Ingeniería en Gestión Empresarial
Administración de operaciones
Origen
Podemos remontarnos al siglo XVIII con Adam Smith. Este economista escocés fue el primero en hablar de la división del trabajo. Sus ideas se aplicaron en las fábricas de la época lográndose una mejora productiva considerable.
En el siguiente siglo fueron Babbage y Taylor desarrollaron sus ideas sobre la organización científica del trabajo. Muchos les consideran los padres de la dirección de operaciones, ya que ambos se centraban sobre todo en el proceso productivo.
Ya en el siglo XX la pareja formada por Frank Gilbreth y Lillian Moller Gilbreth hicieron una serie de descubrimientos relacionados con el estudio de movimiento y la comodidad en el puesto de trabajo. Por otro lado, también analizaron las relaciones humanas entre los empleados.
Aspectos Fundamentales
- La calidad total, entendida ésta como el cumplimiento de las especificaciones generadas en respuesta a los requerimientos de los clientes y consumidores.
- La administración científica que implica adoptar decisiones basadas en hechos, lo cual comprende el conocimiento de las variaciones, un enfoque centrado en los procesos y un análisis sistémico.
- El trabajo en equipo que integra en sus procesos tanto a los proveedores como a los clientes.
Importancia
Primero porque esta actividad es la clave de cualquier empresa. Incluso si prestamos un servicio conviene tener procesos claros y eficientes. Por tanto, el director de operaciones es uno de los puestos más demandados.
La producción es la actividad principal y aquella donde se pueden generar grandes perdidas. Una gestión eficiente puede suponer la diferencia entre ganar dinero o perderlo. Por tanto, es importante para la supervivencia de la empresa.
Está muy relacionada con el resto de direcciones. Con la financiera porque precisa de inversiones. Con la de recursos humanos, porque necesita personal para los procesos productivos. Con compras para los suministros y con ventas para saber qué producir. Por este motivo, la administración de operaciones es imprescindible.
Planificación de la capacidad
Es el proceso de identificar el número de horas que requerirá un proyecto o una tarea, determinar si el equipo tiene la capacidad necesaria para completarla o no y, después, coordinar ese trabajo para lograr la máxima eficiencia.
Ventajas
1. Evitar el desgaste del equipo
Esta es una estadística alarmante: el 48 % de los trabajadores afirma que tienen demasiados plazos irrazonables y mucho trabajo por hacer. Tiene sentido: si no se sabe cuánto trabajo puede asumir un equipo, es probable que acabe sobrecargado. Al fin y al cabo, siempre hay más tareas que hacer.
Tomar medidas para conocer a fondo la capacidad real de tu equipo significa que no les agobiarás con demasiadas tareas y responsabilidades, y también que podrás ayudarles a gestionar su tiempo priorizando el trabajo que más impacto tiene.
2. Establecer plazos más realistas
Ya sabrás que los proyectos tienden a superar los plazos previstos. La culpa la tiene la falacia de la planificación, que afirma que todos somos unos eternos optimistas que subestiman de forma escandalosa la duración real de los proyectos.
Este sesgo es difícil de combatir, pero la planificación de la capacidad puede ayudar. Si logras detalles sobre la disponibilidad directamente de tu equipo, obtendrás un muy necesario análisis objetivo con el que poder gestionar las expectativas de plazos según lo que tu equipo es capaz de producir realmente.
3. Identificar la falta de competencias
La planificación de la capacidad consiste en saber qué trabajo puede realizar el equipo. Esto no solo hace referencia al tiempo, sino también a las habilidades. Lamentablemente, el 54 % de los empleados afirma que aún no saben todo lo que deberían para realizar su actual trabajo.
Retos
1. Entender la capacidad es algo difícil
La capacidad de tu equipo evoluciona constantemente a medida que los proyectos cambian y los miembros del equipo se van o se incorporan a filas. Además, tienes que confiar en la sinceridad de las personas sobre sus cargas de trabajo y sus limitaciones actuales.
Todo esto hace que tener una idea firme de la capacidad que tiene el equipo para hacer frente a nuevos trabajos y solicitudes, sobre todo si lo conforman demasiadas personas prometedoras que siempre creen que pueden asumir más, sea un reto.
2. Los cambios te desconcertarán
No tienes una bola de cristal a mano, y hasta los gestores de proyectos con más experiencia y las mejores intenciones deberán enfrentarse a algunos obstáculos.
3. Tendrás que entablar algunas conversaciones difíciles
Si tu equipo ha sido con anterioridad el equipo del "sí" dentro de tu empresa, comprometerse con la planificación de la capacidad va a significar también decir "no".
Recuerda que la planificación de la capacidad solo es útil si haces algo con la información que identificas.
Servicios
Un servicio, en el ámbito económico, es la acción o conjunto de actividades destinadas a satisfacer una determinada necesidad de los clientes, brindando un producto inmaterial y personalizado.
