolucion 8934 de febrero de 2014, implementar el sistema de gestion documental, con el fin de organizar los archivos en el sector privado, enfocada basicamente en la organizacion de:

Tablas de rertencion documental

Programs de gestion documental

Cuadros de clasificacion documental

Tablas de valoracion documental

Reglamento interno de archivo

2. ARCHIVO Y CONSERVACION DE DOCUMENTOS

Las empresas desarrollan medidas de conservacion para asegurar la integridad de los duocumentos que reposan en el archivo, esta informacion es almacenada y es utilizada como testimomio sobre los registros de hechos pasados

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Los procesos de gestion documental se rigen bajo varias leyes, decretos y normas que establecen la forma correcta de llevar a cabo dentro de la empresa, todo en pro de la transparencia, la organizacion y el uso optimo de la informacion

Una de las leyes que regula y gestiona gran parte de los deberes documentales y archivisticos es la ley general de Archivos 594 del 2000

CONSECUTIVO, CRONOLOGICO POR ASUNTOS

La forma para ordenar los documentos es un sentido estricto, es ordenar la documentacion eligiendo que documentos van primero y cuales despues. Asi se organiza la gestion documental y la gestion administrativa.

Otra forma de organizacion es por temas:

*Estadisticas
*Informes
*Informes de gestion
*Ordenes de pago

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Son listados con tipos de documentos donde se establece cuanto deben permanecer guardados en las diferentes etapas del ciclo vital de un documento, reconocidos desde tres tipos de archivos

Archivo de gestion

Archivo central

Las ventajas de aplicar laas tablas de retencion documental son:

*Facilita el manejo de informacion
*Contribuye a la racionalizacion de la produccion documental
*Garantiza la conservacion de los documentos en sus fases de archivo

Las tablas de retencion documental en formatos aplicados a las empresas:

*Presentan codigo, clasificacion que presentan la informacion
*Presentan una columna de series documentales
*Se clasifican comunmente en archivos de gestion y archivo central
*Procedimiento de microfilmacion, indica tiempos de custodia de los procedimientos

En las empresas se utilizan codigos de con ejemplosen numeros para establecer orden jerarquico

Gerencia

Recursos humanos

Contabilidad

SISTEMA DE GESTION ELECTRONICA DE DOCUMENTOS

Con el progreso de las tecnologias, estas se aplican al control documental. Debe haber voluntad de la administracion para destinar recursos en la implementacion de las nuevas tecnologias.

Almacen

Gestion documental

Archivo historico

1. DOCUMENTOS

Las transacciones comerciales deben reconocerse monetariamente para generar una serie de documentos contables, no contables y titulos valores

Ayuda a organizar un proceso financiero en la empresa con la adecuada contabilidad

CONTABLES Y NO CONTABLES, EXTRACONTABLES Y TITULOS VALORES

DOCUMENTOS NO CONTABLES

Permiten al comprador tener una idea sobre un acto mercantil, son unicamente informativos

1. Cotización

Relaciona las caracteristicas de la negociacion del producto o servicio, su objetivo es brindar informacion al clientes

Contenido de la cotizacion

*Membrete: logo y nombre de la empresa
*Precio y descripcion del producto o servicio
*Referencias del producto
*Fecha de entrega
*Forma de pago
*Nombre de la persona que solicita la cotizacion
*Nombre del asesor

2. Pedido

Se elabora cuando el cliente ha revisado la cotizacion y toma la desicion de adquirir el producto

3. Remisión

Documento que soporta la entrega del pedido conforme a lo solicitado

DOCUMENTOS CONTABLES

Soportan una transaccion comercial

DEFINICION, CLASIFICACION, CARACTERISTICAS Y DILIGENCIAMIENTO

DECLARACION DE IMPUESTOS

Es un medio de confrontacion de los pagos efectuados al gobierno nacional, distritral o municipal por concepto de tributos

*IVA
*Retencion en la fuente
*Impuestos de renta y complementario
*Impuestos de industria y comercio

PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES

Soporte donde la empresa registra las novedades de los empleados frente a salud, pensiones, riesgos laborales etc

Registra las novedades transitorias de los empleados en los sueldos como: comisiones, sueldos, incapacidades, etc.

NOMINA

Soporte contable que respalda el pago de empleados (sueldo) a los colaboradores de la empresa

*Presenta columnas con nombres, apellidos y documentos de identidad
*En las columnas se encuentran el devengado y los descuentos de ley
*Columna de horas extras y comisiones
*Presenta nombre de la empresa, NIT, direccion y periodo de pago

FACTURA CAMBIARIA DE COMPRA Y VENTA

Segun determina el estatuto tributario, los requerimientos exigidos para una factura son:

a. Estar denominada expresamente como facturua de venta
b. Apellidos , nombre o razon social y NIT del vendedor o quien presta el servicio
c. Llevar un numero que corresponda a un sistema de numeracion consecutiva de facturas de venta
d. Fecha de su expedision
e. Descripcion especifica o generica de los articulos vendidos o servicios prestados
f. Indicar la calidad de retenedor del impuesto de ventas
g. Declarado inexequible cote constitucional

Al momento de expedir la factura en medios litograficos, tipograficos o tecnicas industriales, el sistema debe numerarlas de forma consecutiva

FACTURA ELECTRONICA

Se debe tener en cuenta el estatuto tributario (secretaria del senado 2020 art 617) y el decreto 2242 (sistema unico de informacion normativa 2020)

Este documento soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios que se hacen atraves de sistemas computacionales y/o informativos.