Caracteristicas
-Intangibles: No se pueden ver, ni tocar. No son como un bien que lo tocamos, lo utilizamos, lo guardamos.
-Indivisibles: Aunque se pueden comprar paquetes de servicios por separado, hay una unidad mínima indivisible.
-Heterogéneos: Son muy diversos y variados. A eso nos referíamos con la amplitud de su significado. Podemos encontrar servicios relacionados con la consultoría, la banca, la contabilidad, hostelería u ocio.
-No se pueden conservar: Por norma general, no se pueden almacenar los servicios. En este sentido, prestación del servicio y consumo son simultáneos.
Competitividad
La competitividad empresarial es la capacidad que tienen las organizaciones de generar, mejorar o mantener su crecimiento y desarrollo dentro de un entorno socioeconómico específico.
Factores
-Capacidad directiva: eficacia con la que los directivos o gerentes de la compañía son capaces de dirigir y gestionar el negocio.
-Diferenciación de productos o servicios: capacidad que tiene la empresa para diferenciar sus productos de la competencia o atender demandas no satisfechas de los usuarios/consumidores.
-Relación calidad/precio: es uno de los principales factores de competitividad. Se busca el equilibrio entre un producto de la máxima calidad posible, al menor precio posible.
-Uso de la tecnología: adaptación de la empresa a las nuevas tecnologías. Fundamental para ahorrar tiempo y dinero gracias a la automatización de procesos.
-Innovación: capacidad de la empresa para ir siempre un paso por delante de la competencia y encontrar nuevas soluciones más eficaces. La innovación puede abarcar cualquier área de la empresa.
-Recursos financieros: dinero efectivo, depósitos, acciones, bonos o inversores que permiten a la empresa obtener liquidez para acometer proyectos.
-Recursos comerciales: definidos como aquellos medios materiales o inmateriales que permiten a una empresa desarrollar con éxito ciertos proyectos o avanzar de forma eficaz los procesos productivos.
-Capital humano: la formación, especialización o identificación de los empleados con la empresa es fundamental para la competitividad.
Ejemplo
IKEA
La compañía sueca basa su ventaja competitiva en una estrategia de costes que le permite comprar y vender más barato que sus competidores. Para ello utiliza diferentes estrategias: el propio consumidor monta sus artículos, optimizan el packaging para ahorrar espacio, sitúan sus tiendas en las afueras de ciudades donde el precio del suelo es más barato, emplean materiales reciclables, etc.
Productividad
Corresponde a un indicador que define cuántos productos o servicios se han llegado a producir por cada uno de los recursos utilizados en su elaboración (mano de obra, tiempo y capital, entre otros) dentro de un plazo determinado.
Importancia
Saber lo qué es productividad en gestión empresarial, también implica conocer su importancia. El mejoramiento de la productividad puede ser decisivo en mantener la eficacia en sus operaciones. Al tener mayor producción o ventas, los beneficios obtenidos aumentan significativamente, lo que conlleva a una disminución del costo de producción y con ello, generar más ganancias.
Optimización
Hay muchas formas de optimizar la productividad en una empresa, a continuación se presentan algunas de las más resaltantes:
-Establece metas: ayuda a dirigir las estrategias para el cumplimiento de los objetivos, además al tener una guía del camino a seguir, se evitarán distracciones para conseguir el resultado deseado.
-Valora la creatividad: Premia a los empleados que aporten ideas para optimizar algún proceso de producción, innove u ofrezca cualquier otro recurso para aumentar la productividad. Al ofrecer recompensas con este tipo de iniciativas, los trabajadores siempre van a estar pensando en formas de mejorar la productividad de la organización.
-Invierte en tecnologías: adquiere equipos de tecnología o sistemas informáticos para mejorar las operaciones y hacer que la empresa se vuelva más competitiva y reducir la carga de trabajo de algunos trabajadores, con ello disminuir los tiempos asignados para cada deber.
-Capacitación del Personal: Al tener preparado a tus trabajadores, sabrán qué hacer en situaciones complicadas y podrán encontrar soluciones a esos obstáculos que se presenten.
Manufactura
Es el resultado de convertir materias primas en un producto elaborado por medio de un proceso industrial. De ese modo se obtienen los bienes terminados, listos para su venta en los distintos mercados.
Caracteristicas
-Atendiendo a la complejidad del producto, las acciones manufactureras pueden tener mayor o menor número de procesos de producción intermedia.
-Aunque lo habitual es el uso mayoritario de maquinaria, también se entiende como proceso de manufactura a la producción artesanal, donde la transformación se realiza de forma manual.
-Supone la existencia de separación o división de procesos, lo que conlleva a la especialización del trabajo.
-Busca la optimización de los recursos y, por lo tanto, la consecución de mayor nivel de beneficio para las empresas.
Historia
Originalmente el concepto y significado de manufactura se refería a la forma de producción artesanal, más propia de siglos anteriores. Con el desarrollo de los nuevos procesos de productivos, la tecnología y el crecimiento de la industria a lo largo del tiempo esta denominación se ha convertido en lo anteriormente explicado. Dicho esto, históricamente se entiende que el origen del concepto que conocemos por manufactura se sitúa en la Revolución Industrial y los cambios sociales y económicos que dicho hito provocó.
Administración de proyectos
La administración de proyectos es una técnica o metodología con la que una empresa emplea de manera eficiente sus recursos, con el fin de alcanzar los objetivos o satisfacer necesidades dentro de un periodo de tiempo establecido.
Objetivos
-Control de riesgos
Este objetivo se refiere al proceso donde se implementa los planes de respuesta para atender los riesgos y realizar un seguimiento a los ya identificados; de igual manera, monitorear los riesgos residuales, evaluar riesgos nuevos y evaluar la efectividad de su proceso de gestión.
-Gestión de costos y plazos
En la gestión de costos se calcula, asigna y controla los costes del proyecto, para predecir los gastos y evitar la posibilidad de exceder el presupuesto.
Por su lado, la gestión de plazos se refiere al tiempo que se puede retrasar el cumplimiento de una actividad dentro de la gestión del proyecto, sin que este retraso interfiera con la fecha de finalización.
-Eficacia de resultados que se apunten a la satisfacción del cliente
Cada negocio está orientado a alcanzar la satisfacción del cliente, por lo mismo todos los procesos puestos en marcha dentro de la empresa buscan el cumplimiento de este objetivo a través de la administración de proyectos.
-Aumento de la productividad
Con el uso de una metodología ágil como la administración de proyectos, se mejoran los procesos dentro de la empresa y aumenta la productividad, siempre y cuando esta técnica se adopte de una manera adecuada que atienda a las necesidades particulares del negocio.
Pasos para administrar tus proyectos
-Define y organiza
Es preciso que identifiques las necesidades de tu negocio o los objetivos que tengas con un proyecto. Luego diseña las estrategias y clarifica las exigencias competitivas.
Planifica
En la planificación formas un equipo con las personas adecuadas que se desempeñen adecuadamente en el rol que les asignes. Crea grupos en atención a sus intereses y asigna las tareas. Para tener un mayor orden, elabora un cronograma y un plan de comunicación.
Ejecuta
Una vez definido tu proyecto, organizado y planificado, realiza acciones de supervisión a los avances del proyecto. Así tendrás un control sobre los progresos, determinarás a tiempo si se está cumpliendo con los presupuestos, el tiempo y la calidad. Finalmente, debes analizar los riesgos y actuar ante ellos de acuerdo a lo planificado.
Finaliza
Cuando el proyecto esté finalizado, se evalúa el desempeño del equipo de trabajo, se archivan los documentos relacionados con la ejecución y se aprende de los errores y las fortalezas.
Aquí, ya estarás listo para iniciar con la administración de un nuevo proyecto donde los resultados serán mejores, debido a lo aprendido en el proyecto que termina.
Inventario
El inventario es el registro de los bienes que pertenecen a una persona natural o jurídica. Así, queda constancia de una serie de activos u objetos.
Historia y Origen
La historia y origen del inventario se remonta a la antigüedad. Las fuentes consultadas coinciden en que los egipcios dieron el ejemplo más emblemático de cómo desde las primeras civilizaciones se hacían inventarios, en este caso, de alimentos. De ese modo, se buscaba almacenar víveres pera las épocas de escasez.
Pero los egipcios no fueron los únicos. Por ejemplo, las civilizaciones prehispánicas como la incaica también habrían tenido un sistema para llevar un inventario de las cosechas que se distribuían entre la población.
Importancia del inventario
El inventario es importante porque permite, por ejemplo, a las empresas planificarse en sus actividades y mantener siempre un stock mínimo disponible para la venta. De ese modo, se podrá satisfacer la demanda de los clientes. Esto, sin mantener mucho tiempo la mercancía en almacén porque implica un coste.
Asimismo, el realizar un inventario de forma periódica permite a la compañía identificar si los registros contables coinciden con el inventario físico. Este último es un conteo manual de las existencias de la firma. Si se encuentra una incongruencia, pueden estar generándose robos o extravíos.
Pasos a seguir
-Para hacer el inventario es importante que las existencias estén debidamente clasificadas con un código y almacenadas en un lugar específico. Es decir, debemos partir de un orden en el almacén.
-Debemos elegir el sistema mediante el cual haremos el inventario, por ejemplo, si utilizaremos un software o haremos el registro manualmente en una hoja de Excel.
-Se elegirá la frecuencia en la que se hará el inventario, en caso no sea permanente.
-Lo recomendable es hacer un inventario físico con cierta frecuencia, y la fecha en la que se programe debería ser de preferencia un periodo de baja actividad, para que no afecte las operaciones de la empresa.