FACTURA EQUIVALENTE O DOCUMENTOS EQUIVALENTES A LA FACTURA DE VENTA SON:

1. Boletas de maquinas registradoras
2. Boletas de ingreso a espectaculos publicos
3. Boletas de transporte, tiquetes
4. Recibo de pago de matriculas y pensiones emitidas por establecimientos de educacion reconocidos por el gobierno

DOCUMENTO EQUIVALENTE

Es un documento similar a la factura, no es obligatorio, pero debe tenerse como soporte. Algunos ejemplos son las empresas inscritas al regimen simple que no tienen obligacion a facturar

a. Comerciantes minoristas
b. Personas naturales con vinculos laborales
c. Las empresas de servicio publico de transporte urbano de pasajeros
d. Tiquetes de transporte de pasajeros de forma aerea

Requisitos documento equivalente

Son los inmersos en la resolucion de la Direccion de impuestos y Aduanas nacionales

*Estar denominado expresamente como sistema P.O.S
*Debe presentar NIT
*Debe llevar numero consecutivo
*Especificaciones de la transaccion

COMPROBANTE DE EGRESO O COMPROBANTE DE PAGO

Tambien conocido como orden de pago, soporte que respalda los desembolsos de efectivo realizados mediante cheques

*Debe registrase de forma ordenada y clara
*Numero de comprobante, ciudad, fecha
*El valor en numeros y letras
*El registro contable y el numero del cheque
*Datos del beneficiario como: identificacion, firma y fecha en que se recibe
*Las firmas de elaboracion, aprobado por, contabilizado por.

COMPROBANTE DE INGRESO O COMPROBANTE DE CAJA

Representan los valores recibidos en la empresa para despues ser consignados en un banco

*Nombre de la emrpesa
*Numero de consecutivo
*Direccion y datos generales de la empresa
*Concepto por el cual se recibe el efectivo
*Valor en numeros y letras
*Engtregado con firma y sello
*Regisgtro contable
*Firmas de quien elaboro, aprobo y contabilizo

COMPROBANTE DE VENTA CON TARJETA DE CREDITO

Medio de pago convencional, se utiliza datafono para recibir los pagos, el banco o la entidad financiera cobra comision por usar este medio

El recibo debe definir; ciudad, nombre del establecimiento comercial, fechas y plazos de pago

EXTRACTOS BANCARIOS

Documento donde la entidad financiera registra los movimientos efectuados durante el mes, companentes de los extractos bancarios:

*Sueldos iniciales
*Intereses
*Avances
*Saldo inicial
*Cargos y abonos

CONSIGNACIONES BANCARIAS

Cuando se consigna efectivo en una entidad bancaria, esto genera un comprobante de consignacion, el documento contiene:

*Ciudad y fecha
*Numero de la cuenta bancaria
*Valor a consignar en numeros y letras
*Nombre a quien consigna y numero de telefono

NOTAS DEBITO Y CREDITO

NOTA DEBITO

Documento contable que reconoce valores de la empresa a favor de sus clientes

*Debe contener wl nombre e identificacion
*Consecutivo, concepto, valor
*Firmas del personal responsable

NOTA CREDITO

Soporte contable para reconocer disminuciones por concepto de descuento no incluidos en las facturas de devoluciones de mercancia

*Documento para reconocer cambios en la factura
*Devoluciones de clientes por inconformidades
*Sorporte cuando se anulan facturas
*Valor

COMPROBANTES DE CONTABILIDAD

Representa la base en la elaboracion de estados financieros como resultados, tiene consecutivo para vincular las operaciones comerciales de forma cronologica; ejemplos de comprobantes de contabilidad:

*Comprobante de apertura
*Comprobante de ingreso
*Comprobante de egreso
*Comprobante de nomina
*Comprobante debito y credito

TITULOS VALORES

Son documentos comerciales regidos por el codigo de comercio y el codigo civil colombiano, documentos necesarios para legitimar el ejercicio del derecho literal y autonomo. Pueden ser de contenido crediticio, corporativo o de participacion y de tradicion o representativos de mercancias

TIPOS DE TITULOS VALORES

*A LA ORDEN: Se tranfiere la responsabilidad de pago de una persona a otra
*AL PORTADOR: El reconocimiento es a quien ostente el titulo, ejemplo: cheques al portador
*NOMINATIVOS: Titulos expedidos a favor de una persona determinada

Titulos mas utilizados

LETRA DE CAMBIO: Documeno de caracter crediticio con representacion de figuras como: girador y librador que pactan un valor para ser entregaddo en una fecha determinada

PAGARE A LA ORDEN: Es una promesa de pago que respalda unidad economica en una fecha determinada con interes adicional

CHEQUE: Titulo valor de caracter crediticio que respalda unidades monetarias mediante el uso de una entidad financiera

BONOS: Representan inversiones en emisiones realizadas por el estado para financiarse, son inversiones de caracter publico

Caracteristicas

1. copia de resolucion y otros actos administrativos, el ministerio de hacienda y credito publico autorizan respectiva emision

2. copia de justificacion, tecica economica y social de la emision, su plan de financiacion por fuentes de recursos y cronograma anual

3. Las condiciones financieras y las garantias, deben sujetarse a lo dispuestos en las resoluciones externas